副業の人に手伝ってもらいたい。受け入れの形を先に決める

知人の紹介で、平日の夜と週末なら手伝えるという人に会いました。本業は別の会社にあります。

ぜひお願いしたいのですが、こちらに受け入れた経験がありません。何をどう頼めばよいのかも整理できていません。せっかく手が挙がっているのに、こちらの準備がないまま始めて失敗するのも避けたい。どう始めればよいのかが分かりません。

受け入れる側の準備が要る

時間が空いている人を待たせるのは、こちら側の問題です。

準備がないと、依頼の内容が固まらない、必要な情報が渡っていない、連絡が付かず作業が止まる、成果の判断ができない、双方が消耗して終わる、といったことが起きます。

依頼の内容が固まらないまま始めると、相手は何をすればよいか分かりません。社員であれば、周囲を見て察することもできます。外部から入る人には、それができません。

必要な情報が渡っていないのも、よく起きます。社内では当たり前に共有されている前提が、外部の人には伝わっていません。本人は聞きにくく、こちらは渡したつもりでいます。

成果の判断ができないのも、準備の不足です。何をもって完了とするかを決めていないと、受け取ってから「もう少しこうしてほしかった」となります。

常時いる前提で組まないでください。連絡が付かない時間があることを前提に、設計します。 平日の日中は本業があります。その時間帯に連絡しても返ってきません。それを前提に、止まらない形の仕事を渡す必要があります。

任せる範囲を切り出す

社内の仕事を、そのまま渡さないことです。

切り出す条件は、始まりと終わりがはっきりしている、社内の人に都度聞かなくても進む、判断が要る部分を含まない、成果物の形が決まっている、止まっても他が困らないことです。

始まりと終わりがはっきりしていることが、第一の条件です。「この業務を手伝ってほしい」では、どこから手を付ければよいか分かりません。

社内の人に都度聞かないと進まない仕事は、渡さないでください。連絡待ちで止まります。 一つ確認するたびに、こちらの返信を待つことになります。こちらが半日返さなければ、その半日は完全に止まります。それが三回あれば、一週間の作業が二週間になります。

判断が要る部分を含まないことも重要です。「どちらにするか決めてください」という判断は、社内で行います。外部の人に判断させると、責任の所在が曖昧になります。

止まっても他が困らない仕事から始めます。工程の途中に組み込むと、そこで止まったときに全体が止まります。

最初は、資料の整理、調査、下準備といった仕事が向いています。慣れてきたら範囲を広げます。

任せる仕事をここまで絞れたら、あとは受け手を探すだけです。フリーランスボード では案件の内容から人を探せるので、切り出した一件をそのまま条件として出せます。

連絡できる時間帯を決める

期待の時間帯がずれると、双方が待ちます。

決めるのは、相手が対応できる時間帯、こちらが返せる時間帯、返信までの目安、急ぎの場合の連絡手段、返せない時間帯があることです。

相手が対応できる時間帯を、具体的に聞きます。「平日の夜」でも、二十時以降なのか二十二時以降なのかで違います。

こちらが返せる時間帯も伝えます。相手が深夜に送っても、こちらは翌朝まで見ません。それを先に伝えておけば、相手も待ちません。

返信までの目安を、先に合意してください。「すぐ返ってこない」が最も多い不満です。 「翌営業日中に返します」と決めれば、それが基準になります。基準がないと、こちらは半日で返ってくると思い、相手は二日以内でよいと思う。双方が相手を遅いと感じます。

急ぎの場合の連絡手段も決めます。通常とは別の手段にすれば、それだけで急ぎだと分かります。

返せない時間帯があることも、互いに認め合います。本業の会議中、家族との時間、睡眠。これらの時間に返信を期待しないことを、最初に確認します。

相手の勤務先との関係

こちらが確かめておくべきことがあります。

確かめるのは、本業の会社が副業を認めているか、競業にあたらないか、本業の情報を持ち込ませない、本業の設備を使わせない、体調や勤務時間への影響です。

副業が認められているかは、本人に確認してもらいます。届出が必要な会社、許可が必要な会社、禁止している会社があります。

競業にあたらないかも重要です。本業と同じ業種の仕事を副業で受けることが、本業の会社の規則で禁じられている場合があります。

本業で認められているかを、必ず確かめてください。競業や労働時間の通算に関わる扱いは、社会保険労務士に確認します。 本人が「大丈夫です」と言っていても、規則を正確に把握していないことがあります。届出が必要なのに出していない、という状態で始めると、後で本人が困ります。

本業の情報を持ち込ませないことも、明確に伝えます。本業で得た知識や資料を、こちらの業務に使うよう求めてはいけません。悪意なく持ち込まれることもあるため、こちらから線を引きます。

