席と機材が足りない会議の日。レンタルで補うか買うか

月に一度の全体会議の日だけ、椅子も端末も足りません。ほかの二十九日は、机の半分が空いています。

年に数日しか起きない不足に、一年中置いておくものを買うのは割に合いません。ここでは、足りない日を数えるところから、どこまで借りて済ませるか、どこから常に持つ側へ切り替えるかまでを決めていきます。家に人が集まる日の準備でも、考え方は変わりません。

足りないのは、年に何日かだけ

不足には、常時のものと一時的なものがあります。

毎日足りないなら、買うか増やすしかありません。ところが多くの職場で起きているのは、特定の日にだけ足りないという状態です。この二つを混ぜて考えると、いつも余っているのに毎回慌てる、という妙なことになります。

まず、足りないのが何日なのかを確かめてください。答えが出れば、打つ手は自動的に決まります。

年に五日以下なら、常設を増やす理由はありません。月に一度なら、そのつど手配する形で回ります。週に一度以上なら、持つ側へ寄せたほうが手配の手間が上回ります。

足りない日を、数えて紙に書く

記憶ではなく、記録で数えます。

三か月ぶんの予定を見て、席や機材が足りなかった日に印を付けてください。月に一度なのか、決算期に集中しているのか、それとも毎週なのか。分布が見えると、必要な量も期間も決まります。

同時に、何が足りなかったのかも書きます。椅子なのか、映す機材なのか、端末なのか。「なんとなく足りない」では手が打てません。

足りなかったせいで何が起きたかも一行書いてください。開始が十分遅れた、記録が取れなかった、遠い席の人が参加できなかった。困り方が分かると、優先して手当てするものが決まります。

映す機材と、音を拾う機材は借りて足りる

会議の日にしか使わないものの代表です。

人数が増えると、備え付けの一台では声が拾えません。かといって、月に一度のために高いものを買っても、次の会議までの一か月は棚にあります。しかも、必要な性能は人数と部屋の広さで変わります。

会議で使うカメラや音を拾う機材を日数で借りられるデジタル一眼レフ のような形なら、その月の人数に合わせて選べます。使ってみて手応えのあったものだけ、あとから買えばいい。

端末が足りない日は、台数だけ足す

全員ぶんの端末を常に持つ必要はありません。

参加する人が自分の端末を持ってくるなら、足りないのは数台です。臨時に増員がある月や、外から人が入る日だけ、その台数を足せば足ります。設定済みで届くものを選べば、当日に配って回収するだけで済みます。

期間と台数から料金を確かめられる【1台2,000円から】届いた瞬間すぐ使えるレンタルパソコン のような形で、必要な日数ぶんだけ手配してください。年に何日かのために一台買うと、置き場と更新の手間がずっと残ります。

借りる前に、会場の備え付けを確かめる

すでにあるものを借りるのは、いちばんもったいない。

貸し会議室や、取引先の会議室を使うなら、備え付けの機材を先に聞いてください。映す装置と画面は備わっていることが多く、足りないのは音まわりだけ、という場合がよくあります。

自社の部屋なら、しまい込まれているものを探します。前の担当者が買ったまま、誰も知らない機材が出てくることがあります。

出てきたものは、その場で一度動かしてください。動かないものを在庫として数えていると、当日にもう一度同じ不足が起きます。動いたものだけを一覧に残します。

常に持つ側へ切り替える判断

借り続けるほうが高くなる時期が、いつか来ます。

年に何回借りたかを数えてください。借り賃の合計が買値に近づいたら、そこが切り替えの時期です。回数が増えたということは、使い方も固まっているということなので、買うものを間違えにくくなります。

切り替えるときは、いちばん使った一点だけを買います。全部を一度に買うと、また使わないものが混ざります。

買ったあとも、繁忙期の一時的な不足は残ります。常設の分で普段をまかない、突発の分だけ足す。この二段構えにしておくと、どちらにも無駄が出ません。

買ったものは、置き場所と担当を決めてください。誰のものでもない機材は、二年で行方が分からなくなります。使ったら戻す場所を写真で貼っておくのが、いちばん確実です。

年に一度、その機材が実際に何回使われたかを数えます。回数が減っているなら、会議の形が変わったということです。使われない機材を持ち続けるより、その時点で手放したほうが身軽になります。

部屋を借りるという手も比べる

機材を足すより、広い部屋を借りるほうが早い場合があります。

年に数回の大人数の会議なら、外の会議室を借りて、備え付けの設備を使う。移動の手間はかかりますが、機材も椅子も自分で用意しなくて済みます。費用を並べてみると、意外と競り合います。

判断の材料は、参加する人の移動時間です。全員が同じ場所から動くなら借りたほうが早く、各地から集まるなら自社の部屋のほうが楽なこともあります。

よくある質問

Q. 何から確かめますか

A. 足りない日が年に何日あるかです。毎日足りないのか、特定の日だけなのかで、打つ手がまったく変わります。

Q. 何が足りないかは、どう記録しますか

A. 三か月ぶんの予定に印を付け、椅子か、映す機材か、端末かまで書いてください。曖昧なままでは手が打てません。

Q. 借りる前にやることは

A. 会場の備え付けを聞くことと、自社にしまい込まれている機材を探すことです。あるものを借りるのがいちばん無駄です。

Q. 買う側へ切り替える時期は

A. 年間の借り賃の合計が買値に近づいたときです。そのころには使い方も固まっているので、選ぶものを間違えにくくなります。

Q. 部屋ごと借りるのはどうですか

A. 年に数回の大人数なら、備え付けの設備がある部屋を借りるほうが早いこともあります。移動時間と並べて比べてください。

まとめ

年に数日の不足に、一年中置くものを買わないことです。まず三か月ぶんの予定に印を付けて、足りない日が何日で、何が足りないのかを書き出してください。映す機材や音を拾う機材は、その月の人数に合わせて日数で借りれば足ります。端末も、臨時に人が入る日だけ台数を足せば済みます。借りる前に会場の備え付けを確かめ、年間の借り賃が買値に近づいたら、いちばん使った一点だけを買ってください。