鍵を配るのをやめる。出入りを記録に残す形へ変える

退職の手続きの最後に、鍵を返してもらう。受け取って、引き出しに入れる。ここで一度も確かめないのが、何本目の鍵だったかということだ。

合鍵を何本作ったかの記録がない会社は多い。誰に渡したかも、渡した人が誰かに貸していないかも分からない。返してもらった一本が最後の一本である保証はどこにもない。それが分かっているから、退職者が出るたびに落ち着かない気持ちが残る。

いま何本あるかを数える

対策を考える前に、現状を知る。台帳がないなら、作るところから始まる。

• 親となる鍵が何本あるか
• 誰に渡しているか
• いつ渡したか
• 予備をどこに保管しているか
• 作った履歴が残っているか

数えると、たいてい合わない。持っている本人が忘れていることもある。全員に一度聞いて回るだけで、把握していなかった本数が出てくる。

分からないままにしないほうがいい。分からないという事実自体が、判断の材料になる。数が合わないなら、鍵そのものを替えるという選択が現実味を帯びる。

替えるとなれば、費用と手間が出る。ただ、その費用は一度きりだ。分からないまま抱える不安は、人が入れ替わるたびに戻ってくる。

数え終わったら、その紙を保管する。次に人が入るとき、辞めるときに使う。

置き場所は、鍵と別にする。同じ引き出しに台帳と鍵を入れていると、なくしたときに両方まとめて失う。

鍵を配らない形にする

物理的な鍵をやめると、この問題の大半が消える。渡すのが鍵ではなく、開ける権利になるからだ。

暗証番号で開ける形、持っている端末で開ける形、カードで開ける形がある。どれも、辞める人の分だけを取り消せる。

暗証番号だけの形は、番号が漏れると全員分を変えることになる。人の出入りが多い職場なら、個人ごとに取り消せる形を選んだほうが運用が楽になる。

両面テープではない本格派スマートロックEPICのように既存の扉に後付けできる機器なら、工事をせずに始められる。賃貸の事務所でも、原状回復の心配が小さい。

選ぶときに見るのは、電池が切れたときにどうなるか、通信が切れたときに開くか、物理の鍵も併用できるか。この三つになる。

扉の形に合うかどうかも先に測る。厚みや、既存の錠の種類によっては付かないことがある。写真を送れば判断してくれる先も多いので、買う前に聞く。

誰がいつ出入りしたかを残す

鍵を配らない形にすると、開けた記録が残る。これが、実は本題になる。

何かあったときに、その時間帯に誰がいたかが分かる。逆に、記録が残っていることが分かっていれば、そもそも起きにくくなる。

塾向けLINE入退室システム「LINE入退クラウド」30日間無料体験のように出入りの記録が残り、必要な相手に通知まで届く仕組みなら、無人の時間帯に開いたことをその場で知れる。休日の異常に気づくのが翌週、という状態がなくなる。

記録を何に使うかは、先に決めて全員に伝える。勤怠の管理に使うのか、安全のためだけなのか。黙って記録すると、不信につながる。

保存する期間も決める。無期限に残すと、後から見る必要のない情報を抱え続けることになる。三か月か半年で区切り、それ以前は消す形にしておく。

権限の出し方と消し方を決める

仕組みを入れただけでは、運用は変わらない。誰が権限を出せるか、誰が消すかを決める。

入るときの手順に、権限を出す作業を組み込む。辞めるときの手順に、消す作業を組み込む。この二つを書いておかないと、消し忘れが残る。

期限付きで出せる仕組みなら、なお良い。外部の業者や短期の人には、必要な期間だけ出す。切れれば自動で使えなくなる。

出した権限の一覧を、月に一度は見る。使われていないものが残っていたら消す。残っていること自体が、後から説明できない状態になる。

停電と故障に備える

電気で動くものは、止まったときの手が要る。開かなくなるのか、開いたままになるのか。機種によって違う。

物理の鍵を併用できる形にして、その一本を金庫に入れておく。使う機会がなくても、あることが分かっていれば安心して運用できる。

電池の交換時期も決める。切れる直前に警告が出る機種が多いが、誰が見るかを決めていないと気づかれない。

予備の電池は、扉の近くに置いておく。取りに行かないと替えられない場所に置くと、警告が出ても後回しになる。

全部を一度に替えない

まずは一か所から始める。いちばん出入りが多い扉、あるいは最も守りたい部屋。

一か月使ってみると、決めておくべきだったことが見えてくる。その状態で広げるほうが、全部を一度に替えるより失敗が少ない。

最初の一か所は、止まっても困らない扉を選ぶ。倉庫や会議室あたりが向く。正面の入口から始めると、不具合が出た日に全員が入れなくなる。

現場の抵抗に向き合う

慣れた鍵を取り上げられると感じる人はいる。特に長く勤めている人ほど、その傾向がある。

数えた紙を見せて話す。何本あるか分からない状態を放置している、という事実を共有すると、話が早い。

便利になる面も一緒に伝える。鍵を持ち歩かなくてよくなる、朝いちばんに来た人が開ける役から解放される。守りの話だけをすると、面倒が増えるようにしか聞こえない。

取引先や来客の扱い

清掃や保守の業者が入る場合、その人たちの出入りも決める。立ち会うのか、期限付きの権限を出すのか。

来客は、原則として立ち会う。例外を作ると、その例外が常態になる。

業者が入る日は、記録を後から見る。誰がいつ入って、いつ出たか。何もなければそれで終わりだが、確かめられる状態にしておくこと自体に意味がある。

よくある質問

Q. 賃貸の事務所でも入れられますか。

A. 既存の扉に後付けできる機器があります。工事の要否と原状回復の条件は、契約前に管理会社へ確認してください。

Q. 電池が切れたらどうなりますか。

A. 機種によって挙動が違います。物理の鍵を併用できる形にして、その一本を金庫に保管しておくのが確実です。

Q. 出入りの記録は勤怠に使えますか。

A. 使うなら、目的を先に全員へ伝えてください。黙って記録すると不信につながります。

Q. どこから始めればよいですか。

A. 出入りがいちばん多い扉か、最も守りたい部屋の一か所からです。一か月使ってから広げるほうが失敗が少なくなります。

まとめ

鍵の不安が消えないのは、本数を把握していないからだ。数えて合わないと分かったなら、配る形そのものをやめる判断ができる。

台帳を作り、一か所だけ鍵を配らない形にし、出入りの記録が残るようにする。権限を出す作業と消す作業を、入退社の手順に組み込む。停電と故障の備えとして、物理の鍵を一本だけ金庫に残しておく。まずは、いま何本あるかを全員に聞いて回るところから始めるといい。