止まった日に困らない備え。データと持ち出し袋を作る

台風の翌朝、事務所の入っている建物が停電していました。鍵は開くのに、明かりも空調もエレベーターも動きません。持ち出せたのはノートパソコン一台で、必要な見積書は事務所の機械の中に入ったままでした。

止まる日は、年に何度かあります。問題は止まること自体ではなく、止まったときに何も続けられないことです。仕事のデータと、身の回りの備え。この二つを同じ日に用意しておく話をします。

何が止まると困るかを書き出す

備えを考える前に、止まったときに困るものを書き出してください。電気、水、通信、交通、そして建物に入れるかどうか。この五つで、たいていの場面が説明できます。

そのうえで、自分の仕事がどれに依存しているかを見ます。パソコンだけで完結する仕事なら電気と通信、店を開けている仕事なら建物と水、外を回る仕事なら交通です。

全部に備えようとすると、何も進みません。依存しているところから順に手を付けてください。二つ目まで用意できていれば、たいていの日はしのげます。

家の側も同じ手順で書き出せます。家族の人数、赤ん坊や高齢の家族がいるか、常用している薬があるか。ここで条件が変わります。

事務所のサーバーだけに置かない

いちばん多い失敗が、必要なデータが事務所のサーバーの中だけにあることです。鍵を持っていても、停電していれば取り出せません。

請求や在庫の業務システムを事務所の中だけで動かしているなら、止まった日に何が使えなくなるかも一緒に見ておいてください。

仕事に関わるデータは、社外のクラウドにも置いてください。そうしておけば、自宅や喫茶店から続きができます。法人の名義で借りられて容量を後から足せる法人向けレンタルサーバー「iCLUSTA+ byGMO」の詳細はこちら のような置き場所なら、契約も経理の処理も普段の流れに乗せられます。

置くのは全部でなくて構いません。進行中の案件、連絡先、請求のもとになる記録。この三つがあれば、数日はしのげます。

置いたきり確かめていない状態は避けてください。年に一度、外から実際に開いてみます。開けないことに当日気づくのが、いちばん困ります。

連絡先を紙で持つ

電話帳はスマートフォンの中にあります。そのスマートフォンの電池が切れたら、誰にも連絡できません。

紙に書いて財布に入れておく相手を、五人だけ決めてください。家族、取引先の主要な担当者、建物の管理会社、そして加入している保険の連絡先です。

書くのは名前と番号だけで十分です。用件は思い出せます。番号は思い出せません。

事務所にも同じ紙を貼っておきます。自分がいない日に誰かが対応する場面でも、同じ紙が使えます。

持ち出す袋を二つ用意する

家と職場では、必要なものが違います。家は数日を過ごす前提、職場は移動して帰る前提です。

家に置くのは、水、食べ物、明かり、電池、常用薬、現金、簡易のトイレ。職場に置くのは、歩いて帰るための靴、明かり、電池、水、菓子、そして薄い上着です。

何をそろえるか迷って先送りになっているなら、防災士と消防士が中身を選んだ四十四点入りの防災士が厳選した防災セットあかまる防災 を一度開けて、足りないものだけ買い足す形でも構いません。ゼロから一つずつ選ぶより、早く終わります。

そろえたら、置き場所を家族と同僚に伝えてください。 誰かの机の下にあることを本人しか知らない備えは、無いのと変わりません。

電池と充電の考え方

停電のとき、いちばん最初に足りなくなるのが電気です。ここだけは多めに持っておいて損がありません。

用意するのは、乾電池、携帯用の電池、そして車があれば車から充電できる線です。携帯用の電池は、二台ぶんを二回充電できる容量が目安になります。

置いたままにしておくと、いざというときに空になっています。半年に一度、日を決めて充電し直してください。夏と冬の初めが覚えやすい時期です。

明かりは、一人に一つずつ用意します。共用の一つを取り合う状態は、暗い中では危険です。

水と食べ物の回し方

備蓄は、賞味期限が切れて捨てるところまでが一組です。捨てるのが嫌で買わない人が多いのですが、回し方を決めれば無駄は出ません。

普段から使うものを少し多めに買い、古いものから使って、使ったぶんだけ買い足す。この形なら、期限を管理する手間がほとんどかかりません。

水は一人一日三リットルが目安で、三日分なら一人九リットルです。四人家族なら三十六リットルになり、置き場所を先に決めておかないと入りません。

職場は一人一日一リットル、一日分で足ります。歩いて帰る前提なら、それ以上は重くて持てません。

連絡が取れないときの決め事

災害の直後は、電話がつながりません。つながらない前提で、先に決めておくことがあります。

決めるのは三つです。安否を伝える手段を何にするか、集まる場所をどこにするか、そして何時間連絡が取れなければどう動くか。

職場でも同じです。出社の判断を誰がいつ出すか。決まっていないと、全員が個別に問い合わせることになり、その電話が回線をさらに詰まらせます。

決めたことは紙に書いて配ってください。当日は、覚えていることしか使えません。

年に一度、見直す日を決める

備えは、置いた日から古くなっていきます。見直す日を決めておかないと、五年前の乾パンが出てきます。

家族の人数、薬、靴のサイズ、電池の残量、水と食べ物の期限。この五つだけを見れば十分です。三十分で終わります。

日付は、防災の日や年度の変わり目など、覚えやすい日にしてください。毎年同じ日にすることが、続けるための条件です。

そのついでに、クラウドの置き場所からファイルを一つ開いてみてください。備えの見直しと同じ日にやれば、忘れません。

よくある質問

Q. 何から買えばよいですか。

A. 明かりと電池と水です。この三つは、どんな場面でも使います。食べ物はその次で構いません。

Q. 備蓄の置き場所がありません。

A. 一か所にまとめる必要はありません。水は押し入れ、明かりは玄関、薬は寝室と分けて構いません。分けた場所を紙に書いておいてください。

Q. 会社として何をどこまでやるべきですか。

A. 従業員の安全に関わる範囲は業種や規模で決まりが違います。人数や設備の条件によっても変わるため、社会保険労務士に一度確かめてください。

Q. データを外に置くのが不安です。

A. 置く相手を選び、権限を分けてください。事務所のサーバー一台だけに置いておくほうが、火災や水濡れで一度に失う分だけ危険です。

まとめ

止まったときに困るものを、まず書き出してください。電気、水、通信、交通、建物の五つで整理できます。

仕事のデータは、事務所のサーバーだけに置かないでください。進行中の案件と連絡先と請求の記録があれば、数日はしのげます。

連絡先は紙で持ちます。五人ぶんの名前と番号を、財布と事務所の壁に。

持ち出す袋は、家と職場で中身を変えてください。家は数日を過ごすため、職場は歩いて帰るためのものです。

そして、年に一度の見直す日を決めてください。日付を決めない備えは、置いた日のまま古くなります。