持ち物に名前を入れる。ラベルを印刷するか、印鑑を押すか

倉庫の奥にある機械が二台、誰の担当か分からなくなっていました。貼ってあった名前が、いつのまにか読めなくなっています。買った年も、いくらだったかも、覚えている人がいません。

家でも同じことが起きます。子どもの持ち物、工具箱、非常用に買い置きしたもの。名前を入れた気になっているだけで、実際は書いていないか、消えているかのどちらかです。会社の備品と家の道具で、起きることはほとんど同じでした。

名前の無いものから、行方が分からなくなる

無くなるのは、いつも名前の無いものです。

誰のものか分かるものは、持ち出した人が戻します。分からないものは、誰も戻しません。悪気があって消えるのではなく、戻す先が決まっていないから戻らないだけです。名前を入れる作業は、あとで探すことになる時間を先に払っておくことに近い。

半年に一度「あれはどこへ行った」という話が出るなら、鍵を増やすより先に名前です。持ち出しの記録を厳しくしても、名前が無ければ結局は探すことになります。

貼る名前は、印刷したほうが早い

手書きはその場では早くて、あとが続きません。

数が十を超えたあたりから、書く人によって形が変わり、読めない字が混ざります。同じ書式でまとめて印刷したシールを貼るほうが、結局は速い。番号、置き場所、買った年。この三つが入っていれば台帳と突き合わせられます。凝った意匠より、そろっていることのほうが効きます。

書式を一度決めてしまえば、次からは番号の欄を差し替えるだけです。年に一度、追加したぶんをまとめて刷る形にすると、貼る作業が一日で終わります。少しずつ手で書き足していく形が、いちばん続きません。

貼った名前が消える場所を、先に知っておく

屋外、水回り、手で握る部分。この三つでは必ず消えます。

握る場所に貼ったシールは、半年で角がめくれます。洗剤のかかる場所では文字だけが抜けていきます。消えると分かっている場所には、最初から貼らないほうがいい。本体の目立たない面に貼って、握る部分には何も貼らない。それだけで貼り直しの手間がほとんど無くなります。

屋外で使うものは、彫るか、金属の札を針金で留める形にします。紙で足りるものと足りないものを、置き場所で分けてください。

傷んだものは、捨てる前に作り替えられる

名前ごと手放すのが惜しいものもあります。

長く使った革の鞄や、子どもが六年使ったランドセル。傷んでいても素材としてはまだ使えます。使い終えたランドセルを財布や小物に仕立て直す百貨店取扱実績No1の使い終えたランドセルのリメイク【Askalカバン工房】 のような工房に出せば、刺繍で入れた名前を残したまま形だけ変えられます。買い替えるか作り替えるかは、値段よりも残したいかどうかで決めていい。

捨てると決める前に、一度は作り替えを考えてください。処分してしまうと戻せませんが、寝かせておくぶんには何も減りません。

判子で足りる場面と、足りない場面

貼る名前と、押す名前は別のものです。

備品の受け取り控えや管理票なら、角印を押しておけば足ります。一方で契約書や役所に出す書類は、実印と印鑑証明が要ります。同じ印でも求められているものが違う。手元の社印がどちらの用途なのかを、一度確かめておいてください。

押印が要るかどうかは、相手ではなく書類が決めます。相手が「念のため」と言ってきたときは、何の書類なのかを聞いてから判断してください。要らない押印を増やすと、次から断りにくくなります。

印を作り直すときは、まとめてそろえる

社名や住所が変われば、印だけでは済みません。

角印、実印、ゴム印、名刺、封筒。この五つが同じ日に切り替わらないと、古い表記が半年は生き残ります。実印と角印を一式で注文できる会社印鑑のことなら、即日発送可能な「会社印鑑ドットコム」 のような専門店なら、書体と大きさをそろえたまま作り直せます。届くまでの日数を見て、切り替え日から逆算して注文してください。

古い印は、新しい印が届いた日にまとめて回収します。手元に残しておくと、必ず誰かが間違えて押します。

台帳は、写真で持つと探す時間が減る

文字だけの台帳は、現物と結び付きません。

番号を貼った状態のものを一枚ずつ撮っておくと、口頭でのやりとりが一気に減ります。「あの黒いやつ」が何を指すのかが、写真一枚で片付きます。年に一度は同じ角度で撮り直し、まとめて印刷して倉庫に置いておく。画面が開けない日でも、紙の一覧があれば確認できます。

写真は、長い説明の代わりになります。台帳の欄を増やすより、撮って並べるほうが早い。

手放すときに、名前を消す

処分する日に、いちばん忘れられる作業です。

社名や個人名の入ったものを、そのまま外へ出さないでください。シールは剥がす、彫った名前は削るか塗りつぶす。買取に出すものは、査定に出す前に自分で一度確かめる。写真の写り込みも同じで、背景に別の備品の番号が入っていることがあります。

出す前の五分が、あとの面倒を防ぎます。まとめて処分する日は、名前を消す係を一人決めておくといい。

よくある質問

Q. ラベルには何を入れればよいですか

A. 番号、置き場所、買った年の三つで足ります。欄を増やすほど貼る作業が止まるので、最初は少なく始めて、足りなければ翌年から追加してください。

Q. 手書きではだめですか

A. 数が少ないうちは構いません。十を超えると書く人ごとに形が変わって読めなくなるので、その時点で印刷に切り替えると楽になります。

Q. 角印と実印はどう使い分けますか

A. 社内の控えや受領書は角印、契約書や役所に出す書類は実印です。判断に迷う書類は、相手に押印の要否を先に確かめてください。

Q. 使わなくなったものはどうしますか

A. 名前を消してから手放します。革のものは作り替えるという選択もあるので、値段だけで決めないでください。

まとめ

名前の無いものから行方が分からなくなります。数が十を超えたらシールを印刷して貼り、番号と置き場所と買った年をそろえてください。握る場所と水回りには貼らない。貼る名前と押す名前は別で、控えは角印、契約書は実印です。社名が変わるときは印と名刺と封筒を同じ日に切り替える。台帳は現物の写真とセットで持ち、年に一度は撮り直して紙でも置いておく。手放す日には、名前を消してから外に出してください。