事務所を借りるか自宅で続けるか。判断の材料をそろえる

開業してから、自宅の一室を仕事場にしています。書類と在庫が増えて手狭になり、打ち合わせで人を招く機会も出てきました。

事務所を借りるべきか迷っています。家賃は毎月かかる一方、今の状態も限界に近づいています。ただ、何を比べれば判断できるのかが分かりません。家賃と今の光熱費を並べても、答えが出る気がしないのが正直なところです。

費用だけの比較にしない

家賃だけを見ていると判断できません。実際に変わるのは、費用のほかに四つあります。

通勤の時間と交通費。来客への対応。住所を公開するかどうか。そして家族の生活への影響です。

このうち後から取り返しがつかないのが、住所を公開するかどうかです。名刺、ウェブサイト、登記、取引先への通知。自宅の住所は一度公開すると、実質的に取り消せません。 検索した結果や名刺の控えは相手の手元に残り続けます。事業の内容によっては、不特定の人が訪ねてくる可能性も出てきます。

家族への影響も数字に出にくい部分です。来客のたびに家族が居場所を失う、荷物が生活空間を圧迫する、就業時間の区切りがなくなる。ここは費用として計上されないだけで、実際には負担が発生しています。

自宅で続ける場合の確認

自宅なら何も問題がない、とは限りません。続けると決める前に、次の五つを確かめます。

• 賃貸なら、契約で事業の利用が認められているか
• 集合住宅なら、管理規約に反していないか
• 看板や表札を出せるか
• 来客や荷物の受け取りに支障がないか
• 光熱費や家賃を経費に按分する場合の扱い

賃貸住宅の契約は「居住専用」となっていることが多く、事業所として使うことが禁じられている場合があります。集合住宅の管理規約でも、不特定の来訪や看板の掲示が制限されていることがあります。契約書と規約を実際に読んで確かめてください。 黙って続けて、後から指摘を受けるほうが損失は大きくなります。

経費として按分する場合の計算や根拠の残し方は、税理士に確認してください。 住所だけを外に出す手もあります。一般社団法人和文化推進協会 副業・起業支援プラン のように登記と郵便の受け取りだけを引き受ける形なら、自宅の住所を名刺や登記簿に載せずに済みます。

借りる場合の費用を出す

借りると決める場合、毎月の家賃だけで判断すると足をすくわれます。最初にまとまった支出が発生するためです。

含めるのは、敷金・礼金・仲介手数料、内装や什器、回線と電話の工事、火災保険、そして退去時の原状回復の見込みです。

事業用の物件では、敷金が家賃の六か月分といった条件も珍しくありません。 礼金と仲介手数料を足すと、入居の時点で家賃の半年から一年分に相当する支出になります。ここに内装と什器、回線工事が乗ります。

原状回復も先に見込んでおきます。住居用と違い、事業用の物件では入居時の状態に戻す範囲が広く定められていることがあります。契約時に「どこまで戻すのか」を確認し、その費用を退去時に用意できる形にしておきます。

中間の選択肢を知る

自宅か賃貸かの二択で考えていると、どちらも決め手を欠きます。実際には中間がいくつもあります。

共同で使える仕事場を時間や月額で使う。住所だけを借りる。打ち合わせのときだけ会議室を借りる。小さく借りて後から広げる。当面は自宅で作業し、来客だけ外で受ける。

とくに有効なのが、住所だけを借りる形と、来客だけ外で受ける形の組み合わせです。作業は自宅で続けながら、自宅の住所を公開せずに済み、来客も家族に影響しません。費用は月額数千円から見つかります。

住所を借りる場合、郵便物の扱いを先に確かめてください。 転送の頻度が週一回なのか随時なのか、宅配便を受け取れるのか、転送に別料金がかかるのかは事業者ごとに違います。税務署や取引先からの重要な書類が届く場所になるため、ここは費用より条件で選びます。

決めた後に変えにくい項目から検討する

検討の順番があります。後から変えるのに費用がかかるものから決めます。

登記の住所、契約の期間、電話番号、看板や印刷物への記載、取引先へ知らせた住所。この順に影響が大きくなります。

法人の場合、登記の住所を変えるには登録免許税がかかります。 管轄の法務局をまたぐ移転かどうかでも金額が変わります。数年以内に移る可能性があるなら、最初から移転に強い形を選んでおくほうが安く済みます。

契約期間の途中で移る場合の負担も見ておきます。事業用の賃貸には解約の予告期間があり、六か月前という条件も見られます。次の場所を借りてから退去するまでの間、家賃が二重に発生します。移転を考えるときは、この重なる期間の費用も計算に入れてください。

移る時期の目安

感覚ではなく、いくつかの指標で判断できます。

来客の回数。自宅で集中して作業できない時間の割合。人を雇う予定。在庫や設備の置き場所。家族の生活への支障。

このうち最も明確なのが人の採用です。人を雇うなら、借りる側に大きく傾きます。 自宅に他人を毎日招く形は、雇う側にも雇われる側にも続きません。就業場所として提示しにくく、応募の段階で敬遠される要因にもなります。採用を計画に入れた時点で、事務所の検討を始めるのが自然な順番です。

在庫や設備が理由の場合は、事務所ではなく置き場所だけを外に出す選択もあります。作業は自宅で足りているのに、物の量だけが問題なら、そのほうが安く済みます。

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よくある質問

Q. 自宅のままで問題ありませんか。

A. 賃貸の契約が居住専用になっていたり、集合住宅の規約で事業の利用が制限されていたりすることがあります。契約書と規約を実際に読んで確かめてください。

Q. 自宅の住所を公開したくありません。

A. 住所だけを借りる方法があります。登記や名刺に使える形か、郵便物の転送はどうなるかを事業者に確かめてください。重要な書類が届く場所になります。

Q. 借りる費用はどのくらい見ますか。

A. 事業用では敷金が家賃の六か月分ということもあります。礼金、仲介手数料、内装、回線工事、原状回復の見込みまで含めて計算してください。

Q. いつ移るのが適切ですか。

A. 人を雇う予定ができた時点が、最も分かりやすい目安です。物の量だけが問題なら、事務所ではなく置き場所だけを外に出す選択もあります。

まとめ

家賃だけを比べても答えは出ません。住所を公開するかどうかが、後から取り返しのつかない差になります。

自宅で続けるなら、賃貸の契約と管理規約で事業の利用が認められているかを先に確かめてください。

借りるなら初期費用を積み上げます。敷金が家賃の六か月分ということもあり、退去時の原状回復も見込みます。

二択で考えないでください。住所だけを借りて来客は外で受ける形なら、月額数千円から始められます。

人を雇う予定ができたら、事務所の検討を始める時期です。自宅に他人を毎日招く形は続きません。