非IT系代表が挑んだ！業務効率化アプリ開発の舞台裏
プロジェクト発足の背景
千葉県の不動産管理会社「株式会社リードホームズ」。代表の田中一郎氏は長年、賃貸物件の入居者管理や家賃回収をエクセルと紙で行い、担当者の工数とミスが増加していることを課題と感じていました。IT部門がない同社では、業務をシステム化する経験もノウハウもなく、まずは外部のシステム開発会社へのシステム開発会社選び方が第一歩となりました。田中氏は「コストを抑えながらも、業務に最適化されたWebアプリを作りたい」という思いで情報収集を開始します。
開発会社選定のポイント
田中氏は3社から提案を受け、その中で以下の観点を重視して比較しました。
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業務理解度：不動産業界の業務フローを理解しているか
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技術スタック：レンタルサーバー上で軽量動作する技術か
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コミュニケーション体制：週次ミーティングとチャット対応の可否
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見積りの透明性：工数・単価・オプションまで詳細に分解されているか
最終的に「コンサル業務も担えるA社」を選定し、要件ヒアリングから発注まで円滑に進められました。
予算策定と費用交渉の工夫
A社から提示された初期見積は約1,200万円。しかし、田中氏の稟議上限は1,000万円以内です。そこで、以下の交渉を行い、予算内に収めました。
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フェーズ分割：MVPを500万円、追加機能を後期フェーズ500万円に分割
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サブスクリプション運用：インフラ保守費用を月額10万円のサポート契約に変更
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オプション項目の先送り：帳票自動生成機能をリリース後に追加
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パッケージ再利用：既存CMSプラグインを活用し開発工数を削減
これにより、初期投資を950万円に圧縮し、無事に稟議承認を取得できました。
要件定義とスコープ管理
MVPフェーズでは、入居者管理・家賃回収・督促メール機能に絞り込みました。要件定義ワークショップを3回実施し、業務フロー図と画面モックを作成。変更管理として以下を徹底しました。
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チケット化：Jiraで要件変更ごとにチケットを発行
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優先度付け：必須機能→欲しい機能→後回し機能に分類
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承認フロー：チケットごとに田中氏の承認を必須化
これにより、開発途中のスコープ逸脱を防ぎ、予定どおり開発を進行できました。
開発フェーズで直面した課題
開発中、以下の課題が発生しました。
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レガシーExcel連携：既存データを自動取り込みする際、カラム不整合が頻発
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メール送信制限：レンタルサーバーのメール制限により督促メールの一斉配信に失敗
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UI/UX認識のズレ：現場担当者と画面イメージが異なり、複数回の修正
これらに対し、A社は即座にPoCスクリプトや外部SMTP連携、Figmaを用いた画面レビューのフローを導入し、迅速に解決しました。
テスト＆品質保証の取り組み
品質を担保するために、以下のテスト体制を構築しました。
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ユニットテスト：PHPUnitで業務ロジックを90％以上カバー
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E2Eテスト：Cypressでログイン～家賃登録～督促メール送信シナリオを自動化
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ステージング検証：実データ量を模したダミーデータでパフォーマンステスト
毎スプリントの終わりにテストレポートを提出し、田中氏と協議の上でリリース判断を行う仕組みを整備しました。
運用フェーズ：効果測定と改善サイクル
Webアプリをリリースした後、最初の数カ月はユーザーの利用状況を可視化し、効果測定を行うことが重要です。
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KPI設定：登録ユーザー数、アクティブユーザー率、督促メール送信成功率などを月次でトラッキング
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ダッシュボード：Google Data StudioやTableauでリアルタイムに運用指標を共有
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振り返り会議：月一回の定例ミーティングでKPIの達成状況と課題を抽出
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改善タスク化：Jiraに改善要件を登録し、優先度と工数を明確化
これらのサイクルを高速で回すことで、リリース後のユーザー離脱を防ぎ、継続利用率を向上させられます。
ユーザーサポート体制の構築
