採用で埋めるか、外部に業務委託するか。人手が足りないときの決め方

やりたいことは決まっているのに、それを進める人がいません。手が足りないというより、社内にその経験を持つ人がいないという状態です。

このとき選べるのは二つです。人を採用して社内に置くか、外部に業務委託して期間を区切って進めてもらうか。どちらが正しいかは仕事の性質で決まります。決め方を持たずに「とりあえず相談してみる」から入ると、高い勉強代を払うことになります。

採用と外注の分かれ目を決める

判断の材料は三つです。その仕事が今後も続くか、社内に残す必要がある知識か、始めたい時期はいつか。

三年先も同じ仕事が残るなら採用です。社員として抱えたほうが安く、知識も社内にたまります。

一度作れば終わる仕事なら、業務委託で足ります。作り終えた人を抱え続ける理由がありません。

始めたい時期が来月なら、採用は間に合いません。求人を出して面接をして入社を待つと、早くても二か月かかります。

この三つのうち二つが外注に寄ったら、外に出すと決めます。迷っている時間のほうが高くつきます。

頼む範囲を先に切る

外に頼むと決めたら、依頼する範囲を紙に書きます。ここを曖昧にしたまま声をかけると、見積が比べられません。

書くのは、解きたい課題、期間、こちらが出す資料と人、受け取る成果物、判断は誰がするか、の五つです。

五つ目が抜けている依頼が多くあります。外部の人は提案までしかできません。決めるのは自分たちです。ここを預けると、決まらないまま費用だけが積み上がります。

成果物も、報告書なのか、動く仕組みなのか、社内の人が使える手順なのかで金額が変わります。「改善案をください」では受ける側も見積れません。

期間は短く切ります。長い契約を一本結ぶより、三か月で一度成果を見て続きを決めるほうが、双方にとって安全です。

相手を選ぶときに見るところ

肩書や実績の一覧より、目の前の人が何をするかを見ます。契約したあとに別の人が来る会社もあります。

聞くのは、実際に手を動かすのは誰か、その人の経験、途中で交代する可能性、こちらの業界での事例、断った案件はどんなものか、の五つです。

最後の質問は効きます。何でも受けると答える相手より、「これは向いていないので受けません」と言える相手のほうが信用できます。

期間を区切って専門の人に入ってもらう形なら、転職の窓口を通して探す手もあります。技術系の経験者に絞って企業と人をつなぐ テックゲートエキスパート｜20代・30代のITコンサル転職 のような場では、社員として採る前提の相談と、期間を決めた関わり方の相談が並んでいます。

初回の打ち合わせで、こちらの説明を遮って自社の商品の話を始める相手は避けます。その進め方が契約後も続きます。

会社に頼むか、個人に頼むか

外注先は会社だけではありません。独立して働いている人に直接頼む道もあります。

会社に頼む利点は、担当が抜けても代わりが立つことです。欠点は、間に人が入るぶん費用が上がることと、実際に手を動かす人が見えにくいことです。

個人に業務委託する利点は、経験のある人に直接頼めることと、費用が抑えられることです。欠点は、その人が倒れたら止まることです。

基幹の仕組みを触るような仕事なら、その領域だけを長く扱ってきた人を探します。フリーランスの技術者やコンサルタントに案件を渡す平均150万円/月以上のIT・SAPコンサル案件多数【IT Consultant Bank】 のような仲介の場なら、社名ではなく経歴で相手を選べます。

どちらにしても、途中で止まったときにどうするかは契約に書いておきます。

受け入れる側の準備をする

外から人が入っても、こちらの準備が無ければ何も進みません。

用意するのは、窓口になる社員一人、必要な資料、聞ける相手の一覧、そして会議の時間です。

窓口を複数にしないでください。誰に聞けばよいか分からない状態は、外部の人にとって最も手が止まる原因です。

社内の人が「外から来た人にやらせておけばいい」という態度になると、成果物は誰も使わないまま棚に入ります。一緒に作った形にしておくことが、そのあと使われるかどうかを分けます。

終わったあとに何を残すか

契約が終わる前に、何を残してもらうかを決めます。

残すのは、判断の理由が書かれた資料、社内の人が続けられる手順、次に困ったときの相談先です。

きれいな報告書だけが残っても、半年後には誰も開きません。手順のほうが役に立ちます。

続きを社内でやると決めたなら、担当する社員を契約の期間中から同席させます。終わってから引き継ぐのでは遅すぎます。

うまくいかなかった場合も記録します。何を頼んで、どこで噛み合わなかったか。次に頼むときの条件がそこから決まります。

支払いの区切りも、成果物の受け取りに合わせておきます。月ごとに払い続ける契約は、成果が出ていなくても止めにくくなります。

同じ相手に続けて頼むかどうかは、一年に一度だけ考えます。関係が続くこと自体を目的にすると、費用の理由が説明できなくなります。

よくある質問

Q. 採用と外注のどちらを選べばよいですか

A. 三年先も続く仕事で、知識を社内に残したいなら採用です。一度で終わる仕事か、来月には始めたいなら外に出してください。

Q. 見積が会社によって大きく違います

A. 頼む範囲の書き方が曖昧だと差が開きます。成果物と期間と判断者を紙にして、同じ条件で出し直してもらってください。

Q. 会社と個人のどちらに頼むほうが安全ですか

A. 止まったときの代わりが要るなら会社です。経験と費用を優先するなら個人への業務委託です。どちらでも交代時の扱いを契約に書きます。

Q. 終わったあとに社内で続けられません

A. 担当する社員を契約中から同席させていないためです。終わってからの引き継ぎでは間に合いません。

まとめ

続く仕事か、知識を残したいか、いつ始めたいか。三つで採用と外注を分けます。

頼む範囲は、課題・期間・こちらが出すもの・成果物・判断者の五つを紙にします。

相手は肩書ではなく、実際に手を動かす人で選びます。断った案件を聞くと分かります。

会社に頼むか個人に業務委託するかは、止まったときの代わりが要るかで決めます。

終わる前に、手順と判断の理由を残してもらいます。報告書だけでは使われません。