毎月出ていく固定費を数え直す。サーバー代と高速代の扱い

売上が横ばいなのに、手元に残る額が去年より少ない。仕入れの単価は変わっていません。増えていたのは、月々自動で出ていくほうでした。

固定費は、一件ずつ増えるので気づきません。気づくのは、年に一度まとめて見たときだけです。ここでは、毎月出ていくものを数え直す手順と、金額の大きくなりやすい二か所――置き場所の契約と、車まわりの費用――の見方を並べます。

一年ぶんの引き落としを、全部書き出す

作業の質は、書き出しの網羅性で決まります。

見る場所は四つ。通帳の自動引き落とし、カードの明細、口座振替の通知、そして年に一度だけ落ちるもの。四つ目が最も抜けます。

書く列は、名前、金額、頻度、支払い方法、契約の名義、更新月の六つ。名義の列を必ず入れてください。個人のカードで落ちているものが混ざっていると、その人が抜けた日に止まります。

全部を年額に直します。ここまでやって、はじめて高いか安いかの判断ができる形になります。

使っていないものから切る

並べたら、いちばん簡単な判断から片づけます。

管理画面に入って、最後に使った日を確かめてください。三か月使っていないものは、まず切る候補です。

試用のまま本契約に移っているものが、必ず一つか二つ混ざっています。始めた本人が辞めていて、誰も内容を知らない、ということもある。

切る前に、それが他の仕組みと繋がっていないかだけ確かめます。単独で止められるものから順に落としてください。

サーバー代は、区分と実際の使用量を突き合わせる

固定費の中で、金額が大きくて見直されないのがここです。

見るのは三つ。契約している区分、実際に使っている容量、そして混む時間帯に重くなっていないか。使用量が契約の一割、という状態は珍しくありません。

逆に、同居している他社の影響で遅くなっている場合もあります。一台をまるごと自社で使うmixhost のような専用のクラウドレンタルサーバーに上げる判断もありますが、月額は確実に上がります。

止まった一時間でいくら損するかを出してから決めてください。そこが小さい商売なら、同居のままで構いません。金額の話ではなく、止まったときの話です。

更新月の列が、いちばん効く

切ると決めても、すぐには切れません。

更新月の直前でないと解約できない契約が多く、気づいたときには自動で一年延びています。だから、書き出した表に更新月の列を足してください。

違約金の有無も同じ列に書きます。残りの期間ぶんを払ってでも止めるほうが安いのか、更新月まで待つほうが安いのか。金額を並べれば数分で決まります。

そのうえで、更新月の一か月前の日付を予定表に入れます。当月に思い出しても手続きが間に合いません。

車まわりの費用は、精算の手間まで含めて数える

もう一か所、金額のわりに扱いが雑になるのが車の費用です。

高速代とガソリン代は、立て替えて後から精算する形になっていることが多い。この形は、金額そのものより手間が高くつきます。領収書を集め、集計し、振り込む。毎月数時間が消えます。

新しい会社でも作りやすい新会社でも作れる　法人ＥＴＣカード を、使う人数ぶん持たせてしまうと、明細がそのまま記録になり、立て替えも精算も消えます。

給油の側も同じ形にできます。まとめると、月末にやっていた作業が明細の確認だけになります。経費の科目もそろうので、決算のときに探し直さずに済みます。

減らした分の使い道を、先に決める

削って終わりにすると、翌年また同じだけ増えます。

減らした額の一部は、控えの置き場所と、止まったときに気づく仕組みに回してください。事故が起きたときの金額と比べれば安い。

もう一部は、値上げ交渉が来たときの余裕として残します。全部を別のものに充てると、来年動けません。

決めたことは、表の余白に日付付きで書いておきます。翌年、なぜそう決めたかを思い出せます。

毎年やる月を、固定する

この作業は、続けないと意味がありません。

決算の前後に固定するのが分かりやすい。前年の表と並べれば、増えた行がすぐ見えます。

増えた理由が言えない行があったら、そこを見る。二年目からは一時間で終わります。

年額の合計を売上に対する割合で見ておくと、規模が変わったときにも比べられます。金額だけを追うと、伸びている年に判断を誤ります。

よくある質問

Q. 固定費は売上の何割までが適正ですか。

A. 業種で違うので、割合の目安に意味はありません。前年の自社と比べて、増えた行に説明が付くかどうかで見てください。

Q. 専用の契約に上げると、どのくらい変わりますか。

A. 同居による影響が消えるだけで、機械の故障や回線の障害は残ります。上げる理由は速さより、原因の切り分けができることです。

Q. 法人カードは設立直後でも作れますか。

A. 作りやすいものと、決算書を求められるものがあります。設立間もない会社でも申し込める先から当たってください。

Q. 立て替え精算をやめると、経理は楽になりますか。

A. 集計と振り込みが消えます。ただし利用の妥当性は誰かが見る必要があるので、確認の役だけは残してください。

Q. 名義が個人のままの契約はどうしますか。

A. 移せるものと、解約して契約し直すものがあります。見直しの日にまとめて確かめるのが早い。

Q. 年払いと月払いは、どちらが得ですか。

A. 単価は年払いが安いことが多い一方、途中で止めにくくなります。続けると決めたものだけ年払いに寄せてください。

Q. 見直しは誰がやるべきですか。

A. 契約を増やした本人ではなく、別の人が見るほうが切れます。増やした人は、必要だった理由を覚えているぶん残したがります。

まとめ

引き落としは四か所から拾ってください。年に一度だけ落ちるものがいちばん抜けます。

三か月使っていないものから切ります。単独で止められるものが先です。

置き場所は、契約の区分と実際の使用量を突き合わせてください。差が大きいことが多い。

車の費用は、金額より精算の手間が高い。明細がそのまま記録になる形にすると数時間が消えます。

削った分の使い道を先に決め、やる月を固定してください。二年目からは一時間です。