車を使う人が増えた。誰にカードと鍵を渡すか

人が増えて、車を使う人も増えました。以前は決まった二人しか運転しなかったので、給油も高速代も本人の立替で回っていました。ところが運転する人が六人になった途端、月末の精算が細かい領収書の束になり、経理の締めが一日延びるようになります。

立替が増えると、金額の確認だけでなく、誰がいつどの車で走ったのかが分からなくなります。カードを配れば解決するように見えますが、配り方を決めないまま渡すと今度は使途の管理ができません。ここでは、カードと鍵をどう持たせるか、限度をどう決めるか、明細と運行の突き合わせまでを順に整理します。

立替のままで何が起きているかを数える

先に現状を数えてください。月あたりの立替の件数、精算にかかっている時間、一件あたりの平均金額。この三つが出れば、変えるかどうかの判断ができます。件数が月に十件程度なら、立替のままでも大きな損はありません。

数えると、少額の領収書が大半を占めていることが分かります。高速代とガソリン代、それに駐車の料金。金額は小さいのに件数が多いため、経理の負担だけが増えている状態です。負担の実体は金額ではなく件数にあります。

カードは、人に持たせるか車に置くかで分かれる

法人カードを渡す方法は二つあります。運転する人ごとに持たせる形と、車ごとに置いておく形です。人に持たせると本人の行動と支出が一致し、車に置くと車ごとの費用が見えます。どちらを取るかで、後の集計の形が決まります。

車に置く場合は、車内に置きっぱなしにしないことが前提です。盗難のリスクがあるため、鍵と一緒に管理し、使うときに持ち出す運用にしてください。運転する人が固定されていない会社では、車ごとの管理のほうが現実的です。

高速代は、専用のカードで分ける

高速道路の料金を給油と同じカードで払うと、明細が混ざって集計が面倒になります。高速代は専用のカードで分けるほうが、走行の実態と費用の対応が取りやすくなります。利用の明細に日付、時刻、入口と出口が残るため、運行の記録との突き合わせもできます。

新設の会社でも作りやすい法人向けの新会社でも作れる　法人ＥＴＣカード のようなカードなら、車両ごとに発行して費用を分けられます。申し込みの前に、発行の枚数に上限があるか、年会費が枚数ごとにかかるか、明細を電子で受け取れるかを確かめてください。この三点で運用の手間が変わります。

給油は、使える場所と上限を決める

給油のカードは、使える系列が限られるものと、全国の多くの店舗で使えるものがあります。営業の範囲が広い会社では、使える場所の広さが優先されます。一方で、決まった場所でしか給油しない運用なら、単価の条件で選ぶほうが得になります。

全国で使える法人向けのクレジット審査なし！法人ガソリンカード のようなガソリンカードを車両ごとに持たせると、給油の記録が車ごとにまとまります。導入のときは、一回あたりの上限、月あたりの上限、給油以外の商品を買えるかどうかを設定してください。洗車や消耗品まで同じカードで買えると、後の仕分けが面倒になります。

鍵とカードは同じ場所で管理する

車の鍵とカードを別々に管理すると、片方だけ持ち出す事故が起きます。鍵とカードを一組にして、キーボックスなどの決まった場所で管理してください。持ち出すときは、日付、氏名、行き先、戻りの予定を記録します。

記録は紙でも表計算でも構いません。項目は四つに絞ります。多いと書かれなくなります。戻ったときに走行距離を書く欄を一つ足しておくと、後で燃費や使用の偏りを見るときに使えます。

明細と運行の記録を月に一度だけ突き合わせる

カードを配ったあとに必要なのは、明細と運行の記録を突き合わせる作業です。毎日行う必要はなく、月に一度で足ります。カードの明細に出ている日付と、鍵の持ち出し記録が対応しているかを見るだけです。

対応しない行が出たら、その場で本人に確認します。多くは記録の書き忘れですが、続くようなら運用の見直しが要ります。この確認を毎月行っていることが分かるだけで、私的な利用の抑止にもなります。

誰に渡すかの基準を、免許と業務で決める

カードを持たせる基準は、役職ではなく、業務で運転する必要があるかどうかで決めてください。免許証の有効期限を確認し、社内の運転の許可を出したうえで渡します。渡した日と回収の予定を記録に残します。

退職や異動のときの回収も、手続きの項目に入れておいてください。カードの回収漏れは、利用の停止が遅れると実害につながります。鍵と同じタイミングで回収する運用にすると、忘れにくくなります。

半年に一度、費用と使い方を見直す

車を使う人が増えた後は、費用の総額と一人あたりの額を半年に一度確認してください。前の期と比べて増え方が大きい場合、走行の実態が変わったのか、使い方が変わったのかを見ます。数字だけでは分からないので、記録と合わせて見ます。

見直しでは、カードの枚数、上限の設定、使える場所の条件を触ります。人が増え続けている段階では、半年ごとに条件が合わなくなるのが普通です。決めたことを変えないほうが不自然だと考えてください。

よくある質問

Q. 立替をやめると社員から不満が出ませんか

A. 立替の負担が無くなるため、通常は歓迎されます。不満が出るとすれば、カードの利用に制限がかかることのほうです。上限や使える場所の条件は、決めた理由を添えて伝えると納得が得られやすくなります。

Q. 私的な利用をどう防げばよいですか

A. 完全に防ぐ仕組みはありません。使える場所と金額の上限を設定し、明細と運行の記録を毎月突き合わせる運用にしてください。確認していることが伝わるだけで、抑止としては十分に働きます。

Q. 車ごとと人ごと、どちらが管理しやすいですか

A. 車の台数より運転する人が多い場合は車ごと、特定の人が決まった車を使う場合は人ごとが向きます。集計したい単位から選んでください。途中で変えると比較ができなくなるので、最初に決めます。

Q. 少額の駐車料金はどう扱いますか

A. 領収書が出ない場面もあるため、支払いの方法をカードや事前の予約に寄せると記録が残ります。現金で払った分は、日付と場所と金額を書く様式を用意し、月末にまとめて処理する形にしてください。

まとめ

立替の負担は、金額ではなく件数で効いてきます。まず月あたりの件数と精算にかかる時間を数え、変えるかどうかを判断してください。

カードは、人ごとに持たせるか車ごとに置くかで集計の単位が決まります。運転する人が固定されていないなら、車ごとの管理が現実的です。

高速代と給油は、カードを分けるほうが明細が読みやすくなります。給油のカードでは、上限と使える範囲の設定を最初に決めてください。

鍵とカードは一組で管理し、持ち出しのときに日付、氏名、行き先、戻りの予定を記録します。項目は四つに絞ると続きます。

月に一度、明細と記録を突き合わせてください。確認が続いていること自体が、使い方を整える働きをします。