小さな催しを開く。場所を借りて、足りない人手を外に頼む

五十人ほどの催しを開くことになって、会場は押さえたのに当日の受付に立つ人がいない。この順番で慌てる人が多い。

場所より先に、当日に何人の手が要るかを数えます。数えてから会場を決めると、無理のない規模に落ち着きます。

当日に何人要るかを先に数える

受付、誘導、記録、進行、そして何も持たない予備の一人。五十人規模でも最低これだけ要ります。

このうち社内で出せるのは、たいてい進行と記録だけです。残りは足りません。

足りないまま当日を迎えると、進行役が受付に立ちます。そうなると中身が回りません。

会場は人数の一.二倍で取る

ぴったりの人数で取ると、通路が消えます。受付の机を置く場所も無くなります。

五十人なら六十人が入る部屋。この余白が当日の動きを作ります。

貸し会議室・レンタルスペースの予約【インスタベース】 は収容人数と設備で絞り込めるので、机の数やマイクの有無まで見てから押さえられます。前室が付いている部屋を選べば、受付をそこに出せます。

前室があるかで当日が変わる

受付を部屋の中に置くと、遅れて来た人が全員の前を横切ります。

前室か廊下に机を出せる部屋を選ぶと、これが消えます。図面を見て、扉の外に一メートル取れるかだけ確かめます。

荷物置きも同じです。中に積むと通路が狭くなります。

足りない手を外に頼む

社員を一日はがすと、その人の仕事が丸ごと止まります。受付や誘導は、外に頼んだほうが安い場面が多い。

日本最大級クラウドソーシング　クラウディア なら当日だけの受付や記録の作業も単発で募集できるので、人数と時給を決めて三日前でも人が見つかります。応募のやりとりが画面上で済むのも助かります。

頼むのは、判断が要らない持ち場に限ります。判断が要る場所に外の人を置くと、当日に聞きに来ます。

頼むときに渡すもの

一枚の紙で足ります。集合時刻、場所、服装、持ち場、終わりの時刻、連絡先。

これを前日に送るだけで、当日の質問が半分に減ります。口で説明するより速い。

持ち場ごとの「やらないこと」も書いておきます。良かれと思って動かれると、そこが崩れます。

受付の並びを決める

名簿を五十音で分けるか、事前申込と当日で分けるか。どちらかにします。

列が二本を超えると、来た人が迷います。迷った人は先頭に並び直すので、そこで詰まります。

名札を先に机に並べておくと、渡すだけで済みます。書かせると一人あたり三十秒かかります。

会場の下見でやること

図面だけでは分かりません。一度歩いて、入口から部屋までの動線を確かめます。

エレベーターの台数と大きさは特に見ます。開始前の五分に人が集中すると、ここで詰まります。

机と椅子の数、それから使える控え室があるかどうか。この二つを聞いて帰ります。

進行の時間割を紙にする

分単位で書きます。何分に扉を開け、何分に始め、何分に休憩を入れるか。

紙を持つのは進行役だけでなく、全員です。持ち場の人が次の動きを知っていると、指示が要らなくなります。

押したときにどこを削るかも、先に決めておきます。削る場所が決まっていないと、全部が押します。

当日の連絡手段

会場では声が届きません。全員が入るやりとりの場を一つ作ります。

「受付の列が伸びています」の一行で、予備の一人が動けます。これだけで回り方が変わります。

終わったら消す前提の場にしておくと、参加する側の心理的な負担も少ない。

費用の内訳を先に置く

会場、機材、人の手当、印刷。五十人規模なら、この四つで十万円前後に収まります。

いちばん読み違えるのが人の手当です。三人を五時間で二万円強。ここを見ないで会場だけ決めると足が出ます。

余った予算は予備の一人に使います。ここが最後まで効きます。

終わったあとの三十分

片付けと、忘れ物の確認と、その場での振り返り。解散する前に三十分だけ取ります。

翌日になると誰も覚えていません。うまくいかなかった場所は、その日のうちに一行残します。

次にやるときは、その一行から読み始めます。

雨と暑さの逃げ道

屋外で何かをやるなら、雨の日の代替を先に決めます。当日に考える余裕はありません。

中止の判断をいつ誰がするかも決めておきます。前日の十七時、と決まっていれば連絡が回ります。

夏場は日陰と水を用意します。人が倒れると、その時点で催しは終わります。

荷物の搬入と搬出

段ボールで持ち込むと、当日の朝に運ぶ人が要ります。前日に送れる会場かどうかを確かめます。

帰りのほうが大変です。余った資料と機材を、誰がどこへ持ち帰るかを先に決めます。

台車が借りられるかも聞いておきます。あるだけで人ひとり分の働きをします。

写真を誰が撮るか

記録の担当を置かないと、一枚も残りません。進行役は撮れません。

撮る場所を先に三つ決めます。全景、受付、話している人の手元。これだけで足ります。

人の顔が写るものは、案内に一行断りを書いておきます。当日に聞いて回るのは無理です。

よくある質問

Q. 当日の手は何人見ればよいですか

A. 五十人規模で五人が最低です。受付、誘導、記録、進行、それに何も持たない予備の一人を必ず入れてください。

Q. 会場はどのくらいの広さを取りますか

A. 参加人数の一.二倍です。ぴったりで取ると通路と受付の場所が消えます。

Q. 外に頼む持ち場はどこまでですか

A. 判断が要らない場所に限ります。受付や誘導は向きますが、問い合わせに答える場所は社内の人に置いてください。

Q. 直前に人が足りないと分かったら

A. 単発の募集なら三日前でも間に合います。ただし持ち場と時間を書いた紙を前日までに渡してください。

まとめ

催しは会場より先に、当日に要る人数を数えます。五十人なら受付・誘導・記録・進行と予備で五人。会場は人数の一.二倍を取り、前室に受付を出せる部屋を選ぶ。足りない手は判断の要らない持ち場に限って外に頼み、集合時刻と持ち場を書いた紙を前日に渡す。時間割は分単位で全員が持ち、押したときに削る場所まで先に決めておけば、当日に慌てません。終わったその場で三十分だけ振り返り、うまくいかなかった場所を一行残しておきます。