会議の資料を印刷し、議事録は録音から作る。機材も見直す

毎月の会議が、三回続けて三十分で終わりました。議題が無いからです。集まること自体が目的になっていました。

やめてしまえばいいという話でもありません。決める場が無くなると、廊下での立ち話で決まったことが後から問題になります。続けるなら、議題が自然に集まる形と、話したことが残る形の二つを用意する必要がありました。

議題が尽きるのは、拾う仕組みが無いから

困りごとが無いのではなく、集める場所が無いだけです。

現場では毎日何か起きています。ただ、それを会議に持ち込む経路が無い。会議の前日に「何かありますか」と聞いても、その場では思い出せません。起きたときに書き込める場所を一つ作って、会議ではそれを上から見ていく形にしてください。

拾う場所さえあれば、議題は余ります。

一年ぶんの型を、先に決めておく

毎回ゼロから考えると、続きません。

決算、点検、年度替わり、繁忙期。動かない予定が年に六つはあります。それを先に月へ割り当てて、残りを持ち込みの議題に充てる。こうすると、議題が無い月でもやることが一つはあります。年間の予定表を一枚作るだけで、準備の負担がかなり減ります。

予定表は、決めた月に見直す欄も入れておいてください。

資料を紙で配るか、画面で見せるか

配るほど読まれる、ということはありません。

その場で数字を追う資料は紙、説明を聞くだけのものは画面。この分け方が実用的です。全部を紙で配ると、会議のあいだ誰も顔を上げません。会議で配る資料や年間の予定表を小部数で刷れるネット印刷ならプリントアース のような窓口なら、必要なぶんだけ用意できます。

紙で配ったものは、終わったあとに回収するかどうかも決めておいてください。

話したことを、その場で残す

あとから書こうとすると、まず書きません。

録音しておいて、終わってから決まったことだけを書き出す形が現実的です。文字起こしまで自動でやる仕組みを使うなら、固有名詞だけ後で直せば済みます。手で全部書こうとすると、書く人が議論に参加できなくなります。

録音することは、始まる前に全員へ伝えてください。黙って録るのは後で問題になります。

会議室に置く機械を決める

毎回、誰かがノートパソコンを運んでくる形だと定着しません。

画面を映す、音声で記録する、資料を出す。この三つを一台に任せて、会議室に据え置いてしまうほうが楽です。机の隅に置ける小型で処理の速い【GMKtec】 のようなミニパソコンなら、場所を取らずに常設できます。持ち込みが要らなくなると、始まるまでの五分が消えます。

据え置く機械は、誰でも使えるように電源の入れ方を貼っておいてください。

議事録は、決まったことだけ書く

やりとりを全部書くと、誰も読みません。

決まったこと、決まらなかったこと、次にやる人と期限。この三つで足ります。発言の順番は要りません。読む人が知りたいのは、自分に何が回ってきたかだけです。三つに絞ると、書くほうも十分で終わります。

書き起こしを全文残しておくのは構いませんが、配るのは三つの部分だけにしてください。

出た宿題を、次の議題にする

やりっぱなしになると、会議そのものが軽く見られます。

前回の宿題を確認するところから始めてください。終わっていないものは、理由と新しい期限を書く。これを続けると、宿題を出すときの言い方が慎重になります。誰もやらない宿題が出続けるのは、期限と担当が曖昧だからです。

確認は五分で終わります。この五分が、会議の重さを決めます。

出る人を、減らす

人数が増えるほど、発言は減ります。

決める権限のある人と、その場で説明できる人だけにしてください。聞いておきたい人には、議事録を回せば足ります。十人を超えると報告会になり、議題を出しにくい空気になります。

出なくてよくなった人の時間が、そのまま浮きます。

時間を区切る

終わりの時刻を決めていない会議は、必ず延びます。

議題ごとに何分かを先に書いて、超えたら持ち帰る。結論が出ないものを粘っても、たいてい出ません。時間で切ると、事前に考えてくる人が増えます。

延ばして決めたことは、後で覆りやすい。急がば区切ってください。

半年に一度、やめる議題を決める

足すだけだと、いつか回らなくなります。

半年ごとに、この半年で一度も動かなかった議題を外してください。必要になればまた足せます。年間の予定表を作り直すときが、その機会になります。やめる判断をする場が無いと、会議は増え続けます。

減らした結果、集まる回数自体が減るなら、それも正解です。

集まらずに済むものを、分けておく

全部を会議で扱う必要はありません。

報告だけのもの、確認だけのものは、書いて回せば足ります。会議に残すのは、その場で意見が割れるものだけ。この仕分けをすると、議題の数は減っても中身は濃くなります。議題が尽きたように見えていたのは、扱うべきものが混ざっていたからでもあります。

書いて回す先も、年間の予定表に書いておくと抜けません。

よくある質問

Q. 議題が集まりません

A. 起きたときに書き込める場所を一つ作ってください。会議の前日に聞いても、その場では思い出せません。

Q. 資料は紙と画面のどちらにしますか

A. 数字を追うものは紙、説明を聞くだけのものは画面です。全部を紙にすると、誰も顔を上げなくなります。

Q. 議事録は何を書きますか

A. 決まったこと、決まらなかったこと、次にやる人と期限の三つです。発言の順番は要りません。

Q. 録音してもよいですか

A. 始まる前に全員へ伝えてください。伝えたうえでなら、あとから決まったことだけを書き出すのがいちばん楽です。

まとめ

議題が尽きるのは、拾う場所が無いからです。書き込める場所を一つ作り、会議ではそれを上から見ていく形にしてください。動かない予定を先に月へ割り当てて、年間の予定表を一枚作る。資料は数字を追うものだけ紙で刷り、必要な部数に絞ります。話したことは録音して、決まったことだけを書き出す。会議室に機械を据え置けば、始まるまでの五分が消えます。前回の宿題の確認から始め、半年に一度は動かなかった議題を外してください。