出先のWi-Fiで仕事をする日。持ち出す端末をどう守るか

出張の合間に、駅の待合で資料を直していました。無料のWi-Fiにつないで、そのまま送信。

その場では何も起きません。問題が起きたときも、たいてい後から分かります。外で仕事をするなら、持ち出す端末と、つなぐ先の両方を決めてから出るのが順番です。

持ち出す端末を、家用と分ける

同じ一台で全部やると、失くしたときの被害が大きくなります。

外へ持ち出す一台には、必要なものだけ入れておく。家族の写真も、家計の記録も入っていない状態にしておけば、万が一のときの心配が減ります。分けるといっても高い機械は要りません。

持ち出し用と据え置き用で、求めるものが違うと考えてください。外へ出す一台は、軽さと丈夫さと、失くしても痛くない値段です。

二台目は、中古で十分に足りる

事務の用途なら、業務用として作られた中古がよく合います。

もともと持ち出される前提で作られているので丈夫で、値段も新品の半額以下です。中古パソコンはこちら【Qualit】 は一年の保証を付けて中古を扱っているので、二台目として費用の折り合いが付けやすい。壊しても買い直しの負担が軽いのは、外で使う端末では利点になります。

電池の劣化の程度だけは、注文の前に確かめてください。外で電源が取れない時間が長いなら、ここが効きます。

入り口に鍵をかけ、中身を暗号化する

これは買った日に済ませてください。

画面を開くときの鍵、中身の暗号化、失くしたときに遠隔で消せる設定。この三つです。どれも標準の機能で足ります。かばんごと置き忘れたときに、この三つがあるかどうかで話がまったく変わります。

暗号化は後からでもできますが、時間がかかります。何も入っていないうちにやっておくのが楽です。

公衆の無線につなぐ前に、決めておくこと

店や駅の無線は、誰でも入れる場所です。

名前が似ているだけの、まったく別の接続先が用意されていることがあります。店員に正しい名前を確認してから接続してください。それだけで、明らかに怪しいものは避けられます。

つないだあと、社内の仕組みや金銭に関わる操作をするなら、そこから先の通信をどう守るかを別に決める必要があります。

通信の中身を守る手段を用意する

公衆の無線でも、通信そのものを暗号化して通す方法があります。

会社が用意している手順があるなら、それに従ってください。無い場合は、社内で管理している人に相談してから決めます。自己判断で外部の道具を入れると、後から問題になります。

NordVPNを見てみる のような接続の仕組みを一つ入れておくと、外の無線を使うときも同じ手順で通せます。出張の多い人ほど、毎回の判断が減るぶん効きます。

画面をのぞかれない工夫をする

技術の話より先に、物理的な話です。

新幹線でも、待合でも、後ろから画面は見えます。背中を壁に付けて座る。これだけでかなり違います。のぞき見を防ぐ薄い板を画面に貼る方法もあり、数千円で済みます。

声も同じです。電話で顧客の名前を出さない。周りの人が思っている以上に聞こえています。

充電の場所を、あてにしすぎない

出先に電源があるとは限りません。

仕様に書かれた電池の持ちは、条件のよい状態での数字です。実際にはその六割から七割と見ておいてください。八時間と書いてあれば五時間。一日外にいるなら、外部の電源を一つ持つほうが確実です。

共有の充電の口に、そのまま挿すのは避けてください。電源だけを取る器具を挟むか、自分の電源を使ってください。

紙とデータの両方に、線を引く

持ち出すのは端末だけではありません。

印刷した資料をそのままかばんに入れて、置き忘れる。これはいまでも起きています。持ち出す紙を減らし、持ち出したものは持ち帰る。単純ですが、ここで事故が起きます。

会社に決まりがあるなら、それが優先です。無い場合でも、自分の線を決めておいてください。

失くしたときの連絡先を、先に決める

慌てているときに調べるのは無理です。

社内の連絡先、警察への届け出、通信の契約先、遠隔で消す手順。この四つを紙かスマートフォンの中に控えておいてください。端末そのものに書いておくのは意味がありません。

報告は早いほど被害が小さくなります。叱られることを心配して遅らせるのが、いちばん悪い結果を招きます。

帰ってからやることを決めておく

外での作業は、戻ってから片付けるまでが一連です。

持ち出したデータを戻す、要らなくなったものを端末から消す、使った無線の接続先を保存したままにしない。この三つを、帰った日にやってください。接続先が保存されたままだと、次に近くを通ったときに自動でつながります。

紙の資料も同じです。持ち帰ったら、その日のうちに片付けてください。

出張の多い人ほど、手順を固定する

毎回考えるから、面倒になって省くようになります。

出る前にやること、外でやらないこと、帰ってからやること。この三つを一枚にして、かばんに入れておいてください。数行で足ります。手順が固定されると、判断の負担が消えて実行率が上がります。

新しく持ち出す人が増えたときも、その一枚を渡せば済みます。

よくある質問

Q. 公衆の無線は使ってよいですか

A. 接続先の名前を店員に確認してください。そのうえで通信を守る手段を用意します。

Q. 持ち出し用の端末は必要ですか

A. 分けたほうが失くしたときの被害が小さくなります。中古で十分に足ります。

Q. 買った日に何を設定しますか

A. 画面の鍵、中身の暗号化、遠隔での消去です。三つとも標準の機能で足ります。

Q. 失くしたらどうしますか

A. 先に控えた四つの連絡先へ、すぐ報告してください。遅らせるほど被害が広がります。

まとめ

外で仕事をする日は、持ち出す端末を家用と分けてください。中古で足ります。買った日に鍵と暗号化と遠隔消去を設定し、公衆の無線は接続先の名前を確認したうえで、通信を守る手段を通してつなぐ。画面と声にも物理的な対策が要ります。失くしたときの連絡先を先に控え、帰ってからやることまで一枚にしておけば、出張のたびに悩まずに済みます。