外国籍の人を雇うときの届出。期限のあるもの

外国籍の方を採用しました。社会保険の手続きは会計事務所に任せていますが、それとは別に出す届出があると聞きました。

期限もあるようです。何をどこに出すのか、うちの誰が担当するのかも決まっていません。何を出せばよいのかが分かりません。

入るときと辞めるときの両方で要る

入社のときだけではありません。

押さえるのは、雇い入れたときに届け出るものがあること、離職したときにも届け出ること、期限が定められていること、在留の資格によって別の手続きが加わること、社会保険や雇用保険の手続きとは別であること、そして確認先です。

期限が定められています。日数で決まっています。

在留の資格によって、別の手続きが加わります。

社会保険や雇用保険の手続きとは別のものです。

対象と期限は、ハローワークや社会保険労務士に確認します。

辞めるときも要ります。入社のときだけ処理して、退職時に忘れる例が多くあります。 採用のときは、手続きの一覧を見ながら進めます。だから、抜けにくくなります。

一方、退職のときは、離職票と保険の資格喪失に意識が向きます。外国籍の方に固有の届出は、その一覧に入っていないことが多くあります。

退職の手続きの一覧に、この項目を足します。該当がなければ「該当なし」と記入して進めます。一覧に載っていることが、抜けを防ぐ唯一の方法です。

何を届け出るかを確かめる

手続きが複数の窓口に分かれます。

確かめるのは、雇用保険に入る人と入らない人で様式が違うこと、出す先、書く項目、在留カードの記載と一致させること、そして確認先です。

雇用保険に入る人と、入らない人で様式が違います。

出す先も確かめます。ハローワークなどです。

書く項目も確かめます。氏名、在留資格、在留期間、国籍などです。

様式と提出先は、ハローワークや社会保険労務士に確認します。

在留カードの記載と一致させてください。表記の違いで差し戻される例が多くあります。 氏名の表記は、特に食い違います。

在留カードの表記、履歴書の表記、本人が普段使っている呼び名。この三つが違うことがあります。ミドルネームの扱い、姓名の順、スペースの位置。細かい違いで差し戻されます。

在留カードの写しを取り、その表記をそのまま書き写します。「読みやすいように」と直さないことです。在留期間も、カードに記載された日付をそのまま使います。

期限を台帳に入れる

採用の慌ただしさの中で、抜けます。

やることは、入社の手続きの一覧に加えること、期限を日付で書くこと、担当とその代わりを決めること、出した控えを保管すること、退職の手続きの一覧にも加えることです。

期限は日付で書きます。「速やかに」では管理できません。

担当と、その代わりを決めます。休むこともあります。

出した控えも保管します。後から確かめる場面があります。

退職の手続きの一覧にも加えてください。入社の側だけ整えても、片方が抜けます。 入社の一覧を整えた時点で、担当者は済んだつもりになります。

しかし、届出は入社と退職の両方で必要です。退職の一覧を直していなければ、半年後、一年後に必ず抜けます。しかも、そのときには担当者が替わっているかもしれません。

一覧を作るなら、入社と退職の二つを同時に直します。作業としては十分で終わります。片方だけ直した状態が、最も抜けやすい形です。

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在留資格に応じた手続きも確かめる

資格によって、加わるものがあります。

確かめるのは、特定の在留資格で求められる届出、支援を行う場合の定期的な報告、転職や退職があった場合の本人側の手続き、会社が知らせる必要があるもの、そして確認先です。

特定の在留資格で求められる届出があります。

支援を行う場合は、定期的な報告も求められます。

会社が知らせる必要があるものも確かめます。

確認先は、出入国在留管理庁と行政書士です。

本人側の手続きも案内してください。会社の届出だけ済ませても、本人が期限を過ぎると本人が不利になります。 転職したとき、退職したとき、本人にも届け出る義務がある場合があります。

