引っ越しを知らせる。転居のはがきと、在宅で働く支度

引っ越しの荷物が片付いた頃に、前の住所へ送られた封書が転送で届きました。差出人は取引先で、中身は年に一度の案内です。こちらが知らせていなかっただけでした。住所が変わったことを伝える作業は、いつも後回しになります。

転居は、荷物を運んで終わりではありません。知らせる先の整理、はがきの手配、そして移転先で仕事を続けるための手当てが残ります。ここでは、住まいが変わったときにやることを、期限のあるものから順に並べます。

知らせる先を三つに分ける

宛先の一覧を作るところから始めます。

分け方は、期限のあるもの、義務ではないが早いほうがよいもの、時候の挨拶で足りるもの。役所や金融機関、契約している回線や保険は一つ目です。取引先や仕事で付き合いのある人は二つ目。年賀状だけの相手は三つ目で、次の年末にまとめて構いません。

一つ目には期限があります。転入と転出の届け出、運転免許の書き換え、そして郵便の転送の申し込み。転送は届くまで数日かかるので、引っ越す一週間前には出しておいてください。

移転先の回線を、引っ越す前に申し込む

住まいが変わって最初に困るのは、たいていネットです。

申し込んでから開通まで二週間から一か月半、繁忙期はさらに延びます。在宅で働く日があるなら、引っ越し日から逆算して一か月前には手配を始めてください。建物によっては工事の可否を管理会社に確認する必要があり、そこでまた数日かかります。

開通が間に合わない期間は、携帯の通信でしのぐことになります。その日は、通信の暗号化を通すNordVPNを見てみる のような仕組みを入れておくと、いつもと違う回線からでも同じ手順で仕事に入れます。慣れない環境で手順まで変わると、それだけで一日つぶれます。

挨拶状は、住所が確定した週に手配する

はがきの手配は、思っているより時間がかかります。

文面を決めて、宛名の一覧を整えて、印刷して、投函する。この四つで一週間から十日は見ておいてください。年末や年度替わりは印刷が混むので、さらに余裕が要ります。文面は長く書く必要がなく、いつ移ったか、新しい住所、連絡先の変更の有無。この三つが入っていれば足ります。

宛名の印刷まで頼めるセンスのある《引越しデザイン》 のような専門店なら、住所の一覧を渡すだけで投函できる状態まで進みます。少部数から受け付けるところを選ぶと、仕事の相手と親族で文面を分けても無駄が出ません。

一覧は一度作れば次に使える

宛先の一覧は、作るのが面倒な代わりに、次も使えます。

氏名、住所、関係、そして最後に連絡した年。この四つだけの表を作っておけば、次の転居でも、事務所の移転でも、そのまま使えます。宛名の印刷を頼むときにも、この表をそのまま渡せます。

住所が変わったという連絡が相手から来たら、その場で表を直してください。溜めると、次に使うときに半分が古くなっています。

働く場所としての家を整える

新しい住まいで在宅の日があるなら、机の位置を先に決めます。

決め手は三つで、電源の口が足りるか、通信の機器から遠すぎないか、そして背後に何が映るか。この三つを満たす場所は、たいてい一か所か二か所しかありません。家具を置いてしまう前に決めておくと、後から動かさずに済みます。

社外から社内へつなぐ設定は、引っ越し前の環境で一度確かめておいてください。新しい家で初めて試すと、うまくいかないときに回線側の問題なのか設定の問題なのか切り分けられません。

費用の記録を残しておく

引っ越しにかかった費用は、後から使う場面があります。

仕事の都合で移った場合や、自宅の一部を仕事に使っている場合、費用の一部を経費として扱えることがあります。領収書は、運送、初期の工事、家具、そして通信の四つに分けて残しておいてください。按分の割合や扱いは状況で変わるので、顧問の税理士に確かめてください。

会社が費用を負担する場合は、給与として課税されるかどうかの線引きがあります。ここも自己判断せず、社会保険労務士か税理士に確認してください。

転送が切れる前にやること

郵便の転送には期限があります。

一年で切れるので、その前に本来の宛先を直しておく必要があります。転送されてきた封書は、差出人を記録しておいてください。一年ぶんの記録が、そのまま「まだ直していない先」の一覧になります。

期限の一か月前に予定表へ入れておくと、切れてから気づく事態を避けられます。切れた後に届かなくなった封書は、こちらからは見えません。

落ち着いてから見直す

一か月ほど暮らしてみると、最初の判断が合っていたかが分かります。

机の位置、通信の機器の置き場、荷物の量。ここで一度見直すと、その後の一年が楽になります。特に回線の速度は、実際に暮らしてみないと分かりません。夕方に遅くなるようなら、機器の置き場を変えるか、契約の見直しを考えてください。集合住宅は建物全体で分け合う形になっていることがあり、その場合は機器を動かしても改善しません。契約の種類まで戻って確かめる必要があります。

よくある質問

Q. 知らせる順番はどう決めますか。

A. 期限のあるもの、早いほうがよいもの、年末で足りるものの三つに分けてください。役所と郵便の転送が最優先です。

Q. 回線の手配はいつ始めますか。

A. 引っ越し日の一か月前です。開通まで二週間から一か月半かかり、工事の可否の確認にも数日かかります。

Q. 挨拶状はどのくらい前に頼みますか。

A. 文面、宛名の整理、印刷、投函で一週間から十日です。年末と年度替わりはさらに余裕を見てください。

Q. 引っ越しの費用は経費になりますか。

A. 状況によります。運送、工事、家具、通信に分けて領収書を残し、顧問の税理士に確かめてください。

まとめ

宛先を三つに分けます。期限があるのは役所と郵便の転送だけです。

移転先の回線は一か月前に手配を始める。間に合わない期間の手当ても決めておきます。

はがきは住所が確定した週に動く。文面と宛名の整理に一週間は取られます。

新しい家では、電源、通信の機器からの距離、背後の映り込みで机の位置を決めてください。

転送の期限は一年。転送されてきた封書の差出人が、直していない先の一覧になります。