MacとWindowsが混在している。パソコンとソフトの寄せ方

社内に二種類のパソコンが混ざっています。デザインを担当する二人はMac、それ以外はWindowsです。

分けた理由は覚えていて、当時は妥当な判断でした。困り始めたのは人数が増えてからで、資料の見え方が違う、印刷がずれる、同じソフトが片方にしかない、といったことが毎週起きます。全部を一方にそろえるべきなのか、混在のまま運用の工夫で済むのか。先に困る場面を洗い出してから決めます。

混在で、実際に困る場面

抽象的に「不便」と言っていても進みません。

具体的には、書類のレイアウトが崩れる、印刷の位置がずれる、共有の場所でファイル名が化ける、業務用のソフトが片方にしかない、そして誰かが困ったときに教えられる人が限られる。この五つに集約されます。

書き出してみると、頻度の高いものは一つか二つに偏っていることが多い。全部をそろえなくても、その一つを潰せば済むかもしれません。

まずは一か月、困った場面を記録してください。判断の材料はそこから出ます。

寄せる前に、ソフトの一覧を作る

そろえる判断の前に、何が動かなくなるかを確かめます。

業務で使っているソフトを全部書き出して、どちらで動くかを印を付けます。片方でしか動かないものが一つでもあると、そちらの機械を残す理由になります。会計や給与のソフト、取引先の指定するシステムに、この手のものが多い。

片方でしか動かないものが少数なら、その一つのために機械をもう一台置くより、片方の上でもう片方を動かす仕組みを入れるほうが安く済みます。Mac上でWindowsの環境を動かせるMacでWindowsを使えるソフトウェア【Parallels】 のようなソフトを使えば、機械を増やさずに片方だけのソフトを扱えます。

ライセンスの数え方は、この場合ややこしくなります。台数で数えるのか、人数で数えるのかを、入れる前に確認してください。

寄せるなら、どちらに寄せるか

一覧ができたら、寄せる方向を決めます。

判断の基準は三つ。動かないソフトが少ないほう、人数の多いほう、そして教えられる人がいるほう。この三つが同じ方向を指しているなら、迷う必要はありません。ばらけているなら、動かないソフトの数を最優先にします。

寄せると決めても、一度に全部を替える必要はありません。買い替えの時期が来た機械から順に、寄せる側で買っていけば、二、三年で自然にそろいます。

ファイル形式のずれを、先に潰す

機械をそろえなくても、これだけで困りごとの半分は消えます。

決めるのは三つ。やり取りする書類の形式を統一すること。ファイル名に使わない文字を決めること。そして、レイアウトを保つ必要がある書類は、閲覧用の形式に変換してから渡すことです。この三つを社内の決まりにするだけで、崩れる事故がほとんどなくなります。

変換の手間を惜しむと、相手側で開けなかったときのやり取りに何倍もの時間を使います。渡す側が一手間かけるほうが早い。

買い足すときの決め方

新しく一台買うときが、いちばん寄せやすい機会です。

その人がどのソフトを使うかで決めます。片方でしか動かないものを使わないなら、人数の多い側に寄せる。使うなら、その側で買う。感覚や好みではなく、この基準で機械的に決めてください。

据え置きで使う席なら、小型の本体でも十分に足ります。小型でありながら拡張の端子を多く備えた【GMKtec】 のような機種なら、画面と入力装置はいまのものを使い回せるので、買い足しの負担が本体だけで済みます。

印刷とフォントの問題

混在で最後まで残るのが、ここです。

同じ書類を印刷しても、文字の形が違ったり、行がずれたりします。原因は、片方にしか入っていない書体を使っていることです。社内で使う書体を数種類に決めて、両方の機械に同じものを入れておくと、この問題は消えます。

複合機の設定も、機種によって片方からしか使えない機能があります。買い替えのときに、両方に対応しているかを確認してください。

使わなくなった端末の、入れ替えと処分

寄せていく過程で、使わない機械が出てきます。

出た時点で行き先を決めてください。動くなら買取に出す、動かないなら回収に出す。押し入れに移すと、二年後には中身の分からない箱になります。手放す前に、記憶装置を取り外すか、上書きによるデータ消去に対応した引き取り先に出して証明を受け取ります。

携帯端末も同じです。仕事で使っていたものを入れ替えるなら、初期化してから出す。連絡先や認証のアプリが残ったまま手放すのが、いちばん危ない形です。

教える手間と、手順書

混在の隠れた費用が、教える手間です。

新しく入った人に説明するとき、二種類ぶんの手順を用意することになります。印刷の仕方、共有の場所へのつなぎ方、パスワードの決まり。それぞれ二通り書くのは、地味に負担です。

寄せる判断の材料として、この手間も数えてください。二種類を維持する費用は、機械の値段には出てきません。

一人で仕事をしている場合

個人でも、同じ問題が起きます。

家ではMac、客先ではWindowsを借りる、といった状況では、渡す形式の決めごとが自分を守ります。閲覧用の形式に変換して渡す癖を付けておけば、先方の環境で崩れる事故がなくなります。

二台持つ余裕がないなら、片方の上でもう片方を動かす仕組みを使うほうが、置き場所の面でも現実的です。

よくある質問

Q. 一方にそろえるべきですか

A. 困った場面を一か月記録してから決めてください。上位の一つを潰せば済むことがあります。

Q. 寄せる方向はどう決めますか

A. 動かないソフトが少ないほう、人数の多いほう、教えられる人がいるほうの順で判断します。

Q. 書類が崩れます

A. やり取りの形式を統一し、レイアウトを保つ必要があるものは閲覧用の形式に変換して渡してください。

Q. 使わなくなった機械は

A. 動くなら買取、動かないなら回収です。記憶装置を外すか、消去の証明を出す先へ出してください。

まとめ

混在で困る場面を書き出すと、頻度は一つか二つに偏ります。まず業務のソフトを一覧にして、片方でしか動かないものを確認する。少数なら、片方の上でもう片方を動かす仕組みで足ります。寄せるなら買い替えの時期が来た機械から順に。やり取りの形式と書体を決めれば崩れは消え、使わなくなった機械は中身を消してから手放してください。