本業の設備を使わせないことも同様です。本業の会社の端末でこちらの作業をされると、双方に問題が生じます。

体調と勤務時間への影響も見ます。本業と副業の合計が過大になれば、本人の健康に影響します。

始めるまでの確認事項

声をかけてから決めるのでは、遅すぎます。

先に決めるのは、契約の形、報酬と支払いの時期、成果物と期限、情報の扱い、終了の条件です。

契約の形は、雇用か業務委託かを明確にします。この選択で、税と社会保険の扱い、労働時間の通算、指示できる範囲が変わります。

報酬と支払いの時期も、最初に決めます。月末締めの翌月払いなのか、成果物ごとの支払いなのか。金額の決め方も、時間あたりか一件あたりかを決めます。

情報の扱いも文書にします。どこまでの情報を渡すか、外部に出してはいけない範囲はどこか。秘密保持の取り決めを結びます。

終了の条件を、最初に決めてください。合わなかったときに、双方が抜けやすくなります。 「三か月ごとに更新の可否を確認する」「いずれかが一か月前に申し出れば終了できる」といった形にしておきます。

終了の条件がないと、合わないと感じても言い出せません。紹介者がいる場合は、なおさら言いにくくなります。先に決めておけば、それは制度上の手続きになります。

社内に説明する

外部の人が入ることを、現場に伝えます。

伝えるのは、誰が何を担当するか、連絡してよい範囲と時間帯、渡してよい情報の範囲、社内の窓口は誰か、期間です。

何も伝えないと、現場は困惑します。知らない名前からの連絡が届き、答えてよいのか判断できません。

連絡してよい範囲と時間帯も伝えます。現場から直接連絡することを認めるのか、窓口を通すのか。

渡してよい情報の範囲は、特に明確にします。外部の人だと分かっていなければ、社員と同じように資料を渡してしまいます。

社内の窓口を、一人決めてください。複数から依頼が飛ぶと、相手の稼働が読めなくなります。 三人がそれぞれ「これもお願いします」と依頼すれば、相手は三件を同時に抱えます。しかも、依頼した側はそれぞれ自分の一件しか見ていないため、遅いと感じます。

窓口を一人にすれば、依頼の量を把握できます。優先順位も付けられます。

期間も伝えます。いつまでの契約かが分かれば、現場も引き継ぎの準備ができます。

最初の一件を小さくする

いきなり大きな依頼をしないことです。

進め方は、一週間で終わる案件から始める、双方の進め方を確かめる、連絡の速さを見る、成果の質を見る、合わなければそこで終えることです。

一週間で終わる案件から始めます。長期の案件をいきなり任せると、合わないと分かったときの損失が大きくなります。

双方の進め方を確かめるのが、一件目の目的です。成果を得ることより、互いのやり方が合うかを見ます。

連絡の速さも見ます。合意した目安どおりに返ってくるか。返ってこない場合、その理由が本業の事情なのか、姿勢の問題なのか。

成果の質も見ます。求めていた水準と合っているか。ずれていた場合、それは説明の不足かもしれません。

一件目を小さくしてください。合わなかったときに、双方が抜けやすくなります。 相手にとっても同じです。こちらの依頼の仕方が合わないと感じたときに、小さな一件で終われるほうが気が楽です。

一件目がうまくいけば、二件目を少し大きくします。段階的に広げるほうが、結果として早く進みます。

段階的に広げる前提なら、二件目以降も続けて頼める相手かを見ておきたいところです。フリーランスエンジニアに安心保証と豊富な案件紹介を【midworks】 は保障を付けて継続的に働ける形を用意しているサービスで、長く付き合う相手を探すときの候補になります。

よくある質問

Q. どんな仕事を頼めますか。

A. 始まりと終わりがはっきりしていて、社内の人に都度聞かなくても進む仕事です。一つ確認するたびに待つことになる仕事は、こちらの返信次第で何倍にも延びます。

Q. 連絡が付かないときは。

A. 返信までの目安を先に合意してください。平日の日中は本業があります。常時いる前提で組まないことです。

Q. 本業の会社への確認は必要ですか。

A. 副業が認められているかを確かめてください。本人が規則を正確に把握していないこともあります。競業や労働時間の通算は社会保険労務士に確認します。

Q. 社内にどう伝えますか。

A. 担当、連絡してよい範囲、期間を伝え、社内の窓口を一人決めてください。複数から依頼が飛ぶと、依頼した側はそれぞれ自分の一件しか見ていません。

まとめ

常時いる前提で組まないでください。連絡が付かない時間があることが前提です。

任せるのは、社内の人に都度聞かなくても進む仕事です。連絡待ちで止まる仕事は渡しません。

返信までの目安を先に合意します。「すぐ返ってこない」が最も多い不満です。

本業で副業が認められているかを必ず確かめてください。

社内の窓口を一人決めます。複数から依頼が飛ぶと、相手の稼働が読めなくなります。