時間外の電話にどこまで出るか。会社の携帯と回線の線引き

夜十時にかかってきた電話に出たら、それが基準になりました。

一度出ると、次からも出てもらえるものとして扱われます。断る理由を毎回考えるのは疲れるので、線のほうを先に決めてしまうほうが楽です。線を引くというのは冷たくすることではなく、出る日と出ない日を相手にも分かる形にすることです。

出る用件と、翌朝でよい用件を分ける

全部を止めるのは無理なので、種類で分けます。

人が倒れた、現場が止まった、鍵が開かない。この種類は時間に関係なく出る。見積りの相談、明日の段取り、確認だけの用件は翌朝に回す。二行で足ります。二行を紙に書いて全員に配れば、判断のたびに悩まなくなります。

出ない用件で鳴ったときにどうするかも決めてください。折り返しを翌朝にする、と決めるだけでいい。

誰の携帯が鳴るのかを決める

決めていないと、いちばん優しい人の携帯だけが鳴ります。

その人が疲れて辞めると、次に優しい人へ移るだけです。当番にして回すか、時間帯で分けるか。どちらでも構いませんが、名前で決めてください。役職で決めると、結局その人が全部受けます。

当番の表は、外の相手にも分かる形にしておくと親切です。

私物の携帯で受けるのをやめる

いちばん多いのが、この形のまま続いている職場です。

番号が個人のものだと、当番を替えても相手が同じ人にかけます。番号を会社に置けば、当番の交代がそのまま着信の交代になります。抜ける人が出たときも、番号を残したまま端末だけ渡せます。

番号を会社に残す形へ切り替える

いま個人の番号で回している場合でも、乗り換えはできます。

新規の契約も他社からの乗り換えも扱う０円で始めれる法人携帯・初期費用＝全額負担＝【法人携帯ドットコム】 のような窓口を通せば、台数と料金をまとめて把握したまま、番号を会社側に持てます。誰が何台持っているか分からない状態が、いちばん費用の漏れを生みます。

切り替えるときは、外の相手へ一度だけ知らせてください。それだけで旧番号への着信は減ります。

通信が切れる場所を、当番の前に確認する

出ると決めた当番が、つながらない場所にいることがあります。

自宅の回線が弱い、移動中で切れる、現場に電波が届かない。当番の日だけでも安定した通信を持たせておくと、この穴が塞がります。持ち歩けるモンスターモバイル のようなモバイルWi-Fiを一台置いておけば、外にいてもオンライン会議まで含めて対応できます。

つながらない当番は、当番になっていません。ここは道具で解決する部分です。

当番が使う道具を、個人に持たせない

自分の回線を仕事に使わせると、費用の話が必ずこじれます。

会社が用意したものを当番のあいだだけ持つ形にすれば、精算の議論が要りません。返す先が決まっていれば、退職のときも揉めません。

出なかった電話の扱いを決める

出ないと決めたなら、その後の形まで決めてください。

留守番に入った用件を翌朝の何時までに聞くか、折り返しは誰がするか。ここが空白だと、出ない運用は「放置」に見えます。翌朝の折り返しが確実なら、相手は夜にかけてこなくなります。

かける側にとって不安なのは、返事が来ないことです。時間ではありません。

記録を残して、量を見えるようにする

時間外の対応は、記録がないと無かったことになります。

日付、時刻、相手、用件、かかった時間。五項目を一行で残すだけでいい。三か月ぶんたまると、本当に夜でなければならなかった件がどれだけあるかが見えます。たいていは半分以下です。

記録は請求のためでもあります。無償で受け続けている量が見えると、話を切り出せます。

相手に、受付の時間を先に伝える

伝えていないから、夜にかかってきます。

見積書や契約書に受付の時間を一行入れておくだけで、夜の着信は減ります。緊急のときの番号を別に示しておけば、本当に急ぐ相手も困りません。

伝えたあとに例外で受けると、伝えた意味が消えます。決めたら守ってください。

休みの日を、当番と切り離す

平日の夜と休日は、別の話として決めます。

休日は当番も置かない、と決める職場もあります。置くなら、その日の手当をどうするかまで決めてください。決めないまま人の善意で回すと、続きません。

休みの日にかかってきた電話に出た人がいたら、翌週にその時間を返すこと。

家の側にも、同じ線を引く

仕事の線だけ引いても、手元の端末は同じです。

夜に会社の連絡が来る画面と、家族の連絡が来る画面が同じだと、休んでいる感覚になりません。当番でない日は仕事用の着信だけ音を切る、という設定にしておくと、それだけで夜の質が変わります。番号が分かれていれば、この切り分けができます。

一台で兼ねている人ほど、休みが休みになっていません。まず番号を分けるところからです。

三か月に一度、線を引き直す

最初に決めた二行が、そのまま合い続けることはありません。

人数が増えた、扱う相手が変わった、現場の時間帯がずれた。実態と違う線は守られなくなり、守られない線は無いのと同じです。三か月に一度、記録を見ながら二行を読み返して、違うところだけ直してください。

見直す日を決めておかないと、誰も言い出さないまま形だけが残ります。

よくある質問

Q. 線を引くと冷たく見えませんか

A. 出る用件を先に約束する形になるので、むしろ安心されます。決まっていないほうが、相手も遠慮しながらかけることになります。

Q. 当番はどう決めればよいですか

A. 役職ではなく名前で決めてください。役職で決めると、結局いつも同じ人が受けることになります。

Q. 私物の携帯を使ってもらうのは駄目ですか

A. 当番を替えても相手が同じ人にかけ続けます。番号を会社に置いておけば、当番の交代がそのまま着信の交代になります。

Q. 当番の日に電波が届きません

A. 当番の日だけでも安定した通信を用意してください。つながらない当番は当番として機能しません。

まとめ

時間外の線は、断るためではなく、出る日をはっきりさせるために引きます。出る用件と翌朝でよい用件を二行で分け、誰の携帯が鳴るかを名前で決める。個人の番号で受けている形は会社側に移し、当番の日には切れない通信を持たせてください。出なかった電話も、翌朝の折り返しまで決めておけば放置になりません。記録を三か月ためれば、本当に夜でなければならない件がどれだけあるかが見えてきます。