リードホームズでは、導入直後の問い合わせが増加したため、以下のサポート体制を整えました。
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FAQページ：よくある質問をWikiで公開し、セルフサポートを促進
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チャットサポート：Slack連携のヘルプボットで簡易回答を自動化
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電話サポート：契約プランに応じて月10時間の電話対応枠を提供
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フィードバックループ：毎週のサポート分析で、UIや機能要望を開発チームに引き戻し
体制強化により、サポート応答時間を従来の2営業日→4時間以内に短縮し、顧客満足度が30％向上しました。
拡張機能のリリースとフェーズ2計画
MVPリリース後、顧客から要望の多かった以下の機能をフェーズ2として計画しました。
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オンライン契約フォーム：入居申込から契約書締結までをWeb上で完結
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多言語対応：外国人入居者向けに英語・中国語UIを提供
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モバイルアプリ連携：入居者向けスマホアプリで家賃支払いとメンテ依頼を実現
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ダイナミックレポート：月次の回収状況や入居率をエクセル出力だけでなくPDF自動配信
フェーズ2では追加開発費用として600万円を見込み、経営層への予算申請を行いました。ROIを明示し、回収期間を1年以内と試算したことで、承認をスムーズに獲得しています。
他社事例との比較と差別化ポイント
同業他社が提供するパッケージ型システムは初期費用が安いもののカスタマイズ性に限界がありました。一方、今回の事例ではスクラッチ開発により以下の差別化を実現。
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独自業務フロー対応：リードホームズ特有の督促フローに合わせた自動化ロジック
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UI/UX最適化：現場担当者の操作性を徹底ヒアリングで改善
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運用サポート強化：定例レポートとサポート枠をセット化した保守プラン
これらのポイントが、システム開発会社選び方の重要観点である「カスタマイズ性」と「運用体制」を満たし、他社との差別化につながりました。
失敗から学んだ教訓まとめ
本プロジェクトでの失敗・改善から得た主な教訓は以下の通りです。
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業務フローの可視化不足：要件定義前にフローチャートを用意せず、後工程で手戻りが発生
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テストデータ管理の甘さ：実データに近いダミーデータを用意せず、ステージングで本番問題が浮上
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コミュニケーション不足：定例以外の雑談タイミングを設けず、些細な仕様違いが認識齟齬に発展
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ドキュメント未整備：動的要件変更の度にマニュアルが追いつかず、運用担当に混乱を招いた
これらを受け、次期プロジェクトでは要件定義の強化とドキュメント自動生成を早期フェーズで導入することを決定しました。
次に備えるための社内体制づくり
継続的な改善と次期プロジェクト成功のため、社内に以下の体制を整備します。
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社内PMO設置：複数プロジェクト横断でリソースと進捗を可視化
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ナレッジシェア会：月次で他部署も巻き込んだ成功・失敗事例共有会を開催
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標準テンプレート整備：要件定義書やテストケースはテンプレート化し、一律運用
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スキルアップ支援：社外研修やオンライン講座で技術力向上を図る
このように社内体制を強化することで、次の発注フェーズでも安定したプロジェクト遂行が可能になります。
まとめ：成功の要因と今後の展望
リードホームズの業務効率化アプリ開発は、代表自らがシステム開発会社選び方と予算管理にコミットし、MVPフェーズから段階的にスコープを拡張したことで初期投資を抑制しつつ高い業務改善効果を実現しました。
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カスタマイズ性重視で他社パッケージと差別化
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自動化とテンプレート化で開発・運用コスト削減
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定量的なKPI管理で経営層の信頼を獲得
で貴社の開発費用感を把握し、最適なシステム開発会社選び方を始めましょう。
今後は多言語化・スマホアプリ連携を皮切りに、AIによる入居者行動予測やチャットボット対応など、新機能フェーズに向けた発注計画を進めています。まずは
