伝え方を学ぶと頼みごとが通る。英文のやりとりも同じ

頼んだ仕事が、三日たっても動いていませんでした。急ぎだと伝えたつもりでした。

もう一度連絡すると、相手は「そんなに急ぎだとは思わなかった」と言います。こちらの言い方が悪かったのか、相手が読んでいなかったのか。どちらにしても、時間だけが過ぎました。同じことが今月に入って三度目です。

断られたのは、内容ではなく順番かもしれない

頼みごとが通らないとき、多くの人は内容を疑います。条件が悪かった、値段が合わなかった。

でも実際に多いのは、伝える順番の問題です。用件から入ったか、事情から入ったか。この違いだけで、相手の受け取り方が変わります。

用件から入ると、相手は「また面倒が来た」と身構えます。事情から入ると、相手は判断する材料を先に持てます。同じ内容でも、通り方が違ってきます。

もう一つ多いのが、頼む相手を間違えている場合です。決められない人に決めてもらおうとして、何度も往復することになります。

誰が決められるのかを先に確かめます。聞き方は「これはどなたに相談すればよいですか」で足ります。遠回しに探るより早く済みます。

先に相手の事情を聞く

頼む前に、相手がいま何を抱えているかを一言聞きます。これだけで断られる回数が減ります。

理由は単純で、無理な時期に無理な頼み方をしなくなるからです。相手にも都合があり、それを知らずに頼めば、通らないのは当たり前です。

聞くのは一つで足ります。「いま立て込んでいますか」。これに対する答えで、いつ頼むかが決まります。

急ぎでどうしても今日中なら、そう伝えます。ただし、急ぎだと言うときは理由もつけます。理由のない急ぎは、相手には信じてもらえません。

伝え方には型がある

うまく伝える人は、生まれつきそうなのではありません。型を持っているだけです。

型は四つの順番でできています。何のためにやるか、何をしてほしいか、いつまでか、断られた場合にどうするか。この順で話すと、相手は途中で判断できます。

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四つ目の「断られた場合」を先に言えるかどうかが、いちばん効きます。逃げ道を用意して頼むと、相手は正直に答えられます。用意せずに頼むと、断りにくくなって、返事そのものが遅れます。

学び方をどう選ぶか

伝え方は、本を読むだけでは身に付きません。読んで分かった気になるのと、実際に口に出せるのは別だからです。

段階に分かれているものを選びます。いきなり応用から入ると、自分がどこでつまずいているのか分からないままになります。

期限があるものも向いています。受講の期限が無いと、忙しい月に飛ばして、そのまま終わります。

学んだことは、その週のうちに一度使います。使わなかったものは、二週間で忘れます。テキストを読み終えることが目的ではありません。

使う場面は、いちばん低い場面から選びます。取引先ではなく、身近な相手から試します。失敗しても取り返しがつく場所で型を固めてから、本番に持っていきます。

身についたかどうかは、相手の反応で分かります。聞き返される回数が減ったなら、伝え方が変わっています。

書いて頼むときの型

口頭より、文字のほうが誤解が残ります。読み返せるぶん、書いた言葉がそのまま証拠になります。

一通の中で頼みごとは一つにします。二つ入れると、たいてい後ろのほうが読み飛ばされます。

期限は件名にも入れます。本文の途中に書いた日付は、開いた瞬間には目に入りません。

送る前に一度読み返して、命令に読める箇所が無いかを見ます。書いているときは丁寧なつもりでも、短い文が並ぶと強く響きます。

相手が外国の会社のとき

頼む相手が海外だと、伝え方の問題に言語の問題が乗ります。日本語で書けば通る配慮が、英文では抜け落ちます。

自分で書いた英語は、意図より強く出るか、弱く出るかのどちらかになります。丁寧に書いたつもりが素っ気なく、遠慮したつもりが曖昧になります。

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外国の相手には、期限をはっきり書きます。日本語の「なるべく早く」に当たる表現は、相手にとって期限になりません。日付で書きます。

時差も計算に入れます。こちらの営業日で三日は、相手の営業日で二日かもしれません。

海外の取引が続くなら、よく使う文面を型として残しておきます。毎回一から書くのは、時間の使い方として損です。

断られたあとの一手

断られたら、理由を一つだけ聞きます。責める形にならないよう、「次に頼むときのために」と前置きします。

理由が分かれば、次は別の頼み方ができます。時期の問題だったのか、条件の問題だったのか、そもそも相手の担当ではなかったのか。

一度断られた相手に、すぐ同じ内容で頼み直さないことです。間を置かずに繰り返すと、断りにくいから受けた、という形になります。それは次に効きません。

よくある質問

Q. 急ぎだと伝えても動いてもらえません

A. 急ぎの理由を添えているか確かめてください。理由のない急ぎは、相手には判断できません。日付で期限を書くのも効きます。

Q. 伝え方は本を読めば身に付きますか

A. 読んで分かるのと口に出せるのは別です。段階に分かれていて、期限のあるものを選ぶと続きます。学んだ週のうちに一度使ってください。

Q. 英語のメールは自分で書いてよいですか

A. 書いて構いません。ただし意図より強く出たり弱く出たりします。送る前に一度通して整えると、行き違いが減ります。

Q. 断られたときはどうしますか

A. 理由を一つだけ聞きます。時期・条件・担当のどれかが分かれば、次は別の頼み方ができます。すぐ同じ内容で頼み直さないでください。

まとめ

通らない原因は内容より順番です。用件からではなく事情から入ります。

頼む前に「いま立て込んでいますか」と一言聞きます。それだけで断られる回数が減ります。

型は四つ。目的、してほしいこと、期限、断られた場合。四つ目を先に言えるかが効きます。

海外の相手には期限を日付で書きます。断られたら理由を一つ聞いて、次の頼み方に使ってください。