出入りを紙で記録している。打刻と台帳を仕組みに変える

入り口の机にノートを置いて、来た人に名前と時刻を書いてもらっています。先月分を見返したら、半分の行が空欄でした。急いでいる人は書きませんし、書いてあっても読めない字が並んでいます。

紙で記録を取る方法は、始めるのは簡単ですが、後から使えません。ここでは、何のために記録するのかを分けたうえで、打刻と入退の記録を仕組みに移す手順を並べます。勤怠の集計と来訪の記録は、別の話として扱います。

紙のノートで何が起きているか

書かれないか、読めないかのどちらかです。

書く側からすると、面倒なうえに、何に使われるのか分かりません。だから急いでいる日は飛ばします。書いてあっても、時刻が丸められていたり、字が判読できなかったりします。集計する側は、それを見て手作業で打ち直します。

そして、後から確かめたいときに限って、その日の行が無い。何かあったときのための記録が、何かあったときに役に立たない。これが紙の一番の問題です。

何のために記録するのかを分ける

三つの目的が混ざっています。

一つ目は、給与の計算に使う勤務時間の記録。二つ目は、誰が建物の中にいるかを把握すること。三つ目は、後から経緯を確かめるための記録です。目的が違えば、必要な精度も保存する期間も違います。

一枚のノートで三つを兼ねようとするから、どれにも足りない状態になります。まず、自分の職場で本当に要るのはどれかを決めてください。三つとも要るとは限りません。

打刻と入退の記録は別物

同じに見えて、使う場面が違います。

打刻は、働きはじめた時刻と終えた時刻の記録です。給与に直結するので、本人が確認できることと、後から訂正した履歴が残ることが要ります。入退の記録は、建物への出入りです。従業員だけでなく、来訪者や配送の人も対象になります。

分けておかないと、外に出て戻った時刻が勤務時間として集計される、といったずれが出ます。仕組みを入れるときは、どちらの用途なのかを先に決めてください。

集計の手作業を減らす

打ち直しているなら、そこが最初です。

紙から表計算へ入力し直している時間は、月に何時間になっていますか。十人規模でも、数時間はかかっているはずです。しかもその作業には、読み間違いという別の問題が付いてきます。

打ち直しをやめると、締めの日も前倒しできます。月末の集計に三日かけていたものが当日に終われば、確認と修正に使える日数が増えます。急いで承認する形が、いちばん間違いを見逃します。

記録した時点でデータになっていれば、この作業は消えます。【アプリ・LINE不要】塾向け入退室システム「WebPush入退クラウド」30日間無料体験は入退の記録を電子で残す仕組みで、記録と同時に集計できる形になっているため、月末にまとめて打ち直す作業が要りません。減った時間を、確認のほうへ回せます。

記録をどこまで残すか

長く持ちすぎると、別の問題が出ます。

勤怠に関わる記録は、法令で保存の期間が定められているものがあります。一方で、来訪者の情報は個人に関する情報ですから、目的を超えて持ち続けるべきではありません。両方をまとめて「念のため全部残す」にすると、漏れたときの被害が大きくなります。

期間を決めて、過ぎたものは消す。この運用を最初に決めてください。労働時間に関する保存の要否や年数は制度の改正で変わることがあるため、社会保険労務士に確認しておくと確実です。

通知を出すかどうか

出す相手を絞ります。

出入りがあったときに知らせを出す仕組みは便利ですが、全員に全部を送ると読まれなくなります。夜間や休日の出入りだけ、あるいは特定の区画だけ、といった絞り方をしてください。

学習塾や習い事の教室のように、子どもの出入りを保護者へ伝える用途なら話は別です。塾向けLINE入退室システム「LINE入退クラウド」30日間無料体験は入退室の記録と保護者への通知を組み合わせた仕組みで、記録を残す作業と連絡の作業が一度で済みます。用途がはっきりしている場合は、通知まで含めて設計したほうが手間が減ります。

導入のときに揉めるところ

監視されている、と受け取られます。

説明の順番を間違えると、まず反発が出ます。伝えるべきは、何のために記録するのか、何が記録されないのか、誰が見られるのか、いつ消えるのかの四つです。特に二つ目と四つ目を先に言うと、受け取り方が変わります。

説明する順番も決めておきます。先に全体へ知らせてから個別に聞くのか、担当者へ相談してから広げるのか。順番を誤ると、聞いていない人が出て、そこから反発が広がります。導入の日程より、この段取りのほうが大事です。

そして、記録を人の評価に使わないと決めたら、それを明言してください。使うなら、使うと先に言う。後から用途が増えるのが、いちばん信頼を落とします。

動かなくなった日の備え

仕組みは、いつか止まります。

停電、機器の故障、通信の断。そのときに出入りを止めるわけにはいきません。紙とペンを一組、入り口に置いておいてください。止まった日だけ紙で受けて、復旧してから入力する。それで足ります。

止まったときに誰へ連絡するかも、貼っておきます。契約先の窓口と、社内で判断する人。二つの連絡先が入り口にあれば、その場にいる人が動けます。

よくある質問

Q. 紙のノートでは何が足りませんか。

A. 書かれない行と、読めない字が残ります。後から確かめたい日に限って行が無い、という形で効いてきます。

Q. 打刻と入退の記録は同じものですか。

A. 別物です。打刻は給与に直結し、訂正の履歴が要ります。入退は来訪者や配送の人も対象になります。

Q. 記録はどれくらい残しますか。

A. 期間を決めて、過ぎたものは消してください。勤怠に関わる保存の要否や年数は、社会保険労務士に確認してください。

Q. 監視だと言われました。

A. 目的、記録されないもの、見られる人、消える時期の四つを先に説明してください。評価に使わないなら明言します。

まとめ

紙の記録は、書かれないか読めないかのどちらかになります。

勤務時間、在館の把握、経緯の確認。三つの目的を分けてから決めてください。

打刻と入退は別物です。混ぜると、外出して戻った時刻がそのまま集計されます。

記録した時点でデータになっていれば、月末の打ち直しは消えます。

期間を決めて消す。目的、範囲、閲覧者、保存期間を先に説明してください。