私物の携帯で仕事をしている。会社の番号を持たせる

外回りの担当に電話をかけたい取引先が、その人の携帯へ直接かける。番号は、名刺に手書きで足したものだ。会社としては、その番号を把握していない。

担当が辞めた翌月、その番号にかかってきた電話は、もう会社には届かない。相手は、つながらないので取引をやめたのかと考える。引き継いだ人は、そもそも問い合わせが来ていたことを知らない。私物の携帯で仕事をしている状態は、続いている間は何の問題も起きないが、終わる日にまとめて表面化する。

いま何が起きているかを把握する

まず、私物の番号がどこまで外に出ているかを確かめる。本人に聞くしかない。

名刺に書いているか、メールの署名に入れているか、取引先に口頭で伝えているか。三つとも該当していると、番号を変えるだけで連絡が途切れる。

• 私物の番号を渡している相手の数
• 名刺や署名への記載
• 業務で使っている通話の量
• 通信料を会社が負担しているか
• 辞めるときに何をするか決まっているか

最後の一つが決まっていない会社がほとんどになる。決めていないから、辞める日に慌てる。

把握した結果は、人数と番号の一覧にしておく。誰が何番を外に出しているかが一枚で分かれば、切り替えるときの段取りも立てやすい。

聞くときは、責める形にしない。会社が番号を用意してこなかった結果なので、本人に非はない。

本人にとっても、私物で受けるのは負担になっている。休日にかかってくる、番号を知られたくない相手にも渡している。会社の番号を用意するのは、本人のためでもある。

会社の番号を持たせる形

台数分の契約をして、端末ごと貸す形がいちばん分かりやすい。番号は会社に残り、人だけが入れ替わる。

費用は、台数と使う量で決まる。通話が多いのか、通信が多いのか。使い方によって向く料金が違う。

現状の私物の使い方を目安にする。本人に一か月ぶんの使用量を見てもらえば、必要な容量がおおよそ分かる。多めに契約して余らせるのが、いちばんもったいない。

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端末を貸すか、番号だけを貸すかという選択もある。私物の端末に会社の番号を入れる形なら、持ち歩く端末が一台で済む。

二台持ちを嫌がる人は多い。ただ、私物に会社の番号を入れると、端末そのものの扱いに社内の決まりが及ぶ。どちらにも面倒があるので、現場の意見を聞いてから決める。

誰に持たせるかを決める

全員に持たせる必要はない。外に出る人、緊急の連絡を受ける人、当番に入る人。この三つに絞れば台数が抑えられる。

持たせない人には、代わりの手段を用意する。事務所の番号を転送する、共有の端末を置く、といった形がある。

台数を決めたら、使い方の決まりも作る。私用に使ってよいか、通信量の上限をどうするか。書いておかないと、後から言いにくくなる。

受ける時間の線も引く。持たせた瞬間から、業務時間外にもかかってくるようになる。出なくてよい時間帯を決めておかないと、負担だけが増える。

固定の番号との組み合わせ

携帯だけにすると、会社としての代表の番号がなくなる。取引先の登録の画面で、携帯の番号が入らないことがある。

固定の番号は持っておくほうが動きやすい。電話番号《即日手配＆選べる》電話工事《最短2日》⇒初期費オール０円キャンペーン実施中 のように回線と番号の申し込みをまとめて扱う窓口を使えば、初期の負担を抑えたまま代表番号を用意できる。

代表番号にかかってきたものを、誰がどう受けるかも決める。転送するのか、事務所で受けて取り次ぐのか。

名刺の刷り方も合わせて決める。代表番号だけ載せるのか、担当の番号も載せるのか。相手の立場で考えると、両方あるほうが親切なことが多い。

番号を引き継ぐ手順を作る

会社の番号にする最大の利点が、ここにある。人が替わっても番号が残る。

辞めるときの手順に、端末の返却と、番号の引き継ぎを入れる。誰が次に持つかを決め、取引先への案内も出す。

案内は、番号が変わらないことを伝えるだけでいい。担当が替わったことだけを知らせれば済む。

端末の中身も引き継ぎの対象になる。連絡先、やりとりの履歴、写真。返却の前に、どれを残してどれを消すかを決めておく。

通信料の扱いを整える

私物を使わせて手当を払う形にしている会社もある。この形は簡単だが、番号の問題は解決しない。

手当の額が実費と合っているかも、確かめにくい。会社が契約する形にすると、明細で使用量が分かる。

明細が見えると、使い方の偏りも分かる。特定の人だけ通信量が突出しているなら、業務の内容を確かめる材料になる。

紛失したときの手順

外に持ち出す端末は、いつか落ちる。落ちたときに何をするかを、先に書いておく。

連絡先、止める手順、社内の誰に報告するか。この三つを紙に書いて、持たせる人に渡す。

端末側の備えも入れておく。画面の鍵をかける、遠隔で消せるようにする。持たせる前に設定しておかないと、落ちた日には間に合わない。

見直す時期を決める

契約は、放っておくと古い条件のまま続く。年に一度、台数と料金を見る日を作る。

使っていない台数が残っていないかも確かめる。辞めた人の分がそのまま契約に残っている例は多い。

見直しのついでに、料金の形も確認する。契約した当時と、いまの使い方が変わっていることが多い。通話中心だったのが通信中心になっていれば、合う料金も変わる。

よくある質問

Q. 全員に持たせるべきですか。

A. 外に出る人、緊急の連絡を受ける人、当番に入る人に絞れば台数を抑えられます。持たせない人には転送や共有の端末で代替してください。

Q. 手当を払う形では駄目ですか。

A. 簡単ですが、番号が個人に残る問題は解決しません。辞めたあとの連絡が途切れる点は変わらないため、そこを許容できるかで判断してください。

Q. 固定の番号も要りますか。

A. 取引先の登録の画面で携帯の番号が入らない場合があります。代表の番号を持っておくほうが動きやすくなります。

Q. 私用に使わせてよいですか。

A. 決めておかないと後から言いにくくなります。通信量の上限も含め、持たせる前に書いておいてください。

まとめ

私物の携帯で仕事が回っているうちは、何も問題が起きない。表に出るのは、その人が辞める日になる。

いま番号がどこまで外に出ているかを確かめ、持たせる人を三つの条件で絞り、代表の固定番号と組み合わせる。辞めるときの手順に、端末の返却と番号の引き継ぎを組み込んでおけば、連絡が途切れることはない。まずは、名刺に私物の番号を書いている人が何人いるかを確かめるところから始めるといい。