開業して一年。仕事のパソコンが壊れた日にどうするか

朝、電源を入れても画面が真っ黒のままだった。何度か押し直しても変わらない。今日出す見積も、午後の打ち合わせの資料も、その中に入っている。

一台しかない機械が止まると、その日の仕事がまるごと止まる。開業して間もないほど、この状態になりやすい。壊れる前に決めておけることを並べる。

一台しかない機械が止まる日

会社にいたころは、代わりの機械があり、聞ける相手もいた。ひとりで始めると、両方とも無い。止まった瞬間に、自分で判断するしかなくなる。

判断が要る場面で調べ始めると、時間だけが過ぎる。何をどの順で試すかを、動いているうちに決めておく。

決めるといっても、紙に数行書くだけでいい。要るのは知識ではなく、慌てないための順番だ。

止まると何ができなくなるか

まず、その機械でしかできない作業を書き出す。見積を作る、請求を出す、帳簿を付ける、連絡を受ける、資料を見せる。

書き出すと、実は他の方法でもできるものが混ざっている。連絡は電話でもいいし、資料は紙でも渡せる。本当に止まるものだけが残る。

残ったものが、備えの対象になる。全部に備えようとすると費用が合わない。

帳簿と請求の控えをどこに置くか

いちばん困るのは、記録が中に入ったまま取り出せなくなることだ。請求の控え、経理の記録、取引先の連絡先。これらは別の場所にも置いておく。

置き場所は二つにする。手元の機械と、離れた場所。同じ機械の中にコピーを作っても、その機械が動かなくなれば両方とも取り出せない。

自動で写される形にしておくのがいちばんいい。手で写す形にすると、忙しい週から止まる。

届出や登記の書類の置き場も決める

開業の届出、税務の書類、契約書。紙で持っているものは、機械が止まっても読める。逆に言えば、紙でしか無いものは失くしたら終わりだ。

紙と電子の両方で持つものを決めておく。数は多くない。届出の控え、契約書、通帳。この程度で足りる。

これから法人にする予定があるなら、弥生が会社設立をサポート【弥生のかんたん会社設立】 のように設立の書類を画面で作れる仕組みを使えば、控えがそのままファイルで残るので置き場所の心配が減る。

起動しないときの手順

いきなり分解しない。まず、電源そのものが来ているかを確かめる。差し込みが緩んでいた、というのは笑い話ではなく実際によくある。

次に、外に付けているものを全部外して電源を入れてみる。付けたものが原因で起動しない場合がある。

それでも駄目なら、そこで手を止める。むやみに触ると、取り出せたはずのデータが取り出せなくなる。

修理に出すか、買い替えるか

判断の材料は三つ。使ってきた年数、修理の見積、止まっている日数の損。三つ目を数え忘れる人が多い。

四年も五年も使っているなら、修理より買い替えのほうが結果的に安いことが多い。直しても、次に別のところが壊れる。

どちらにしても、中のデータを先に取り出せるかを確かめる。修理に出すと初期化されて返ってくることがある。

復旧やサポートを頼む先を決めておく

壊れてから探すと、比べる時間が無い。近所の店、通いの業者、会員制のサポート。どれでもいいので、一つ決めておく。

自分で切り分けるのが難しいなら、パソコン・スマホ・タブレット設定・IoT家電のお困りごとを解決！全国対応　G・O・G のように会員制でパソコンの面倒を見てくれるところを、壊れる前に一つ決めておくといい。

料金の形も先に聞いておく。出張が要るのか、持ち込みか。時間で払うのか、一件いくらか。

予備の一台をどう持つか

新品をもう一台買う必要は無い。型落ちでも、最低限の作業ができれば足りる。要るのは速さではなく、動くことだ。

予備は、たまに起動して更新しておく。半年触っていない機械は、いざというときに更新だけで半日かかる。

置き場所も決めておく。棚の奥に埋まっていると、必要な日に出てこない。

家の機械と分けて考える

家族と共用の機械で仕事をしていると、止まったときの影響が広がる。仕事の記録が家族の操作で消えることもある。

分けられるなら分ける。分けられないなら、せめて記録の置き場所だけは仕事用に分けておく。

家族が使う時間と、仕事で使う時間が重なるなら、それだけでも予備の一台を持つ理由になる。取り合いは、壊れる前から仕事を止める。

止まっている間に何ができるか

機械が動かない日でも、できる仕事はある。電話をかける、紙で見積の下書きを作る、翌週の段取りを組む。

前もって「止まった日にやること」を三つ書いておくと、その日を空白にせずに済む。慌てて修理を急がせるより、落ち着いて手配できる。

取引先への連絡も、早いほうがいい。今日は返事が遅れると伝えておけば、それだけで待ってもらえる。

直った後にやること

戻ってきたら、まず記録がそろっているかを確かめる。初期化されて返ってきた場合、入れ直す作業がそこから始まる。

同じことが起きないように、原因と対処を一行書き残す。次に同じ症状が出たときに、探す時間が消える。

保証の期限も、そのときに確かめておく。切れる前なら、無償で直せるものが残っていることがある。

よくある質問

Q. 起動しないとき、最初に何をしますか。

A. 電源が来ているかを確かめ、外付けのものを全部外してもう一度試してください。それで駄目なら手を止めます。

Q. 修理と買い替えのどちらがよいですか。

A. 使ってきた年数、修理の見積、止まっている日数の損。この三つで判断します。四、五年使っていれば買い替えが有利なことが多いです。

Q. データはどこに置けばよいですか。

A. 手元と、離れた場所の二か所です。同じ機械の中に二つ置いても、その機械が動かなくなれば両方取り出せません。

Q. 予備は新品が要りますか。

A. 要りません。動けば足ります。ただし半年に一度は起動して更新しておいてください。

まとめ

一台しかない機械が止まる日は、いつか来る。止まると何ができなくなるかを書き出し、記録を二か所に置き、頼む先を先に決めておく。

起動しないときは、電源と外付けを確かめてから手を止める。慌てて触って取り出せなくなるのが、いちばん高くつく失敗になる。