鍵をどう管理するか。施錠と入退室、なくしたときの段取り

鍵が何本あるか、答えられませんでした。事務所の鍵、倉庫の鍵、自宅の合鍵。渡した相手も、いつ渡したかも、記憶の中にしかありません。

そのうちの一本を落としたと連絡が来て、初めて困りました。どこの鍵か特定できず、錠を全部替えるか、様子を見るかで丸一日迷った。あの一日を二度とやらないために、管理のしかたを決めました。

まず何本あるかを数える

紙を一枚出して、扉ごとに本数を書きます。事務所の表、通用口、倉庫、机の引き出し、家の玄関。

数え終わると、たいてい合わない扉が出てきます。前に作った合鍵の行き先が分からない、というやつです。

行き先の分からない鍵が一本でもある扉は、施錠していると言えません。そこから優先して手を打ちます。

紙には「誰が持っているか」も書きます。本数だけでは、落としたときに絞り込めません。

書き終えたら写真を撮って、自分の手元にも残します。紙は必ずどこかへ行きます。

貸すときと返すときを一組にする

鍵を渡した日と、返してもらう日を同じ行に書きます。渡すだけ書いて返却を書かないから、行方が分からなくなります。

辞めた人、手伝いに来ていた人、前の借主。返ってきていない鍵は、たいていこの三つのどれかです。

異動や配置替えのときも同じ扱いにします。社内で移るだけだからと省くと、旧の部屋の鍵を持ったままになります。

返ってこないまま連絡が取れなくなったら、そこは錠を替えます。悩んでいる時間のほうが高くつきます。

落としたときにどこまでやるか

落としたと聞いたら、まずどの扉の鍵かを確かめます。ここが分かるかどうかで、その後の手間がまるで違います。

鍵に施設の名前や住所を書かないでください。拾った人が場所まで分かる状態は、いちばん危ない。

その日のうちに、夜間の見回りを一度増やします。侵入があるとすれば、たいてい人がいない時間です。

替えると決めたら、替える扉と替えない扉を分けます。全部やろうとすると費用で止まって、結局何もしないことになります。

鍵そのものを持たない選び方

本数を管理するのが面倒なら、鍵を配らない形に変えるという手があります。

ネジ固定なのに原状回復できるスマートロック EPIC は顔で解錠する仕組みなので、渡した鍵の本数を数える必要がそもそもなくなります。誰がいつ入ったかが記録に残るため、入退室を別の紙で管理する手間も減ります。

入退室の記録は、誰が何時にいたかが分かる情報です。取得の目的をはっきりさせて、見られる人を限ってください。勤務の管理に使う場合の扱いは、社会保険労務士に確認します。

物理の鍵を完全になくす必要はありません。停電したときに開けられる手段は、必ず残しておきます。

合鍵は作り方から選ぶ

必要な本数だけ、必要なときに作る形にすると、余りが出ません。余った鍵が行方不明の鍵になります。

ネットで簡単合鍵作成！全国送料無料！【俺の合鍵】 は鍵を写真に撮って送れば作れるので、預けて持ち歩けない期間を作らずに済みます。原本を郵送でやりとりする必要がないぶん、紛失の機会そのものが減ります。

作った本数は、その日のうちに紙へ書き足します。書かないと、また数が合わなくなります。

防犯の観点では、誰でも複製できる形の鍵は避けます。作りやすさと守りやすさは、いつも逆を向いています。

家の鍵も同じ紙に載せる

自宅の合鍵を、実家や親戚に預けていませんか。それも同じ紙に書いておきます。

引っ越したときに前の家の鍵を返し忘れる、というのはよくある話です。返却の日を決めて書いておきます。

家族が増えたり減ったりしたときが、見直しの時期です。年に一度、紙を出して数え直してください。

置き場所と渡し方を決める

鍵の置き場所は、扉から離れたところにします。玄関のすぐ内側の引き出しは、外から手が届く位置にあることが多い。

まとめて掛けておく板を使うなら、扉のどれに対応するかを記号で書きます。名前をそのまま書くと、盗られたときに困ります。

渡すときは手渡しにします。郵便受けや机の上に置いておく形は、渡した記録が残りません。

一時的に人が入る日は、預ける鍵を一本に絞ります。工事や清掃で入ってもらう日は、必要な扉だけが開く鍵を渡します。

貸し出しの記録は、扉ごとの紙とは別に一冊にします。日付順に並んでいたほうが、後からたどりやすい。

夜間と休日の見回りを決める

鍵の管理を整えても、開いている時間の話は残ります。夜間に人がいない建物ほど、施錠の確認が効きます。

最後に出る人が回る順路と、朝に最初に来た人が見る場所を分けます。朝の確認で、夜のあいだの異常に気付けます。

盗難の被害があったとき、いつ入られたかが分かるかどうかで、その後の動きが変わります。無人の時間を短く見積もらないでください。

近所や隣の建物と、留守にする日を共有しておくのも有効です。人の目は、どんな仕組みよりも早く気付きます。

よくある質問

Q. 何から始めますか

A. 扉ごとの本数と、誰が持っているかを紙に書き出してください。数が合わない扉が、いちばん先に手を打つところです。

Q. 落としたら錠を替えますか

A. どの扉の鍵か特定できるかで判断が変わります。特定できないなら替えます。当面は夜間の見回りを一度増やしてください。

Q. 入退室の記録は残していいですか

A. 目的をはっきりさせ、見られる人を限れば残せます。勤務の管理に使う場合の扱いは、社会保険労務士に確認してください。

Q. 合鍵は何本まで作りますか

A. 使う人の数ぶんだけです。予備を多めに作ると、その予備が行方不明になります。作った日と持ち主を必ず書き足します。

まとめ

鍵の管理は、扉ごとに何本あって誰が持っているかを紙に書くところから始まります。渡した日と返してもらう日を同じ行にして、異動のときも省かない。行き先の分からない鍵がある扉から先に手を打ちます。落としたときは、どの扉かを特定できるかで判断が変わるので、鍵に住所や名前を書かないでください。本数の管理そのものが重いなら、鍵を配らない形へ移すのも手です。合鍵は必要な数だけ作り、作った日を書き足す。家の鍵も同じ紙に載せて、年に一度は数え直してください。