会社は自分の届出を済ませて終わりにします。しかし、本人が知らずに期限を過ぎれば、次の更新に影響することがあります。本人の生活に直接関わります。

入社と退職の案内に、「ご本人が行う手続き」の欄を設けます。窓口と期限を書いて渡します。会社が代行する必要はありません。知らせるだけで足ります。

更新の時期も一緒に管理する

届出と在留期間は、別の管理になりがちです。

同じ台帳に入れるのは、在留期間の満了の日、更新の手続きを始める時期、届出の期限、担当、本人へ知らせる時期です。

在留期間の満了の日を入れます。カードに記載されています。

更新の手続きを始める時期も入れます。満了の数か月前です。

本人へ知らせる時期も入れます。本人が忘れることもあります。

同じ台帳にまとめてください。別々に持つと、片方だけが更新されます。 届出の管理は総務、在留期間の管理は人事、といった分け方をしている会社があります。

この状態では、片方が更新されても、もう片方は古いままです。在留資格が変わったのに、届出の台帳は前の資格のままだった。こうした食い違いが生じます。

一人につき一行の台帳にします。在留資格、満了日、更新の着手時期、届出の履歴。この四つを横に並べます。更新すれば、その一行を直すだけです。

台帳を持つほどの人数を抱えずに済ませたい時期もあります。フリーランスエンジニア向けIT求人・案件サイト【IT求人ナビフリーランス】 のように案件ごとに人を探せる場を併せて使えば、雇用に伴う届出の対象そのものを増やさずに手を借りられます。

情報の扱いを決める

国籍や在留に関する情報は、慎重に扱います。

決めるのは、集める項目を必要な範囲に限ること、見られる人を限ること、保管する場所、保存する期間、退職後の扱い、そして確認先です。

集める項目を、必要な範囲に限ります。

保管する場所も決めます。施錠できる場所です。

保存する期間も決めます。退職後の扱いも含めてです。

取り扱いは、弁護士に確認します。

見られる人を限ってください。手続きに関わらない人が見られる状態にしないことです。 在留資格、国籍、在留期間。これらは、業務に必要な人以外が知る必要のない情報です。

共有の場所に台帳を置けば、誰でも見られます。悪意がなくても、話題に出ます。本人の意図しないところで、事情が広まります。

台帳は施錠できる場所か、権限を絞った場所に置きます。閲覧できるのは手続きの担当と、その代わりの人だけ。この二人以外は見られない形にします。

出し忘れに気づいたら

放置がいちばん重くなります。

やることは、気づいた時点で窓口に相談すること、遅れた理由を正直に伝えること、必要な書類をすぐ用意すること、他の対象者も点検すること、そして確認先に相談することです。

気づいた時点で、窓口に相談します。

遅れた理由も正直に伝えます。取り繕わないことです。

必要な書類をすぐ用意します。相談の場で求められます。

対応は、社会保険労務士や行政書士に相談します。

他の対象者も点検してください。一件抜けているときは、他にも抜けていることが多くあります。 一件だけが偶然抜けることは、あまりありません。

手続きの一覧に載っていない、担当が知らない、引き継ぎで漏れた。原因は仕組みの側にあります。だとすれば、同じ条件の他の人も抜けています。

一件見つかった時点で、対象になり得る全員を洗い出します。過去にさかのぼって確かめます。まとめて相談するほうが、後から一件ずつ発覚するより収まりがつきます。

よくある質問

Q. いつ届け出ますか。

A. 雇い入れたときと、離職したときの両方です。退職の手続きの一覧にも項目として足してください。

Q. 社会保険の手続きとは別ですか。

A. 別です。会計事務所に任せていても、この届出が済んでいるとは限りません。誰の担当かを確かめてください。

Q. 書き方で気をつけることは。

A. 在留カードの写しを取り、その表記をそのまま書き写してください。読みやすく直すと差し戻されます。

Q. 出し忘れに気づいたら。

A. 窓口に相談したうえで、対象になり得る全員を過去にさかのぼって点検してください。

まとめ

入社と退職の一覧を、同時に直すこと。

在留カードの表記を、そのまま書き写すこと。

在留期間と届出を、一人一行の同じ台帳で管理すること。

本人が行う手続きも、窓口と期限を書いて渡すこと。

そして、対象・様式・期限はハローワーク・社会保険労務士・行政書士に確認してください。