高速代の立替をなくす。ETCカードの持たせ方と精算フローの作り方

社員が高速道路を使うたびに自分のカードで払い、月末に利用明細を印刷して申請書に貼る。経理はそれを一件ずつ確認して振り込む。件数が増えるほど、この作業は重くなります。

立て替えをなくす方法はあります。会社としてETCカードを持ち、社員に貸与する形です。ただし、新しく設立した会社では審査が通りにくいという事情もあります。この記事では、カードの持たせ方と精算フローの作り方を、実務の順番で整理します。

立て替えのままだと何が起きるか

現状の負担を具体化しておきます。

起きるのは、社員が一時的に自腹を切る、利用明細の印刷と貼り付けの作業、経理が一件ずつ確認する手間、申請漏れや二重申請、私用と業務の区別が申告に依存すること、立替金の精算が翌月になることです。

私用と業務の区別が申告に依存する点が最も厄介です。誰がどこを走ったかを後から検証できないため、確認のしようがありません。

立替金の精算が翌月になると、資金の見通しも立てにくくなります。

社員の負担も、金額が大きいほど重くなります。

申請漏れも、逆に二重申請も、確認の仕組みがなければ防げません。

経理が一件ずつ確認する手間も、件数に比例して増えます。

会社としてカードを持つ二つの方法

大きく二つに分かれます。

比べるのは、クレジットカード会社の法人カードに付帯させる形、協同組合が発行する形、審査の基準、必要な費用、発行までの日数、設立からの年数の影響です。

法人向けクレジットカードを作り、それに紐づくETCカードを発行する形が一つ目です。ポイント還元などの特典がある一方、法人カードの審査があります。

設立してからの年数や決算の状況を見られるため、新しい会社では通りにくいことがあります。

もう一つは、事業者向けに協同組合が発行する形のカードです。クレジットカードの審査とは基準が異なります。

設立間もない会社でも作れる場合があります。出資金や組合費が必要になる代わりに、審査のハードルが下がるという位置づけです。

どちらが良いということはなく、会社の状況で選びます。設立から日が浅い場合は後者が現実的です。設立間もない会社を対象にしていると明記している新会社でも作れる　法人ＥＴＣカード のようなところから当たると、審査で止まる回数が減ります。

カードの持たせ方を決める

方式は三つあります。

選ぶのは、車両ごとに一枚、社員ごとに一枚、共用で貸出管理、発行枚数、退職時の回収、走行記録との突き合わせです。

車両ごとに一枚は、社用車に据え置き、誰が乗っても同じカードを使う形です。管理は単純ですが、誰が使ったかは走行記録と突き合わせないと分かりません。

社員ごとに一枚なら、誰が使ったかが明細から分かります。台数が多いと発行枚数が増え、退職時の回収も必要になります。

共用で貸出管理する形は、必要なときに借りて返します。枚数を抑えられますが、貸出台帳の運用が必要です。

社用車が固定的に使われるなら車両ごと、営業が各自で動くなら社員ごとが目安です。

使用頻度が低いなら、共用の形で足ります。社用車の燃料費の管理と合わせて設計すると整理しやすくなります。

精算フローの組み立て方

カードを持たせただけでは経理の作業はなくなりません。

組み立てるのは、利用明細を取得する、利用者を特定する、業務利用かを確認する、会計に取り込む、例外を処理する、記録を残すことです。

利用明細は月次で発行されます。データで取得できるなら、その形式を確認しておいてください。

利用者の特定は、カードの持たせ方によって手間が変わります。社員ごとに発行していれば自動的に特定できます。

業務利用かの確認は、日付と区間から業務の予定と突き合わせます。日報や訪問記録があれば、それと照合してください。

会計への取り込みは、勘定科目を決めて仕訳します。データで取り込めるなら、ほぼ自動化できます。

人の判断が要るのは、業務利用かの確認と例外の処理だけです。それ以外は仕組みで回せます。

社内ルールとして決めておくこと

運用が崩れないように文書化します。

決めるのは、私用での利用を認めるか、カードの保管場所と持ち出しの記録、紛失時の連絡先と手順、退職や異動時の返却、利用の上限額、確認する担当です。

紛失時の連絡先と手順は、実際に起きたときに慌てないために必要です。

紛失に気づいてから連絡先を探すのでは遅くなります。

カードの裏面や、社内の共有ドキュメントに連絡先を明記しておいてください。

私用での利用を認めるかも、認める場合は精算の方法まで決めておきます。

退職や異動時の返却も、手続きの一覧に加えておいてください。

導入前に確認する項目

申し込みの前に確かめます。

確かめるのは、年会費や発行手数料や出資金の有無、発行までの日数、発行できる枚数の上限、利用明細の提供形式、支払いの方法とサイクル、車両の登録が必要かです。

利用明細の提供形式は、経理の作業量を左右します。データで取得できるかどうかで、月次の作業時間がまったく変わります。

車両の登録が必要かも、見落とされやすい点です。車両ごとに登録する形式の場合、車両を入れ替えたときに手続きが発生します。

発行までの日数も、急ぐ場合には特に重要です。

支払いの方法とサイクルも、引き落とし日と締め日を確かめてください。

発行できる枚数の上限も、人数に足りるかを見ておきます。急いで要るなら、発行までの日数を売りにしているスピード発行　法人ＥＴＣカード へ、必要な枚数を伝えて確認してください。

よくある質問

Q. 設立したばかりでも作れますか。

A. クレジットカード会社の審査は、設立からの年数や決算の状況を見ることが一般的です。協同組合が発行する形式であれば、基準が異なるため作れる場合があります。

Q. 社員の私用車で業務に使うことはできますか。

A. 運用として可能ですが、私用と業務の区別が難しくなります。走行記録と業務の予定を突き合わせる仕組みが必要です。

Q. 明細はどのくらいで届きますか。

A. 締め日と発行のタイミングによります。月次の締め作業に間に合うかを、申し込み前に確認してください。

Q. 高速代以外にも使えますか。

A. ETCカードは有料道路の支払いに使うものです。燃料費は別のカードで管理するのが一般的です。

まとめ

立替をなくすには会社としてカードを持つのが基本だと知ること。

審査が通りにくい場合は協同組合が発行する形式も選べること。

持たせ方は車両ごと・社員ごと・共用から使い方に合わせて選ぶこと。

明細の取得から会計への取り込みまでをフローとして組み立てること。

そして、私用の扱いと紛失時の手順を文書にしておくこと。