はじめて説明会を開く。会議室を借りるところから当日まで

はじめて自分たちで説明会を開くとき、いちばん時間を取られるのは中身ではなく会場です。決まらないまま日付だけが先に走ります。

順番があります。日と時間を決め、人数の上限を決め、そこから部屋を探す。この順で動くと迷いません。

先に決めるのは日と人数

会場を見てから人数を決めると、部屋の大きさに引きずられます。呼びたい人数から入ります。

はじめての回は、来る人が読めません。三十人に声をかけて二十人が来る、くらいの見当で構えます。

平日の夕方か、土曜の午前。この二つのどちらかにすると、来られる人が増えます。

部屋の大きさは人数の一.二倍

三十人なら三十六人が入る部屋。この余白が受付と荷物の場所になります。

ぴったりで取ると、机を寄せる場所が無くなります。当日にいちばん困るのがここです。

椅子だけの並びなら詰められますが、書きものをさせるなら机が要ります。中身によって必要な広さが変わります。

探すときに絞る条件

駅からの徒歩分数、収容人数、机の形、そして画面が映せるか。この四つで候補は十件以下になります。

貸し会議室・レンタルスペースの予約【インスタベース】 なら地図の上で徒歩分数と収容人数を同時に絞れるので、候補を三件まで落としてから写真を見比べられます。料金も時間単位で並びます。

写真で分からないところを聞く

天井の高さと、柱の位置と、音の抜け。この三つは写真では分かりません。

後ろの柱で画面が見えない席ができることがあります。図面があるなら送ってもらいます。

可能なら一度見に行きます。三十分で済みますし、当日の動きが頭に入ります。

押さえる時期と取り消しの条件

日が決まったら、その週のうちに押さえます。夕方と土曜は埋まるのが早い。

取り消しの締め切りと、そのときに戻る金額を必ず見ます。ここが十日前と前日では、判断のしやすさがまるで違います。

【インスタベース】 は取り消しの規定が部屋ごとに書かれているので、条件のゆるい部屋を選んでおけば、人数が読めない一回目でも押さえに行けます。

当日に持っていくもの

延長コード二本、変換のアダプタ、予備の電池、油性ペン、養生テープ。この五つで事故の大半は防げます。

備え付けがあると書かれていても、数が足りないことがあります。持っていけば確実です。

案内の紙は多めに刷ります。足りないと当日に走ることになります。

受付の作り方

扉の外に机を出せるかを確かめておきます。中に置くと、遅れて来た人が全員の前を横切ります。

名札は先に並べておきます。書かせると一人あたり三十秒、二十人で十分かかります。

受付には二人立てます。一人だと、質問が来た瞬間に列が止まります。

機材は会場のものを当てにしない

マイクとプロジェクタは、備え付けがあっても数と状態が読めません。

前日に電話で「当日使えますか」と確かめます。予約時に押さえていないと、別の部屋に回っていることがあります。

音を出す予定があるなら、スピーカーの有無も聞きます。パソコンの音では後ろまで届きません。

進行を分単位で書く

扉を開ける時刻、始める時刻、休憩、終わり。この四つを紙にして全員が持ちます。

押したときにどこを削るかも先に決めます。決めていないと全部が押します。

終わりの時刻は必ず守ります。借りている部屋には次の人が来ます。

費用の見当

三十人が入る部屋を三時間で、一万五千円から三万円ほど。印刷と機材を足して五万円以内に収まります。

これを高いと感じるなら、自分たちの事務所で開く手もあります。ただし片付けと来客の準備に半日かかります。

一回目は借りるほうが確実です。二回目以降、規模が読めてから考えます。

終わったあとの三十分

原状回復と忘れ物の確認、それから短い振り返り。解散する前にやります。

机の並びを元に戻すのは、たいてい借りる側の仕事です。写真を撮っておくと戻すのが早い。

うまくいかなかったところを一行だけ残します。次はそこから読み始めます。

案内に書くべきこと

日時、場所、最寄り駅からの道順、所要時間、持ち物、そして連絡先。

いちばん抜けるのが道順です。建物の名前だけでは、初めて来る人は入口で迷います。何階の何号室まで書きます。

服装をどうするかも一行あると親切です。書いていないと、全員が迷います。

申し込みの受け方

名前と連絡先だけで足ります。項目を増やすほど、途中でやめる人が増えます。

締め切りは三日前に置きます。当日申し込みを受けるかどうかは、部屋の余白次第です。

前日に一行送ると、来ない人が減ります。日時と場所だけの短い連絡で構いません。

飲み物をどうするか

長時間なら要ります。ただし部屋によっては持ち込みが禁じられています。

予約の前に飲食の可否を確かめます。ここを見落とすと、当日に外へ出てもらうことになります。

こちらで用意するなら、ふたの閉まるものにします。こぼれると原状回復の話になります。

よくある質問

Q. 会場はいつ押さえますか

A. 日が決まったその週のうちにです。平日の夕方と土曜の午前は埋まるのが早く、直前では選べません。

Q. どのくらいの広さを取りますか

A. 呼びたい人数の一.二倍です。受付の机と荷物の置き場をこの余白から作ります。

Q. 人数が読めないうちに押さえてよいですか

A. 取り消しの条件がゆるい部屋を選べば押さえられます。締め切りと戻る金額を先に確かめてください。

Q. 自分たちの事務所で開くのとどちらが安いですか

A. 金額だけなら自前ですが、片付けと来客の準備に半日かかります。一回目は借りるほうが確実です。

まとめ

説明会は、日と人数を決めてから部屋を探します。広さは人数の一.二倍、条件は徒歩分数と収容人数と机の形と画面の四つで絞る。押さえるのは日が決まったその週のうちで、取り消しの締め切りと戻る金額を必ず見ておく。受付は扉の外に出し、名札は先に並べ、二人立てる。進行は分単位で紙にして全員が持ち、終わりの時刻は守ります。マイクとプロジェクタは前日に電話で確かめ、延長コードと変換のアダプタは自前で持っていってください。