事務所を移すとき、電話番号と連絡先を直す場所の順番

事務所を移すことになりました。電話番号も変わります。

やることは引っ越しの手配だけではありません。番号と住所が載っている場所を全部直さないと、古い番号にかけた人が「もう営業していない」と受け取ります。名刺、看板、ウェブサイト、地図、請求書の雛形。直す場所を洗い出して、順番に片付けます。

直す場所は、思っているより多い

まず、連絡先が載っている場所を一枚に書き出します。

名刺、封筒、請求書と見積書の雛形、自社サイト、地図サービスの登録、取引先の台帳、契約書の連絡先条項、社用車のステッカー。ここまで出して、ようやく半分です。あとから必ず出てくるので、書き出しは一度で終わらせようとしないこと。

出し切るコツは、過去一年に自分の会社名が印刷されたものを思い出すことです。

電話番号は、止める前に重ねる期間を作る

古い番号を切った翌日から、着信は消えます。

しばらくは両方が生きている状態を作って、古いほうにかかってきたら新しい番号を案内します。案内の音声にするか、転送にするかは件数で決めてください。三か月は重ねておくと、取引先のほとんどが入れ替わります。

新しく回線と番号を引くなら、加入権の負担なしで申し込める先もあります。工事の日取りは、移転日の二週間前には確定させてください。

移転の前後は、外で受けられるようにする

引っ越し当日と翌日は、事務所の電話が使えません。

この二日をどうするかを決めていないと、いちばん大事な時期に着信が全部落ちます。手元のスマホで会社の番号のまま発信と着信ができ、内線も使える例えばスマホで03や0120。転送じゃない。発信、着信、内線化。クラウドPBX「ナイセンクラウド」 のような仕組みにしておけば、荷物の間に立っていても受けられます。

前日までに一度、実際にかけて鳴ることを確かめてください。当日に試すと、直す時間がありません。

自社サイトの連絡先は、当日に直す

紙のものより先に、ウェブサイトを直します。

いま調べる人は、名刺より先に検索します。会社概要、問い合わせ、フッター、地図の埋め込み。この四か所に古い番号が残りやすい。直したあと、自分の会社名で検索して、出てきたページを上から確かめてください。

地図サービスの登録情報も忘れがちです。ここが古いと、来訪者が古い住所に着きます。

置き場所そのものを見直すなら、この機会に

移転は、サイトの土台を見直す数少ない機会です。

古いまま放置していて、誰も更新できなくなっているなら、作り直したほうが早いことがあります。法人向けに用意されている独自SSL付きレンタルサーバー「iCLUSTA+ byGMO」詳しくはこちら のようなレンタルサーバーへ移せば、ドメインはそのままで置き場所だけを新しくできます。連絡先を直せる人が社内にいる状態にしておくのが目的です。

移すときは、旧サイトを消す前に新しいほうが見えることを確かめます。空白の期間を作らないでください。

取引先への通知は、二回に分ける

一度だけの案内は、たいてい読まれません。

移転の一か月前に一回、移転の直後にもう一回送ります。二回目には「旧番号は何月まで通じます」を必ず書く。読み飛ばした相手も、二回目で気づきます。

重要な数社には、書面ではなく電話をかけてください。担当の口から聞いたことは、記憶に残ります。

請求と支払いの連絡先は、別に扱う

経理まわりだけは、遅れると入金が止まります。

請求書の送付先、振込の案内、口座振替の登録。ここは相手の社内でも別の部署が扱っていることが多く、営業の担当に伝えただけでは届きません。経理あてに一通、単独で出してください。

こちらが支払う側の登録も同じです。移転を伝えていないと、書類が古い住所に届き続けます。

郵便物の転送は、期限を手帳に書く

転送の届出には期限があります。

一年で切れることを忘れていると、翌年に届かなくなった郵便で気づくことになります。届出をした日に、切れる日を手帳へ書いてください。切れる前にもう一度、届いていない相手を洗い出します。

転送されてきた封筒は捨てずに、差出人を控えます。まだ古い住所を持っている相手の一覧になります。

社内の人にも、新しい番号を覚えてもらう

外向きの案内ばかり気にして、社内が抜けます。

代表番号、各自の内線、時間外の連絡先。この三つを一枚にして、移転の週に配ってください。口頭で伝えただけだと、二週間後に「代表番号って何番でしたか」と聞かれます。

社用の署名や自動返信の文面も、同じ週に直します。ここが古いままだと、外に古い番号を配り続けることになります。

一か月後に、抜けを拾う日を作る

全部直したつもりでも、必ず残ります。

移転の一か月後に半日だけ取って、古い番号への着信件数、転送されてきた郵便、古い住所のまま届いた書類を並べます。そこに出てきた相手だけ、個別に直せば終わります。

この半日を取らないと、一年後まで気づかないまま残ります。

当日の立ち会いを、分けて割り当てる

同じ人が両方に立ち会うのは無理です。

引き渡しの立ち会いと、回線の工事の立ち会いは、たいてい同じ日に重なります。一人でやろうとすると、どちらかに遅れが出る。人が足りないなら、工事の日をずらすほうが安全です。

当日の担当を、前の週までに名前で決めておいてください。

よくある質問

Q. 古い電話番号はいつ止めればよいですか

A. 三か月は重ねてください。その間は案内か転送にして、新しい番号を伝えます。翌日に切るのは早すぎます。

Q. 移転の当日と翌日、電話はどうしますか

A. 会社の番号のまま外で受けられる状態にしておいてください。前日までに実際に鳴ることを確かめます。

Q. 直す場所の優先順位は

A. ウェブサイトと地図の登録が先です。いまは名刺より検索のほうが先に見られます。

Q. 取引先への通知は一回で足りますか

A. 二回に分けてください。一か月前と直後の二回、直後の案内には旧番号が通じる期限を書きます。

まとめ

移転で本当に手間なのは、連絡先が載っている場所を全部直すことです。まず一枚に書き出し、ウェブサイトと地図の登録から直します。電話番号は三か月ほど新旧を重ね、その間は案内か転送で新しい番号を伝える。移転当日と翌日は事務所の電話が使えないので、会社の番号のまま外で受けられる状態にしておいてください。サイトを誰も更新できなくなっているなら、この機会に置き場所ごと移して、社内で直せる状態にしておくと次が楽になります。