持ち出して見せる用のパソコンを1台。小型機の選び方

先方の会議室で画面を映そうとしたら、ケーブルが合わず、結局は紙を配って説明しました。用意していったものが半分も使えませんでした。

外に持ち出して人に見せるための一台は、社内で毎日使う機械とは求められるものが違います。速さより、確実に映ること。性能より、かばんに入ること。この観点で選び直すと、社内用のお下がりを持ち出すのが不利だと分かります。持ち出し用の一台を決めるときに見るところを並べます。

持ち出す機械に求められるものは違う

社内の一台は、性能と画面の大きさで選びます。

持ち出す一台は、起動の速さ、電池のもち、映す先とつながること、そして重さで選びます。優先順位が入れ替わるので、社内用として不満が出た古い機械を回すと、外での失敗が増えます。逆に、性能が控えめでも起動が速くて軽い機械なら、持ち出し用としては優秀です。

年に何回持ち出すかも考えます。月に一度以上あるなら、専用に一台決めておいたほうがいい。年に数回なら、そのつど借りるほうが安く済みます。

大きさと重さは、かばんから逆算する

先に決めるのは、いつも使っているかばんです。

そこに資料と筆記具と充電器を入れたうえで、残りの空間に収まる大きさを測ります。この順で決めると、買ったあとに「入らない」ということが起きません。据え置きの本体を持ち運ぶ形にするなら、弁当箱ほどの大きさの機械に画面と入力装置を現地で借りる、という組み方もできます。手のひらに乗る大きさで拡張の端子を多く備えたミニPC専門店【Minisforum】 のような小型機は、この使い方に向いています。

重さは、一キログラムを超えるかどうかで体感が変わります。移動が電車なら、ここは妥協しないほうがいい。

現地で困るのは、たいてい端子と電源

機械そのものより、周りで詰まります。

映す先の差込口が古い形式だった、会議室に電源がなかった、共有の網につながらなかった。この三つが定番です。対策は簡単で、変換の器具を二種類と、延長のケーブルと、携帯用の電池をかばんに入れっぱなしにしておくこと。一度そろえてしまえば、以後は何も考えなくて済みます。

端子の数が多い機械を選ぶのも効きます。変換の器具は忘れますが、本体に付いている端子は忘れません。

画面の明るさと、映す先の準備

明るい部屋で画面を見せるなら、明るさが足りるかを確かめます。

窓際の会議室では、暗い画面はほとんど見えません。持ち出し用に選ぶなら、明るさの数値が高いものを選んでおくと安心です。映す先が投影機なのか、大きな画面なのかも先に聞いておきます。相手の会議室に何があるかを一言確認するだけで、当日の失敗がかなり減ります。

無線で映す仕組みは便利ですが、相手の設備に依存します。有線でつなげる用意は必ず持っていってください。

動かすものが重いなら、スペックを上げる

見せる中身によって、必要な性能が変わります。

資料を映すだけなら、控えめなスペックで足ります。画像を切り替えながら説明する、動画を再生する、その場で試作を動かして見せる。こうなるとメモリの容量が効きます。持ち出し用でも十六ギガバイトは確保しておきたいところです。小型でありながら処理の重い作業も想定して作られた【GMKtec】 のような機種なら、その場で動かして見せる用途にも耐えます。

当日に固まると、内容がどれだけ良くても印象が悪くなります。ここは余裕を持たせてください。

持ち出す一台に、何を入れておくか

中身も、社内用とは分けて考えます。

必要なのは、資料を開くソフト、通信の手段、そして最新の資料一式です。逆に、機密の資料をそのまま入れて持ち歩くのは避けます。紛失したときの被害が大きすぎる。必要なものだけをその都度入れて、帰ったら消す。この運用にしておくと安心です。

画面を人に見せる前提なので、通知が出ない設定にしておくのも忘れずに。

誰が持ち出しているかを、記録に残す

台数が二台を超えたら、記録が要ります。

いつ、誰が、どれを持ち出したか。紙一枚で構いません。これがないと、必要な日に見つからない、返ってきていないことに気づかない、といったことが起きます。持ち出しの記録は、壊れたときの原因を追うのにも役立ちます。

支給ではなく貸し出しの扱いにして、返す日を決めておくのが基本です。

電池のもちは、実際より短いと思っておく

仕様に書かれている駆動の時間は、条件をそろえた測定の値です。

画面を明るくして、通信をつないで、資料を映していると、書かれた時間の半分になることも珍しくありません。一日外に出るなら、携帯用の電池を持つか、電源を借りられる前提で動くか、どちらかを決めておきます。

出発前に満充電にしておく、というのは意外と守れません。前の晩に充電器の場所を決めて、そこに置く習慣にしてください。かばんの中に充電器を入れっぱなしにすると、家で充電できなくなります。

電池は消耗品です。二年ほど使うと、もちが目に見えて落ちます。持ち出し用の一台は、ここで買い替えの判断をすることになります。

壊したときと、なくしたときを決めておく

外に持ち出す以上、落とすことも置き忘れることもあります。

決めておくのは三つ。落下や水濡れを含む保証を付けるか、紛失したときに誰へ連絡するか、そして中身を遠隔で消せるようにしておくか。三つ目は設定しておかないと、いざというときに何もできません。

中身を持ち出さない運用にしておけば、紛失の被害は機械の値段だけで済みます。逆に、資料を入れっぱなしにしていると、被害の見積もりすら立ちません。持ち出し用の一台こそ、中身を軽くしておくべきです。

代わりの一台をどうするかも、決めておきます。予備がなければ、外で壊れた翌日から見せる機会が全部止まります。

よくある質問

Q. 社内のお下がりで足りますか

A. 年に数回なら足ります。月に一度以上持ち出すなら、軽くて起動の速い一台を専用に決めてください。

Q. 何を持っていけば安心ですか

A. 変換の器具を二種類、延長のケーブル、携帯用の電池。かばんに入れっぱなしにしておきます。

Q. どのくらいのスペックが要りますか

A. 資料を映すだけなら控えめで足ります。その場で動かして見せるならメモリを十六ギガバイト確保してください。

Q. 機密の資料は入れておくべきですか

A. 入れっぱなしは避けてください。必要なものだけをその都度入れ、戻ったら消す運用にします。

まとめ

持ち出す一台は、起動の速さ・電池・つながること・重さで選びます。大きさはかばんから逆算し、変換の器具と延長のケーブルと携帯用の電池を常備しておけば、現地の定番の詰まりは防げます。その場で動かして見せるならメモリは十六ギガバイト。中身は都度入れて帰ったら消し、持ち出しの記録を紙一枚で残してください。