直行直帰の日に連絡が取れない。携帯と電話の決め方

直行直帰の日は、事務所の側から見ると一日まるごと空白になります。

本人は動いています。ただ、代表番号にかかってきた電話を取り次げず、今どこにいるかも分からない。管理したいという話ではなく、その日にかかってきた一本を落とさないための話です。落とした一本は、たいてい既存の相手からのものです。

空白になっているのは、連絡の側だけ

働き方ではなく、受け方に穴があります。

直行直帰そのものは効率がよく、戻る時間を削れます。困るのは、事務所にかかってきた電話を本人へ渡せないことと、本人が受けた話が誰にも残らないことの二つだけです。この二つを塞げば、直行直帰は続けられます。

まず何が困っているのかを、この二つに絞ってください。全部を管理しようとすると続きません。

代表番号を、外にいる人へつなぐ

取次ができないと、折り返しが翌日になります。

手元のスマホで会社の番号のまま着信を受けられて内線でも回せる例えばスマホで03や0120。転送じゃない。発信、着信、内線化。クラウドPBX「ナイセンクラウド」 のような仕組みにしておけば、外にいる本人へその場で回せます。相手からは会社にかけたのと同じに見えるので、説明も要りません。

事務所の誰かが「本日は外出しております」と答え続ける形は、そろそろやめてよいはずです。

発信するときの番号を、そろえる

私物の番号でかけると、相手の手元に個人の番号が残ります。

その番号にかけ直されるようになると、担当が替わった日に困ります。かけるときも会社の番号が出る形にしておけば、番号は会社に残り、人だけが入れ替わります。着信の履歴も、相手にとって分かりやすくなります。

番号を配って回る運用は、あとで回収できません。

会社として携帯を持たせる

私物を使わせている状態は、費用の話でこじれます。

新規の契約も他社からの乗り換えも扱う法人携帯ドットコムなら事務手数料＋解約違約金＋割賦残金＝【全額負担】 のような窓口を通せば、台数と料金をまとめて把握したまま、番号を会社側に持てます。誰が何台持っているか分からない状態が、いちばん無駄を生みます。

私物に手当を出す形でも構いませんが、金額の根拠が説明できるかを一度確かめてください。

報告は、五項目を一行で

長い日報は、書く側も読む側も続きません。

訪問先、時刻、話した内容、次にすること、期限。五項目を一行で残す形にすれば、移動の合間に書けます。読む側も三十秒で把握できます。書く負担が重いほど、報告は形だけになります。

書式を決めていないと、人によって粒度がばらばらになります。

書く場所を、一つに決める

文字で送る人、電話で伝える人、翌朝に口頭で話す人。三つに散ると追えません。

置き場所を一つに決めて、そこへ落とす。電話で伝えた内容も、受けた側が同じ場所へ一行入れる。誰がどこを見ればよいかが決まっていれば、確認のための電話が減ります。

場所は、外にいる人が開けるものにしてください。

その場で書けるようにする

戻ってからまとめて書く運用は、忙しい日ほど飛びます。

訪問が終わって車に戻った五分で書ける形にしてください。項目が五つなら書けます。十項目あると、あとで書くことになり、あとで書いたものは思い出せません。

書けなかった日があっても責めないこと。責めると、書いたことにするだけになります。

位置を追うことは、目的にしない

どこにいるかを常時見る仕組みは、たいてい嫌われます。

必要なのは、いま電話がつながるかどうかだけです。移動中で出られない時間帯が分かれば十分で、地図の上で追う必要はありません。信用していないと受け取られると、報告そのものが減ります。

見たい理由が「不安だから」なら、見る仕組みではなく報告の形を直してください。

事務所側の受け方も、決めておく

外に回せる仕組みを入れても、受けた人が判断できないと止まります。

回してよい相手、伝言にしてよい用件、こちらで答えてよい内容。三つに分けておけば、受けた人が迷いません。全部を本人に回すと、運転中の着信が増えて危険です。

回さない判断ができることも、取次の一部です。

帰社しない日の、書類の受け渡し

紙を持ち帰る用事のためだけに戻る日があります。

署名が要るもの、控えを渡すもの。事前に何が必要かを確かめておけば、往復が一回減ります。どうしても紙が要るなら、翌日の朝に回してよいかを相手に聞いてください。聞けば大半は待ってくれます。

戻る理由を一つずつ潰すと、直行直帰の日が本当に増えます。

一日の終わりに、未処理だけを確かめる

書いた報告を、誰も読んでいない状態が続くと形骸化します。

夕方に一度、その日の分を見て、折り返しが要る件だけを拾う。全部に返事をする必要はありません。拾われた件が翌日の朝に動いていれば、書く側も書く意味を感じます。

読む人を決めていない報告は、書く人から先にやめていきます。

携帯の使い方の線を、先に決める

会社として持たせるなら、私用の扱いも決めておきます。

どこまで私用に使ってよいか、紛失したときにどうするか、退職のときに何を返すか。三つを一枚に書いて渡すだけで、あとの揉めごとが減ります。渡すときに一度読み合わせておくのが確実です。

紛失時の連絡先だけは、本人の記憶ではなく紙で持たせてください。

よくある質問

Q. 直行直帰にすると管理できませんか

A. 管理ではなく、電話を渡せるかと話が残るかの二つだけを塞げば足ります。全部を見ようとすると続きません。

Q. 私物の携帯を使ってもらっています

A. 相手の手元に個人の番号が残り、担当が替わった日に困ります。番号を会社に置く形へ切り替えるほうが引き継ぎが楽です。

Q. 報告が形だけになっています

A. 項目を五つに絞って、その場で書ける長さにしてください。書く負担が重いほど中身は薄くなります。

Q. 移動中の着信をどう扱いますか

A. 事務所側で回す用件を絞ってください。全部を回すと、運転中の受電が増えて危険です。

まとめ

直行直帰で困るのは、代表番号にかかった電話を渡せないことと、本人が受けた話が残らないことの二つです。外にいても会社の番号で着信を受けて内線で回せる形を作り、発信も会社の番号でそろえる。携帯は会社として持たせ、台数と料金を把握してください。報告は五項目を一行に絞ってその場で書ける長さにし、置き場所を一つに決める。位置を追うことは目的にせず、事務所側で回す用件を絞れば、運転中の着信も減ります。