手元のパソコンが壊れても止まらない。クラウドの使い方

パソコンが起動しなくなった日、その人は一日なにもできませんでした。

修理に出せば数日は戻りません。中に入っていた作業中のものも、そのあいだ触れない。壊れること自体は避けられませんが、壊れた日に何もできなくなるかどうかは、置き方を変えれば選べます。全部を作り直す話ではなく、止まって困るものだけを手元から外へ移すだけです。

手元にしかないものを、書き出す

どこに何があるかを、まず把握します。

作業中の書類、住所や取引先の一覧、経理の入力途中のもの。この機械が今日壊れたら困るものだけを書き出してください。全部を数えると気が滅入りますが、実際に困るものは十件もないことがほとんどです。

書き出してみると、そのうち半分はすでに共有されていることに気づきます。

止まって困る時間を、業務ごとに見る

半日止まってよいものと、一時間も止められないものがあります。

請求や出荷のように日付が決まっているものは、止まると外に迷惑がかかります。逆に、資料作りは翌日でも構わない。区別しておけば、どこから手を付けるかが決まります。全部を同じ重さで守ろうとすると、費用だけがかさみます。

一時間も止められない業務は、たいてい二つか三つです。

壊れた日の頼み先を、先に決めておく

探しながら直すのが、いちばん時間を食います。

会員として契約しておけば自宅の機器も職場の機器もまとめて相談できるパソコン・スマホ・タブレット設定・IoT家電のお困りごとを解決！全国対応　G・O・G のようなサポートを押さえておくと、起動しない朝に電話一本で動き出せます。壊れてから見積りを三社に取る余裕は、たいていありません。

頼み先の連絡先は、紙に書いて貼ってください。画面の中にあると、その日に読めません。

触ってはいけない操作を、共有する

良かれと思ってやったことで、直らなくなります。

電源を何度も入れ直す、分解する、慌てて初期化する。この三つは避けてください。特に、中のデータを取り出したい場合は、電源を切ったまま持ち込むほうが可能性が残ります。

一枚の紙にして貼っておくだけで、被害はかなり減ります。

作業する場所を、機械から切り離す

画面の向こう側を、手元の機械の中に置かないという考え方です。

必要な性能を持った環境をクラウド側に用意できる仮想デスクトップサービス『XServer クラウドPC』 のようなクラウドPCを使えば、手元の機械が壊れても別の端末から同じ画面を開けます。修理に出しているあいだ、借りた機械でも家のパソコンでも作業が続きます。

全部を移す必要はありません。止まると困る業務から順に移してください。

業務システムを、社内だけに置かない

事務所の中にしかない仕組みは、事務所が使えない日に止まります。

停電や工事、荒天で出社できない日も同じことが起きます。社内システムの入口を外からも開ける形にしておけば、場所に縛られません。移すのは仕組みそのものではなく、入口の場所です。

移すときは、誰がどこまで見られるかを先に決めてください。あとから絞るのは大変です。

控えの取り方を、決める

移しただけでは、消えたときに戻せません。

いつ、どこに、何世代残すか。三つを決めておけば十分です。毎日でなくてよい業務もあります。控えを取っていても、戻せるかを試したことがなければ、取っていないのと大差ありません。年に一度は戻す練習をしてください。

同じ場所に控えを置くのは、控えとは言いません。

借りた機械でも、同じ続きができるようにする

代わりの機械に何を入れるかを、当日に考えないことです。

入口の場所と、開くための情報だけ分かっていれば、借りた機械でも家のパソコンでも続きができます。逆に、特定の機械にしか入っていない道具を使っていると、そこで止まります。使う道具は、どこからでも開けるものを選んでください。

家族と共用のパソコンを使う場合は、終わったあとに何を消すかまで決めておくこと。

代わりの機械を、一台だけ用意する

新品でなくて構いません。

古い機械を捨てずに置いておくだけでも、その日をしのげます。作業する場所を外に移してあれば、代わりの機械には性能も要りません。開ければよい、という水準で足ります。

代わりの機械は、使える状態のまま置いておくこと。動かない予備は予備ではありません。

復旧の手順を、一枚にする

順番を決めておけば、慌てずに済みます。

誰に連絡するか、代わりの機械をどこから出すか、どの入口から作業を再開するか。三つを書いた一枚があれば、本人が休んでいても他の人が動けます。手順は増やさないこと。読めない長さになると、誰も見ません。

半年に一度、その紙のとおりに一度やってみてください。抜けが見つかります。

全部をクラウドに寄せない

外に置けば安心、という話でもありません。

通信が切れれば同じように止まります。手元でも作業できるものを少し残しておくと、通信の障害があった日にしのげます。片方に寄せきらないほうが、結果として止まりにくい。

どちらに置くかは、止まって困る時間の長さで決めてください。

家の側でも、同じ備えをしておく

仕事の機械だけ守っても、家で困る日は来ます。

写真、家族の書類、家計の記録。手元の機械にしかないものは、壊れた日に消えます。仕事で作った控えの決めごとを、そのまま家にも当てはめてください。いつ、どこに、何世代。三つだけです。

家のほうが放置されがちです。年に一度、同じ日に見直すと決めておくと忘れません。

よくある質問

Q. どこから移せばよいですか

A. 一時間も止められない業務からです。全部を同じ重さで守ろうとすると費用だけがかさみます。

Q. 起動しない機械を触ってもよいですか

A. 電源を何度も入れ直す、分解する、初期化するの三つは避けてください。データを取り出す可能性が下がります。

Q. 控えはどれくらい取ればよいですか

A. いつ、どこに、何世代残すかを決めれば十分です。戻せるかを年に一度試していないものは、控えとして数えないでください。

Q. 予備の機械は新品が要りますか

A. 作業する場所を外に移してあれば、開ければよい水準で足ります。古い機械を使える状態で置いておくだけでもしのげます。

まとめ

壊れることは避けられませんが、壊れた日に止まるかどうかは選べます。手元にしかないものを書き出し、一時間も止められない業務から順に外へ移す。作業する画面をクラウド側に置けば、別の機械からでも同じ続きができます。控えは戻せるかを年に一度試し、壊れた日の頼み先と触ってはいけない操作を紙に書いて貼っておくこと。全部を外に寄せきらず、手元でも動く部分を少し残しておくのが現実的です。