AIに文章を書かせる前に、社内で決めておくこと

社員が提出してきた提案書の文章が、先月までと明らかに違う。整ってはいるが、内容が薄い。聞いてみると、下書きを生成の道具に作らせたと言います。禁止すべきかどうか、その場では答えられませんでした。

止めても使われます。手元の端末からでも使えるためで、把握できないところで使われるほうが危険です。実務的な選択肢は、使ってよい範囲を決めて明示することです。ここでは、社内で先に決めておくことを順に整理します。

何が問題になり得るのかを分ける

漠然とした不安のままでは、決まりが作れません。起こり得ることを分けて考えてください。

一つ目は、入力した情報が外に出ること。顧客の名前、価格、契約の内容、個人に関する情報。これらを入力すると、提供元のサービスに渡ります。

二つ目は、出てきた内容が誤っていること。もっともらしい文章の中に、実在しない数字や制度が混ざります。確認せずに社外に出せば、会社の説明として扱われます。

三つ目は、出てきた内容が他人の表現と重なること。既存の文章に近いものが出てくる可能性があり、そのまま公開すると問題になり得ます。

入れてよい情報の線を引く

最も重要なのが、この線引きです。曖昧にすると、担当者ごとの判断になります。

- 顧客名、担当者名、連絡先は入れない
- 未公表の価格、原価、契約の条件は入れない
- 個人に関する情報は入れない
- 社外に公開済みの情報は入れてよい
- 一般的な文章の相談は入れてよい

迷ったときの原則を一つ決めておくと、判断が速くなります。「その内容を社外の取引先に見せられるか」という基準が実用的です。見せられないものは入れない。

固有名詞を伏せれば入れてよい、という運用にする場合、伏せ方も決めてください。会社名だけ伏せても、業種と規模と地域が書いてあれば特定できます。

出てきた文章を誰が確かめるか

生成された文章をそのまま社外に出さない。これを決まりにしてください。問題は、誰が確かめるかです。

作った本人が確かめるだけでは足りません。本人は内容を疑う視点を持ちにくく、しかも整った文章は正しく見えます。社外に出すものについては、別の人が目を通す流れを作ってください。

確かめる観点も決めておきます。事実として書かれている数字や制度が正しいか、自社の実態と合っているか、表記の揺れや不適切な表現が残っていないか。この三つです。下書きの段階で校正を通しておくと、確認する人の負担が下がります。

用途によって扱いを変える

すべての用途を同じ基準で縛ると、実務が止まります。用途で分けてください。

社内のメモ、議事録の整理、下書きの作成といった用途は、確認の負担を軽くしてよい範囲です。一方、社外に出す提案書、公開する記事、契約に関わる文書は、必ず人が全体を確認します。

社外に出す文章では、表記の統一や誤りの検出まで含めて確認したいところです。（自由テキスト）のような校正の支援を使うと、人が見る前に機械的な誤りを落とせるため、確認する人は内容に集中できます。道具を増やす場合も、そこに入れる情報の線引きは同じです。

コピペと転載を公開前に確かめる

自社サイトの記事や、広報の文章に使う場合、追加の注意が要ります。既存の文章とのコピペに近い重なりが無いかの確認です。

意図せず似た表現になることがあり、転載を疑われる形で公開してから指摘を受けると対応が難しくなります。公開前に、重複を検出する道具を通す運用にしておくと安全です。（自由テキスト）のような照合の仕組みを使えば、公開前の確認を手順に組み込めます。検出された箇所は、機械の判定を鵜呑みにせず、人が読んで判断してください。

表示や記載が必要かを判断する

生成の道具を使って作った文章であることを、明示すべきかどうか。法令で一律に求められているわけではありませんが、内容によっては誠実さの問題になります。

広告や宣伝に関わる表現では、事実と異なる記載が景品表示法上の問題になり得ます。誰が作ったかより、書かれている内容が正確かどうかが問われます。判断に迷う内容は、社内の法務か、外部の専門家に確認してください。

決まりを短く書いて配る

決めた内容は、長い規程にしないでください。読まれません。一枚に収まる分量で、入れてよい情報、確認の流れ、用途ごとの扱いを書きます。

配ったら、実際の場面で使えるかを確かめてください。よくある場面を三つほど挙げ、その場合どうするかを例として示すと、理解が揃います。決まりの文章より、例のほうが読まれます。

配る対象は、正社員だけではありません。派遣や業務委託で作業をしている人も、同じ情報に触れています。契約の形にかかわらず、社内の情報を扱う人には同じ決まりを伝えてください。

使われ方を把握する

決まりを作った後、実際にどう使われているかを把握してください。禁止するためではなく、決まりが実態に合っているかを確かめるためです。

半年に一度、どの業務でどう使っているかを聞き取ると、想定していなかった用途が出てきます。有用なものは決まりに取り込み、危ういものは範囲を明確にする。この更新をしないと、決まりだけが古くなって守られなくなります。

よくある質問

Q. 使用を全面的に禁止するのは駄目ですか

A. 禁止すること自体は判断としてあり得ます。ただし、手元の端末から使えるため、実効性を保つのは難しくなります。把握できない場所で使われるより、範囲を決めて明示するほうが管理しやすいという考え方が実務的です。

Q. 入力した情報は学習に使われますか

A. 提供元とプランによって扱いが異なります。業務で使うなら、入力した内容の取り扱いを明記しているサービスを選び、契約の条件を確認してください。無料の範囲では扱いが異なることがあります。

Q. 生成された文章の著作権はどうなりますか

A. 扱いは提供元の規約と、個別の状況によって異なります。既存の著作物と類似する内容が出た場合、公開することで問題になり得ます。公開前の確認を手順に入れておくのが現実的な対処です。

Q. 社員が個人の契約で使っている場合はどうしますか

A. 会社の情報を入力しないことを条件に、業務での利用を認めるかどうかを決めてください。個人の契約では、入力した情報の扱いを会社が管理できません。業務で使うなら、会社として契約する形が望ましいところです。

まとめ

不安を分けて考えてください。入力した情報が外に出ること、出てきた内容が誤っていること、他人の表現と重なること。この三つです。

最も重要なのは、入れてよい情報の線引きです。「社外の取引先に見せられるか」という基準を一つ持たせると、判断が速くなります。

出てきた文章は、作った本人以外が確認する流れを作ってください。整った文章は正しく見えるため、本人の確認だけでは足りません。

用途で扱いを分けます。社内のメモと、社外に出す文書を同じ基準で縛ると、実務が止まります。

そして、決まりは一枚に収め、よくある場面の例を添えて配ってください。規程の文章より、例のほうが読まれます。