地域の催しに何を出すか。差し入れと案内状、お中元の線引き

町内の夏の催しに、毎年寄付と人手を出しています。始めたのは先代で、理由を聞いたことがありませんでした。

負担だと感じるようになったので、一度全部書き出しました。やめたものと、続けているものがあります。何にいくら出しているかを数えるところから始めた話です。

断れないまま続いていた

寄付が年に二回、備品の提供が一回、当日の人手が二日。これが十年以上続いていました。

一つずつは小さいので、誰も止めません。合わせると、月に一日分ほどの時間になっていました。

やめると角が立つ、という理由だけで続けていました。角が立つ相手が誰なのかも、はっきりしません。

先に確かめたのは、これで何が得られているかです。仕事の紹介は、十年で二件ありました。

二件が多いか少ないかは判断できませんが、数えたことで話ができるようになりました。

数えるまでは、感情の話にしかなりませんでした。紙にすると、続ける理由も出てきます。

何にいくら出しているか数えた

金額だけでなく、時間も入れました。人手を出した日は、その人の一日分として計上します。

出したものの一覧を作ると、重なりが見えました。同じ団体に、寄付と備品の両方を出しています。

一覧は、相手ごとに一行です。相手、時期、金額、時間の四つだけ書いてあります。

去年の分を作ってから、今年の判断が早くなりました。同じ時期に相談が来るので、先に決めておけます。

家の付き合いも同じでした。子どもの学校の役と、町内の役が重なっていた年は、両方が中途半端になりました。

書き出す作業自体に半日かかりますが、これは毎年やる必要がありません。

お中元とお歳暮をやめるかどうか

長く出していた先が七件ありました。相手の担当者が代わっているのに、宛名だけ引き継いでいた先もあります。

三件はやめて、残りは形を変えました。毎年同じ菓子折りを届けるのをやめて、相手が使う日を選べるSOW EXPERIENCE 体験ギフト に替えています。

やめる年は、先に一報だけ入れました。何も言わずに止めると、相手が気にします。

やめたぶんは、周年や開店のような節目に回しました。毎年ではなく、意味のある年に出すほうが伝わります。

家庭の贈答も同じ時期に整理しました。仕事と家で、同じ相手に別々に出していたことがあります。

差し入れをどう選ぶか

当日に持っていくものは、日持ちと個数で選びます。切って分けるものは、その場で手間が増えました。

去年は箱で持っていって、余ったぶんを持ち帰ることになりました。人数を聞いてから注文するようにしています。

暑い時期は、食べ物を長く置けません。飲み物のほうが確実だった年もあります。

差し入れは、あいさつの代わりです。豪華にする必要はなく、名前が分かることのほうが大事でした。

子どもが多い催しだと、選ぶものが変わります。大人向けの菓子折りは、ほとんど残りました。

案内状とチラシを自分で作るか

こちらが主催に回る年もあります。案内状を手書きで作っていて、そこに二日かかっていました。

枚数が読めないので、少ない部数から刷れるネット印刷ならプリントアース に頼んで、余ったら翌年に回しています。封筒も同じところで揃えました。

配布物は、白黒で十分でした。色を付けると単価が上がるだけで、読まれ方は変わりません。

はがきで出すか、封筒で出すかは相手で分けます。近所には手渡しにしたほうが早い場合もあります。

印刷を頼むと、締め切りが決まります。自分で作っていた頃より、かえって早く仕上がりました。

取り寄せに頼るようになった

催しで出す食べ物を、毎年近所の店で買っていました。品数が限られていて、代わり映えしません。

産地から送ってもらう形にしたら、話の種になりました。届く日を指定できるので、前日に受け取れます。

送料の扱いは先に見ます。まとめて頼まないと、そこで割高になりました。

飲食を出す場合は、扱いに気をつけます。夏場は特に、食中毒を出さない置き方が要ります。

生ものを避けて、常温で置けるものに寄せました。当日の手間がいちばん少ない形です。

続けるものと、やめるもの

判断は三つに分けました。仕事につながっているもの、地域に必要なもの、惰性のもの。

惰性のものからやめました。三件やめて、いまのところ困ったことは起きていません。

地域に必要なものは、金額ではなく人手で出すことにしました。そのほうが顔が見えます。

やめた分の予算は消さずに、別の付き合いに回しました。総額は変えていません。

一度に全部やめようとすると角が立ちます。年に二件ずつが、うちの限度でした。

判断した理由を一行だけ残しています。翌年に同じ相談が来たとき、また悩まずに済みます。

引き継ぎの紙にも書き足しました。自分が抜けた後に、また惰性が始まらないようにするためです。

よくある質問

Q. 付き合いをやめると角が立ちませんか

A. 一度に全部やめると立ちます。うちは年に二件までにしています。やめる年は先に一報を入れました。何も言わずに止めるほうが、相手は気にします。

Q. 何を基準に判断すればいいですか

A. 相手、時期、金額、時間の四つを一行で書き出してください。数えるまでは感情の話にしかなりません。うちは十年で仕事の紹介が二件だと分かりました。

Q. お中元やお歳暮は必要ですか

A. 宛名だけ引き継いでいる先が、うちには何件もありました。三件やめて、残りは形を変えています。やめたぶんは周年や開店のような節目に回しました。

Q. 当日の差し入れは何を選びますか

A. 日持ちと個数で選んでください。人数を聞いてから注文しないと余ります。暑い時期は飲食物の扱いに気をつけて、常温で置けるものに寄せました。

まとめ

理由を知らないまま続けていた付き合いを、一度全部書き出しました。相手、時期、金額、時間の四つを一行で並べるだけです。数えると、寄付と備品が重なっている先が見えました。仕事につながるもの、地域に必要なもの、惰性のものに分けて、惰性のものからやめています。お中元とお歳暮は三件やめて、残りは形を変えました。案内状は少ない部数から刷って、余りは翌年に回します。差し入れは日持ちと個数で選び、夏場は常温で置けるものにしました。