年度の切り替わりで紙の連絡を見直す。FAXと印刷の棚卸し

年度が替わった四月に、取引先の担当が三社で交代していました。うち一社は、こちらの窓口が変わったことを伝えそびれたまま、旧担当宛てのFAXが二週間届き続けました。

年度の切り替わりは、連絡の経路がまとめてずれる時期です。ここでは、その時期に何を確かめ、紙のやりとりをどう見直すかを順に並べていきます。

変わるものを、先に書き出す

四月になってから気づくと、全部が後手に回ります。

担当者、窓口の電話、届け先の住所、請求の宛名。この四つは年度で変わりやすい。三月のうちに、取引先ごとに確かめる一覧を作ってください。確かめる相手が二十社あっても、半日で終わります。

一覧は刷って、確かめた順に印を付けていくのが速い。画面の一覧だと、電話しながら更新するのが面倒で後回しになります。

こちらの変更も、同じ一覧で管理してください。伝えた相手と伝えていない相手が、一目で分かります。

紙で届くものを、この機会に数える

年に一度は、受けている紙を棚卸ししてください。

注文書、確認書、案内、請求。誰から何が何枚届いているかを、一週間ぶん数えます。数えると、見て捨てているだけの書類がかなりの割合を占めていると分かります。年度の切り替わりは、送るのをやめてもらう話をしやすい時期でもあります。

複合機のトレイに溜まる紙が減れば、朝の取り出しの手間も消えます。定額で使える定額制でプリントし放題の複合機レンタルサービス【プリント革命】 のような契約であっても、扱う紙の枚数そのものは減らしたほうが楽です。

数えた結果は、来年も使えるよう残しておいてください。二年ぶんあれば、増えたのか減ったのかが分かります。

送るほうの経路も、同時に見直す

受けるだけ整えても、送るほうが古いままだと手間は半分しか減りません。

こちらから出している書類も、同じ機会に棚卸ししてください。毎月出しているが誰も見ていない書類が、一つか二つ見つかります。相手に確かめれば、その場でやめられます。

送受信をインターネット経由に切り替えるなら、この時期が適しています。番号を引き継げるいつでもどこでもFAX送受信！秒速FAX のような仕組みを使えば、案内を出す手間も一度で済みます。年度の変更をまとめて伝える文面に、一行足すだけです。

変更を伝える紙を、一枚にまとめる

小出しにすると、相手が把握しきれません。

担当の交代、窓口の番号、請求の締め日。変わるものを一枚にまとめて、三月中に出してください。相手の側でも、一枚なら回覧できます。三回に分けて送ると、三回目には読まれません。

出す形は、相手に合わせます。紙でしか受けない相手には紙で、電子でやりとりしている相手にはそのまま送る。全部をそろえようとして遅れるより、九割に先に届けたほうがよい。

出したあと、届いたかどうかを確かめる相手を決めておいてください。大口の取引先だけでも構いません。

期限のあるものを、先に押さえる

年度の切り替わりには、期限のある手続きが集中します。

更新の要る契約、届け出、保険の切り替え。期限を一覧にして、二月のうちに順番を決めてください。三月に入ってから並べ替えると、どれかが必ず遅れます。

期限の管理を一人に集めないでください。担当ごとに割り振って、一覧で見えるようにするほうが、抜けが少なくなります。

引き継ぐ人に、紙で渡す

口頭の引き継ぎは、三日で半分が消えます。

担当が替わるなら、やることの一覧と、直近の記録を紙で渡してください。相手も紙のほうが書き込めます。データだけ渡すと、開かないまま四月が終わります。

渡す紙には、困ったときに誰へ聞けばよいかを書いてください。手順そのものより、この一行のほうが役に立ちます。

家の切り替わりも、同じ月に来る

学校、保険、車。三月から四月は、家のほうも手続きが集中します。

期限のあるものを一枚に書き出して、目に付く場所に貼ってください。職場でやることと同じです。出した書類の控えは、コピーを一枚取って残す。あとから問い合わせが来たときに、何を書いたか思い出せます。

家と職場の期限を同じ紙にまとめてしまうのも一つの手です。どちらも自分が動くのであれば、分けて管理する意味はありません。

名刺と社判の情報を、同じ日に直す

住所や部署が変わると、直すものが芋づる式に出てきます。

名刺、封筒の刷り込み、請求書のひな形、送付状。どれか一つだけ直すと、古い情報が半年残ります。年度の変更が決まった時点で、直すものを一覧にしてください。刷り物は在庫の残りも数えます。

在庫が多いなら、使い切るか捨てるかを決めてください。「もったいないから」と古い住所の封筒を使い続けると、届かない郵便が出ます。刷り物は残しておく理由が無くなった時点で処分するほうが安全です。

新しく刷る分は、少なめにしてください。年度の途中でもう一度変わることがあります。

新しい期の一覧を、紙で配る

画面の中にあるものは、年度の初めには見られません。

担当の一覧、連絡先、締め日。この三つを一枚にまとめて、四月の頭に全員へ配ってください。新しく入った人にはそのまま渡せます。壁に一枚貼っておけば、電話を取った人がその場で答えられます。

変更が出たら、その紙を刷り直して貼り替える。書き込みで直していくと、半年後には読めなくなります。

よくある質問

Q. 年度の切り替わりで確かめることは何ですか

A. 担当者、窓口の電話、届け先の住所、請求の宛名の四つです。三月のうちに取引先ごとの一覧を作って確かめてください。

Q. 変更はどう伝えればよいですか

A. 変わるものを一枚にまとめて三月中に出してください。小出しにすると相手が把握できず、三回目は読まれません。

Q. 紙のやりとりを見直すのはいつがよいですか

A. 年度の切り替わりです。送るのをやめてもらう話も、経路を変える案内も、この時期ならまとめて伝えられます。

Q. 引き継ぎは何を渡しますか

A. やることの一覧と直近の記録を紙で渡してください。書き込めるほうが使われます。困ったときの連絡先を一行書き添えます。

まとめ

三月のうちに、担当・電話・住所・請求の宛名を取引先ごとに確かめる一覧を作ってください。刷って、確かめた順に印を付けると速く終わります。受けている紙と送っている紙を一週間ぶん数え、見て捨てているだけの書類はこの機会にやめてもらう。送受信の経路を変えるなら、年度の案内に一行足せば済みます。変更は一枚にまとめて三月中に出してください。期限のある手続きは二月のうちに順番を決め、引き継ぎは紙で渡す。家の手続きも同じ月に集中します。