技術者の手を借りる。委託と常駐のどちらで頼むか決める

社内の技術者が二人しかいない。片方が長期の案件に張りつき、もう片方が問い合わせと保守で埋まる。新しい話が来ても、着手できるのが三か月先になる。

採用を進めてはいるが、決まるまでに半年かかる。決まったとしても、立ち上がるまでにさらに数か月。目の前の話には間に合わない。外の人に入ってもらうしかない、というところまでは決まっても、どういう形で頼むのが自社に合うのかが分からない。ここで止まっている会社は多い。

頼み方には二つの形がある

一つは、仕事の単位で頼む形だ。作るものと期限を決めて渡し、完成したものを受け取る。もう一つは、人の時間を借りる形になる。決まった時間だけ入ってもらい、その中でこちらが指示を出す。

前者は、何を作るかがはっきりしているときに向く。仕様が固まっていて、途中で大きく変わらないもの。後者は、日々の判断が要る仕事や、何をやるかが動く仕事に向く。

• 作るものが決まっているか
• 途中で仕様が変わりそうか
• こちらが指示を出せる人がいるか
• 期間はどのくらいか
• 終わったあとに社内へ残したいものがあるか

この五つに答えると、どちらの形が近いかが見える。両方に当てはまる仕事なら、前半だけを切り出して仕事の単位で頼み、残りを時間で借りるという分け方もできる。

形が違えば、こちらの負担も変わる。仕事の単位で渡すなら、渡すときにきちんと書く手間がかかる。時間で借りるなら、毎日の指示を出す人が要る。どちらも「頼めば楽になる」わけではない点は同じだ。

探す前に、渡せる形にする

どちらの形でも、渡す内容が曖昧だと同じところで詰まる。頭の中にあるものを、そのまま渡すことはできない。

最低限、いま何が動いているか、何を作りたいか、いつまでに要るか。この三つを一枚にする。技術の細かい話は後でいい。むしろ、なぜそれが要るのかという背景のほうが、相手の提案を引き出す。

書きながら、社内で決まっていないことも見つかる。誰が受け入れの判断をするのか、動くものができたときに誰が確認するのか。これが決まっていないと、入ってもらった初日から止まる。

一枚にまとめる作業は、外に頼まないと決めた場合でも無駄にならない。社内で優先順位を話すときの材料になるし、来年また同じ検討をするときにそのまま使える。

相手を探す場所を決める

知り合いをたどる方法は速いが、母数が少ない。同じ人に頼み続けることになり、その人が埋まっていると次がない。

案件を出せる場に条件を書いて置いておくと、こちらから探しに行かなくても候補が来る。エンジニアルートのように技術者が自分で案件を探す形の場なら、条件に合う人だけが手を挙げる。募集を出してから候補に当たるまでの時間が短い。

書く条件は、金額と期間と場所。この三つを曖昧にすると、応募は増えても話が進まない。幅でよいので数字を出す。

何を使って作るかも書いておく。使う道具が合わない相手からの応募を減らせるし、書いてあること自体が「分かっている会社だ」という印象になる。

短い仕事なら別の頼み方もある

数日で終わる作業に、契約を交わして人を入れるのは重い。資料の変換、簡単な修正、調査。こういう仕事は、作業単位で受け手を募集できる場のほうが早い。

日本最大級クラウドソーシング　クラウディア のような仲介の場を使えば、予算と納期を書いた文面がそのまま募集になる。実績を見て選べるので、初めての相手でも判断の材料がある。少額から試せるのも利点になる。

初めての相手には、小さい仕事を一件だけ出す。やりとりの速さと、約束の守り方が分かる。合わなければ、それで終わりにできる。

募集の文面は使い回す。一度書いておけば、次に同じ種類の作業が出たときに数分で出せる。募集のたびにゼロから書いていると、それ自体が面倒になって頼まなくなる。

入ってもらう前に用意するもの

初日に何も用意されていないと、最初の一週間が準備で消える。有償で来てもらっているなら、その分がそのまま損になる。

• 使う端末と、貸すか持ち込みか
• 接続に必要な権限
• 参照できる資料の置き場所
• 質問先になる社内の人
• 作業した時間や内容の報告の形

持ち込みの端末を使ってもらう場合は、情報の扱いを先に決める。どこまで保存してよいか、終わったあとに消してもらうか。契約書の条項と、実際の運用を合わせておく。

権限は、最初は狭く出す。足りなければ足せばいいが、広く出したものを後から狭めるのは気まずい。終わった日に権限を外す手順まで、開始前に決めておく。

費用の見方をそろえる

時間あたりの単価だけを比べると、安いほうが良く見える。実際には、こちらが使う時間も費用になる。

説明に何時間かかるか、確認に何時間かかるか。これを足して比べる。単価が高くても、説明が要らない相手のほうが総額で安いことは珍しくない。

社員を雇った場合とも並べる。給与、社会保険料、機材、教える時間。全部を足したうえで、必要な期間で割る。半年しか要らない仕事なら、雇うより借りるほうが合う。

比べた結果は、数字のまま残しておく。次に同じ判断をするときに、また一から集めることになる。案件ごとに一行ずつ足していく表があれば、三件目からは判断が速い。

終わったあとに何を残すか

作ったものだけを受け取ると、次に直すときにまた同じ人を探すことになる。手順の記録や、判断した理由まで残してもらう。

契約の前に、残すものを一覧にして合意しておく。終わってから頼むと、追加の作業として扱われる。

残してもらうものは、社内の誰かが読める言葉であることも条件にする。専門用語だけで書かれた記録は、書いた人にしか使えない。受け取ったその日に、社内の一人が読んでみるところまでを段取りに入れておく。

社内に人を置くかを決める

同じ種類の仕事が繰り返し出るようになったら、外に頼み続けるより社内に置くほうが安くなる。半年ぶんの支払いと、採用にかかる費用を並べて比べる。

判断の材料は、そのつど記録しておいた費用と時間になる。感覚で「外注費が高い」と言っている限り、決められない。

置くと決めたあとも、外の手を使う枠は残しておく。全部を社内で持つと、繁忙期に同じ問題が戻ってくる。常に一社か二社、頼める先を切らさないでおくほうが安定する。

よくある質問

Q. 業務委託と常駐はどちらが安いですか。

A. 単価だけでは決まりません。説明と確認にかかるこちらの時間まで足して比べてください。仕様が動く仕事ほど、時間で借りる形のほうが結果的に安くなります。

Q. 初めての相手をどう見極めますか。

A. 小さい仕事を一件だけ出してください。やりとりの速さと約束の守り方は、実際に一度頼まないと分かりません。

Q. 情報を渡すのが不安です。

A. 見せる範囲を先に決め、契約書の守秘の条項と実際の運用をそろえてください。終わったあとの扱いまで書いておくことが大事です。

Q. 社内に人を置くべき時期はいつですか。

A. 同じ種類の仕事が繰り返し出るようになったときです。半年ぶんの支払いと採用にかかる費用を並べて判断してください。

まとめ

外の技術者に入ってもらうとき、決めるのは相手ではなく頼み方のほうが先になる。仕事の単位で渡すのか、時間を借りるのか。これが決まらないまま探し始めると、候補は集まっても話が進まない。

いま動いているもの、作りたいもの、期限。この三つを一枚にして、金額と期間と場所を数字で書く。そのうえで、短い作業は作業単位の場へ、長い関わりが要るものは案件の場へ出す。入ってもらう前の準備と、終わったあとに残すものまで決めておけば、同じことをもう一度やるときの手間が大きく減る。