はがきで送るか、電報で届けるか。お祝いと弔事の使い分け

開店祝いの挨拶状を書いていて、投函の日を数えたら式の三日後になることに気づきました。書き直す時間はありましたが、届く日は動かせません。

紙で送るものは、届く日から逆算しないと形になりません。ここでは、お祝いや弔事、季節の挨拶をどの形で送るかを決めていきます。仕事の付き合いでも、親戚づきあいでも、考える順番は変わりません。

まず、届いてほしい日を決める

何を書くかより先に、いつ手元に着くかを決めてください。

はがきは投函から二日、遠方なら三日を見ます。印刷を外に頼むなら、そこに刷り上がりまでの日数が乗ります。届いてほしい日から数えて一週間前には原稿が固まっている必要がある、と考えておけば大きく外しません。

逆算して間に合わないと分かったら、そこで形を変えます。遅れて届く挨拶状は、出さなかったのと同じか、それより悪い印象を残します。日程が動かせない相手ほど、早い段階で判断してください。

宛先の一覧を毎回ゼロから集めているなら、それが遅れの正体です。住所は一か所にまとめて、出すたびに更新する形にしておきます。

出す相手を、細かく分けすぎない

分類を細かくすると、結局その年は出せません。

出す相手は二つで足ります。毎年必ず出す相手と、その年に何かがあった相手です。前者は名簿として固定し、後者はその都度足す。開店や就任のお祝い、弔事はすべて後者に入ります。

名簿を固定すると、枚数が読めます。枚数が読めれば印刷を早く頼めます。毎年「何枚刷るか」で止まっているなら、固定していないことが原因です。

一年に一度、出さなかった相手を名簿から外す日を作ってください。増える一方の名簿は、いずれ誰も手を付けなくなります。

時期の決まっている紙は、前の月に手配する

出す日が決まっているものほど、直前に慌てます。

年賀状、暑中の挨拶、年度替わりの案内。どれも毎年同じ月に必要になります。宛名の印刷まで任せられる挨拶状ドットコム 喪中はがき へ十一月のうちに回してしまえば、十二月は投函するだけで済みます。他の仕事が立て込む月に、宛名を打つ作業を残さないでください。

前の月に手配すると、書き損じの刷り直しにも余裕が生まれます。十二月半ばに気づいた誤字は、もう直せません。

間に合わないときは、形を変える

紙にこだわって遅れるより、届く形を選んでください。

式や葬儀のように日が動かない場面で、印刷が間に合わないと分かることがあります。当日の配達に対応する電報、祝電、弔電なら電報サービス【VERY CARD】 のような電報に切り替えれば、その日のうちに届きます。弔電は式の開始前に会場へ着いていることが条件なので、宛先を自宅ではなく会場にする点だけ間違えないでください。

後日あらためて挨拶状を出すなら、それは謝罪の紙ではなく、お礼の紙として書きます。遅れたことを長々と書くと、受け取った側が気を使います。

宛名と差出人は、送るものより先に決まる

文面で迷っている間に、宛名で失敗します。

会社宛てなら部署と役職まで書く。個人宛てなら旧姓や転居の有無を確かめる。差出人は、相手がどの立場の自分を知っているかで決めます。屋号でしか知られていない相手に個人名だけで出すと、誰からの便りか伝わりません。

宛名を手書きにするか印刷にするかは、枚数で決めて構いません。三十枚を超えたら印刷にしたほうが、字の乱れが出ません。一言だけ手で書き添えれば、印刷でも十分に伝わります。

出したあとの記録を、一行だけ残す

誰に何をいつ出したかが残っていないと、翌年また迷います。

名簿の横に、出した日と種類を一行書いてください。年賀状を出した、弔電を打った、お中元を送った。それだけで、翌年の判断がほとんど済みます。返礼の要る場面でも、この一行があるかないかで動きが変わります。

記録は紙でもデータでも構いませんが、一か所にしてください。人ごとの手帳に散ると、担当が替わった年に途切れます。

続けるかどうかを、三年で見直す

惰性で出し続けている紙が、たいてい何枚かあります。

三年続けて返事の無い相手は、名簿から外して構いません。冷たいようですが、相手も同じことを考えています。減らしたぶんを、本当に伝えたい相手への一言に回すほうが、受け取る側にとっても良いことです。

やめるときは、最後の一枚でその旨を伝えてください。何も言わずに途切れると、事情があったのかと気を使わせます。

家で出す紙と、仕事で出す紙を分けて数える

同じ十二月に、両方の宛先が押し寄せます。

親戚や友人へ出す年賀状と、取引先へ出す挨拶状は、書く内容も体裁も違います。混ぜて名簿を作ると、どちらにも中途半端な文面になります。名簿を二つに分けて、枚数もそれぞれ数えてください。分けたほうが、結果として早く終わります。

刷る単位も分けて構いません。仕事の分は宛名まで印刷に任せ、家の分は自分で書く。全部を同じやり方でそろえようとすると、量の多いほうに引きずられて手が止まります。

出す時期をずらせるものは、ずらしてください。暑中の挨拶や開店のお祝いは、年末を避けられます。十二月に集中させないことが、一番効く工夫です。

よくある質問

Q. 挨拶状は何日前に手配すればよいですか

A. 届いてほしい日の一週間前には原稿を確定してください。印刷の日数と配達の二、三日を足すと、それくらいの余裕が要ります。

Q. 弔電はどこ宛てに送りますか

A. 自宅ではなく式の会場宛てにして、開始時刻より前に届くよう手配します。宛名は喪主のお名前にしてください。

Q. 年賀状の準備はいつから始めますか

A. 十一月中です。十二月に入ると宛名の確認と年末の仕事が重なり、書き損じを直す時間が無くなります。

Q. 出す相手はどうやって絞りますか

A. 毎年必ず出す相手を名簿として固定し、その年に何かがあった相手だけを都度足します。三年返事の無い相手は外して構いません。

まとめ

紙で送るものは、届いてほしい日から逆算してください。出す相手は固定の名簿と、その年だけの相手の二つに分ければ枚数が読めます。年賀状や季節の挨拶状は前の月に手配し、宛名の印刷まで任せてしまう。日が動かない場面で間に合わないときは、電報に切り替えて当日に届ける形を選びます。宛名と差出人は文面より先に決め、三十枚を超えるなら印刷にする。出した記録を一行残しておくと翌年の判断が早くなり、三年返事の無い相手は名簿から外して構いません。