社内業務を効率化するWebシステム開発事例｜中小企業のDXを支える実用的な仕組みとは？
中小企業やスタートアップにおいて、日々の業務にかかる手間や人手不足を感じたことはないでしょうか。特に、紙ベースの申請業務、Excelでの情報管理、メールや口頭での情報共有など、属人的な作業は企業の成長において大きな足かせになります。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、社内向けの業務効率化システムの導入です。
本記事では、一般的な事例をもとに、どのような背景から開発に至り、どんなシステムがどのような成果を上げているのか、実践的なユースケースとしてご紹介します。
社内DXを進めたい企業担当者、これからシステム化を検討している方にとって、参考になる内容です。
背景：なぜ社内業務のシステム化が必要なのか？
中小企業では、IT導入が後回しになりがちな傾向があります。理由としては以下のようなものが挙げられます。
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手間がかかっても今の方法でなんとか回っている
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システム導入にコストがかかると思っている
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現場が変化に抵抗感を持っている
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ITリテラシーに自信がない
しかし、人的リソースが限られる中で売上拡大や業務品質の向上を目指すには、手作業に頼ったアナログな業務からの脱却が不可欠です。
例えば、以下のような業務がよく見直しの対象になります。
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経費申請・承認の紙処理
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勤怠報告やシフト調整の手作業
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顧客対応履歴のバラバラな管理
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売上・請求書・在庫などのExcelファイルでの共有
これらをWebシステムで一元管理し、自動化・見える化することで、大幅な効率改善が可能になります。
一般的なユースケース：業務支援システムの開発事例
ここでは、あるサービス業の中小企業における業務支援システムの開発例を紹介します。
この企業では、スタッフ数20名規模で、以下のような業務を手作業で行っていました。
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各種申請（休暇・出張・備品購入など）を紙で提出
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勤怠はタイムカードと手入力による集計
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月末の経理処理に数日間かかっていた
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クレームや対応履歴が担当者のPCにしか残らない
これらの非効率を改善するため、以下の機能を備えた社内システムをWebベースで開発しました。
実装された主な機能
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経費・申請管理機能
各種申請をオンラインフォームで提出し、上長が承認するワークフローを構築。承認済みデータはそのまま経理部門に連携。 -
勤怠打刻と集計機能
スマホ・PCから打刻ができ、勤務時間・休憩時間・残業などを自動集計。給与システムへのデータエクスポートも可能に。 -
顧客対応ログの共有機能
対応履歴を案件単位で記録・検索できるようにし、担当者が変わってもスムーズな引き継ぎが可能に。 -
社内掲示板・連絡機能
社内の連絡事項や資料配布をシステム上で行えるようにし、メールの見落としや紙の配布が不要になった。 -
管理画面による権限管理
役職や部門に応じてアクセス権限を制御。情報漏洩リスクや不要な操作を防止。
使用された技術スタック（例）
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フロントエンド：React.js / Vue.js
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バックエンド：Laravel / Django
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インフラ：AWS / GCP
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認証：Googleアカウント連携＋独自ログイン
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データベース：MySQL / PostgreSQL
クラウド型のインフラを採用したことで、社内にサーバーを置く必要がなく、セキュリティと可用性も確保できました。
開発と導入の流れ
このようなシステムの開発は以下のようなステップで進められることが一般的です。
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業務フローのヒアリングと整理
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改善ポイントの抽出と要件定義
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システム構成・画面構成の設計
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UI/UXのプロトタイプ作成とレビュー
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段階的な機能開発とテスト導入
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現場との調整・運用マニュアル整備
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本稼働と継続的な改善運用
このケースでは、最初に最小限の機能からスタートする「MVP開発」方式を採用し、現場の反応を見ながら段階的に機能を拡張しました。
導入による効果と変化
システム導入から半年後、企業内には以下のような具体的な変化が見られました。
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紙での申請・承認業務が完全にデジタル化し、確認の手間と紛失リスクがゼロに
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勤怠処理の作業時間が月あたり6時間以上削減
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顧客対応の品質が安定し、問い合わせ対応スピードも向上
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情報共有の漏れやダブりが減り、業務の属人化が解消された
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担当者の業務時間に余裕が生まれ、新規施策に時間を使えるようになった
特別なITスキルがなくても使える設計にすることで、現場スタッフからの評価も高く、運用もスムーズに定着しました。
どんな企業に向いているか？
このような業務支援システムは、以下のような課題を感じている企業に特に向いています。
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少人数で多数の業務を回しており、効率化が急務
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紙やExcel中心の業務フローが多く残っている
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情報共有のミスや手戻りがよく発生する
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遠隔勤務や多拠点間での連携が必要
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社内のITリテラシーにばらつきがある
自社の業務に合った設計をすることで、既製のパッケージソフトよりも柔軟性があり、長期的に使える資産となります。
システム導入・開発のポイント
開発を検討する際には、次のようなポイントを押さえるとスムーズに進みます。
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最初から完璧を目指さず、まずはシンプルにスタート
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現場スタッフの声を取り入れて、使いやすさを重視
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自社に合った開発会社とパートナーシップを築く
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機能ごとの優先順位を決めて段階的に導入する
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運用後も定期的に改善フィードバックを収集する
システム開発は「作って終わり」ではなく、「運用し続けて育てていく」ことが大切です。
まとめ
社内業務を効率化するWebシステムは、単なるコスト削減ツールではなく、従業員の働きやすさと企業の成長を支える土台です。
特に中小企業では、業務を標準化し、属人化を防ぐための取り組みとして、自社の業務にフィットしたシステム開発がますます重要になっています。
今回ご紹介した一般的な事例のように、業務の中にある小さな手間や無駄を拾い上げ、仕組み化することで、組織全体のパフォーマンスが大きく向上します。
システム導入はハードルが高く感じるかもしれませんが、少しずつ、必要な部分から着手していくことで、確実に成果が見えてきます。
「自社の業務にもシステム化できるところがあるかもしれない」そう感じたら、まずは課題の洗い出しから始めてみてはいかがでしょうか。
