会議中の電話をどう受けるか。当番と折り返しを決める

会議に入っている一時間、事務所の電話が鳴りっぱなしになります。

出られる人は席にいません。戻ってきたら着信の履歴が並んでいて、誰が誰にかけ直すのかも決まっていない。会議のたびにこれが起きるなら、根性で取るのではなく、会議中の受電をどう扱うかを先に決めるべきです。取る、流す、あとで返すの三つに仕分けます。

会議中の着信は、三つにしか分かれない

まず、鳴っている電話の種類を三つに割ります。

いま出ないと困るもの。誰が出ても答えられるもの。あとで返せば済むもの。この三つです。全部を同じように扱おうとするから、会議に出ている人が毎回そわそわすることになります。

割り方は、相手ではなく用件で決めます。取引先だから出る、ではなく、今日中に返事が要るから出る。この基準にすると、会議に出ていない人でも判断できます。

出る人を、会議ごとに一人決める

全員が同じ会議に入っている時間帯を作らないこと。

小さい会社ほど、これが起きます。誰か一人を受電の当番にして、その人は会議の議事を持たない。当番は毎回替えてよいのですが、その日その時間の当番が誰かは、始まる前に口に出して確認します。

当番がどうしても取れないなら、次の手として留守番の案内を使います。無言で鳴らし続けるのがいちばん印象を損ないます。

留守番の案内は、次の行動を言う

「ただいま席を外しております」だけで終わらせない。

相手が知りたいのは、いつなら通じるかです。「十六時以降におかけ直しいただくか、発信音のあとにお名前とご用件をお願いします」まで言えば、相手はどちらかを選べます。案内の長さは二十秒までに収めてください。長いと切られます。

録音を聞く担当と、聞く時刻も決めます。会議が終わった直後と、終業前の二回で足ります。

会議室にいても受けられる形にする

そもそも、事務所の机にしか電話がないことが原因です。

代表番号への着信が特定の一台にしか鳴らないなら、その席を離れた瞬間に受電は止まります。手元のスマホで会社の番号のまま発信と着信ができ、内線も使える例えばスマホで03や0120。転送じゃない。発信、着信、内線化。クラウドPBX「ナイセンクラウド」 のような仕組みにすれば、会議室にいても廊下に出て一本だけ受けられます。

全員が受けられる状態にすると、今度は誰も出なくなります。当番を決める話と必ずセットにしてください。

内線で呼び出すか、あとで返すかを分ける

会議中の人へ取り次ぐかどうかの線も要ります。

当番が受けたとき、会議に入っている人を呼び出してよい条件を三つほど決めておきます。納品が止まる、事故、金額の大きい確定。それ以外は折り返しにする。条件が言葉になっていれば、当番が悩まずに済みます。

呼び出すときは、内線で用件を一言添えます。「お電話です」だけだと、出るかどうかを判断できません。

外で受ける人には、会社名義の端末を渡す

当番が外に出る役割を兼ねているなら、携帯が要ります。

私物のスマホで会社の用件を受けさせると、番号が個人のものとして残り、辞めたあとも着信が続きます。新規でもMNPでも法人名義で申し込めるビジネスフォンはもういらない。リース不要・機材不要・工事不要。起業や部署立上げを素早く のような契約なら、一台渡して会社の受電をそちらに寄せられます。

台数は、外に出る人数ぶんで足ります。全員に配ると、今度は管理のほうが重くなります。

折り返しは、名前と時刻を書いて渡す

当番が受けたものを、口頭で伝えないこと。

社名、名前、番号、用件、いつまでに返すか。この五つを書いて机に置きます。口で言うと、会議明けの疲れた頭からは十分で消えます。書く欄を作っておけば、埋めるだけなので手間になりません。

返したかどうかを一列で持っておくと、終業前の確認が数十秒で済みます。

会議の予定を、外にも見えるようにする

社内だけで共有していても、相手には分かりません。

よくかけてくる相手には「毎週火曜の午前は会議で出られない」と一度伝えておくだけで、着信そのものが減ります。相手も無駄にかけずに済むので、双方にとって楽です。

伝える相手は、上位の数社で十分です。全部に知らせようとすると続きません。

長い会議そのものを、疑ってみる

受電の話をしていると、たいてい本題に行き当たります。

一時間の会議が本当に一時間必要か。半分は報告の読み上げで、読めば済むものではないか。会議が四十分になれば、その二十分は電話に出られる時間になります。受電の当番を増やすより、こちらのほうが効くことがあります。

決めるための会議と、知らせるための会議は分けてください。後者はたいてい要りません。

三か月後に、取りこぼしを数え直す

決めた形が効いているかは、件数でしか分かりません。

会議中の着信が何本あって、そのうち折り返せなかったものが何本か。これを三か月に一度だけ数えます。ゼロにはなりませんが、減っていれば形は合っています。減っていないなら、当番か線引きのどちらかが機能していません。

数えるのは一週間分で構いません。年に四回、一週間ずつで十分に傾向は出ます。

よくある質問

Q. 会議中の電話は全部あとで返すのでは駄目ですか

A. 用件によります。納品が止まる、事故、金額の確定の三つだけは呼び出す、と条件を決めておいてください。

Q. 当番を決めても、その人が出られないことがあります

A. そのときは留守番の案内に落とします。案内には、通じる時刻と伝言のお願いを二十秒以内で入れてください。

Q. 会議室にいると受電できません

A. 会社の番号のままスマホで受けられる形にすると解決します。ただし当番を決めないと、全員が出なくなります。

Q. 折り返しの伝達が漏れます

A. 社名、名前、番号、用件、返す期限の五項目を書いて渡してください。口頭は必ず消えます。

まとめ

会議中の着信は、いま出ないと困るもの、誰でも答えられるもの、あとで返せるものの三つに分かれます。まず当番を一人決めて、呼び出してよい条件を三つだけ言葉にする。取れないときは留守番の案内に落とし、通じる時刻と伝言のお願いまで入れます。事務所の一台でしか受けられない状態が原因なら、会社の番号のままスマホで受ける形にして、外に出る当番には会社名義の端末を渡してください。折り返しは五項目を書いて渡し、三か月に一度だけ取りこぼしの本数を数え直します。