持ち出す端末を入れ替える。中を消してから手放す順番

仕事で使っていたスマートフォンを買い替えました。古いほうは引き出しに入れたまま二年が過ぎ、ある日ふと開いてみたら、社内の連絡も取引先の番号も、当時のまま全部残っていました。持ち出していた端末を、何も消さずに家に置いていたわけです。

端末は買うときのことばかり考えて、手放すときのことを誰も決めていません。ここでは、外へ持ち出す端末を入れ替えるときに、中を消してから手放すまでの順番を並べます。仕事の端末でも、家族が使っていた端末でも、やることは同じです。

持ち出す端末は、入れ替えの計画を先に持つ

外へ持ち出す端末ほど、寿命が短くなります。

落とす、濡らす、電池が持たなくなる。据え置きで使うものより早く傷むので、いつ入れ替えるかを先に決めておいたほうが慌てません。目安は、電池の持ちが半日を切ったとき、あるいは更新が提供されなくなったときです。後者は特に大事で、更新が止まった端末を社外で使い続けるのは避けたほうがいい。

入れ替えの時期を決めたら、そのときに前の端末をどうするかもセットで決めます。

テレワークで使う端末の線引きを決める

自分の端末を仕事に使わせるかどうかは、先に決めておきます。

在宅で使うぶんには便利ですが、手放すときに困ります。個人のものなので回収できず、中に残った仕事のデータを消したかどうかを確かめる手立てもありません。貸し出す形にしておけば、返却の時点で回収できます。

どうしても個人の端末を使うなら、仕事のデータを端末の中に置かない形にしてください。社外からは通信の暗号化を通して社内の置き場を見るだけ、という形なら、端末が入れ替わっても残るものがありません。

外からつなぐ設定は、端末より先に止める

古い端末を手放す前に、まず接続を切ります。

端末の中を消しても、社内側に残った許可はそのままです。順番としては、外からつなぐ設定を止め、アカウントから端末を外し、それから中身を消す。逆にすると、消したあとで何が紐づいていたか分からなくなります。

外からの接続をまとめて扱うMillenVPN のような仕組みを通していれば、止めるのは一か所で済みます。端末ごとにばらばらの設定を入れていると、この作業だけで半日かかります。

中身の消し方は、初期化だけでは足りない

初期化すれば消えると思われがちですが、条件があります。

いまの端末は、暗号化が有効になっていれば初期化で実質的に読めなくなります。逆に、暗号化を切っていた古い端末や、外部の記録媒体を挿していた場合は、初期化だけでは残ります。差してあるカードは抜いて別に処理してください。

消す前に、二段階の確認で使っていた設定を外すのを忘れずに。外さないまま初期化すると、他の場所へ入れなくなって困ります。

新しい端末を用意する道は一つではない

新品を買い揃えるのが唯一の選択肢ではありません。

外へ持ち出して連絡と確認にしか使わないなら、型落ちで十分に足ります。台数が要るときや、壊す前提で現場へ持たせるときは、費用の差がそのまま効いてきます。中古の端末を扱うダイワンテレコム のような店なら、状態と価格の幅から選べるので、用途に合わせて台数をそろえやすくなります。

選ぶときは、更新がいつまで提供される機種かを確かめてください。安く買えても、更新が切れていると持ち出す端末には向きません。

記録を一行だけ残す

手放した端末について、一行の記録を残します。

いつ、どの端末を、どう処理して、どこへ渡したか。この四つがあれば十分です。あとから「あの端末はどうした」と聞かれたときに、探し回らずに済みます。会社の資産として登録してあるものは、除却の処理も同じタイミングで進めてください。処理の仕方は状況で変わるので、経理か顧問の税理士に確かめてください。

引き出しに溜めない

いちばん多い失敗は、判断を先送りして引き出しに入れることです。

引き出しの中の端末は、誰のものでもなくなります。持ち出していた記録も消え、中に何が入っているかも分からなくなり、数年後に困ります。入れ替えたその週に処理する、と決めてください。決めておけば、迷う場面がありません。

家庭でも同じです。使わなくなった端末をまとめて置いておくより、一台ずつ消して手放すほうが結局は早く終わります。

手放し方は三つに分かれる

処理の道は、売る、引き取ってもらう、自分で壊すの三つです。

状態が良く、比較的新しいものは売れます。買取に出すなら、消してから出すのが前提です。相手が消してくれると書いてあっても、こちらで消してから渡してください。古くて値の付かないものは、無料で回収している事業者へまとめて出すほうが早い。持ち込みか、箱に詰めて送るかを選べます。

自分で壊すのは最後の手段です。記録している部品を物理的に壊せば確実ですが、けがをしますし、破片の処分も面倒です。どうしても外へ出したくない情報が入っている端末だけにしてください。

どの道を選ぶにしても、外へ持ち出していた端末は優先して片付けます。社外で使っていたぶん、中に入っている情報の幅が広いからです。

よくある質問

Q. 古い端末はいつ処理すればよいですか。

A. 入れ替えたその週です。引き出しに入れると、誰のものでもなくなって数年残ります。

Q. 初期化すれば中身は消えますか。

A. 暗号化が有効なら実質的に読めなくなります。暗号化していない古い端末や、挿してある記録媒体は別に処理してください。

Q. 個人の端末を仕事に使わせても平気ですか。

A. 手放すときに回収できません。使わせるなら、仕事のデータを端末の中に置かない形にしてください。

Q. 何から止めればよいですか。

A. 外からつなぐ設定を止め、アカウントから端末を外し、それから中身を消す。この順番だと取りこぼしません。

まとめ

持ち出す端末は傷みが早い。入れ替える時期を先に決めておくと慌てません。

社外からつなぐ設定を先に止めます。端末を消してからでは、何が紐づいていたか分かりません。

初期化で足りるかどうかは、暗号化の有無と記録媒体の有無で変わります。

用途によっては、状態を選んで中古を買うほうが台数をそろえやすくなります。更新の提供期間は確かめてください。

手放したら一行だけ記録を残す。引き出しに溜めるのが、いちばんまずい形です。