年賀状と喪中はがきをどう出すか。年末に配るものも決める

十一月の終わりに、取引先から喪中の知らせが二通届きました。名簿から外そうとして、去年こちらから何枚出したかを思い出せませんでした。

年末の紙まわりは、判断が細かく分かれます。誰に出すか、いつ出すか、喪中はどう扱うか、配るものはどうするか。一つひとつは小さいのに、決まっていないと十二月が全部これで埋まります。

出す先を、毎年ゼロから考えない

名簿があれば、判断はほとんど済みます。

今年やりとりのあった相手、来年も続く相手、世話になった相手。この三つの区分を名簿に持たせてください。毎年、区分を見直すだけで宛先が決まります。名刺の束から毎年作り直しているなら、そこがいちばん時間を食っています。

名簿には、出した年と返ってきたかどうかも残してください。

出さないと決める基準を、作る

減らす判断ができないと、枚数は増える一方です。

三年続けて何も返ってこない相手は外していい。役目の終わった取引先も同じです。減らした分の時間を、残した相手への一言に回すほうが効きます。全員に同じ文面を送るくらいなら、半分の相手に一言ずつ書くほうがいい。

外した相手も、名簿からは消さずに理由を書いて残します。

喪中の扱いは、範囲を先に決めておく

その年になってから考えると、迷います。

どこまでの親族で出すか、会社として出すのか個人として出すのか。この二つを先に決めておけば、その年は当てはめるだけです。範囲に決まった正解はないので、自分の家や会社の考え方で構いません。決めていないことが問題です。

決めた内容は、名簿と同じ場所に書いておいてください。

喪中の知らせは、十一月中に届くように

十二月に入ると、相手はもう手配を始めています。

先方が刷ったあとに届くと、気を遣わせることになります。十一月のうちに出すのが目安です。間に合わなかった場合は、年が明けてから寒中の挨拶に切り替えるほうがきれいに収まります。無理に年内に押し込まないでください。

出す先は、年賀状を出していた相手と同じで構いません。

印刷を頼む時期で、選べる幅が変わる

十二月に入ると、日数のかかる仕上げから埋まります。

宛名まで頼める挨拶状ドットコム 喪中はがき のような専門店なら、宛先が固まっていれば注文自体は一晩で終わります。早く決めるほど体裁も日程も選べるので、名簿の見直しを十一月に終わらせておくのが要点です。刷る作業ではなく、決める作業が律速です。

出す日から逆算して、十一月中に注文まで済ませてください。

年末に配るものを、同じ時期に決める

はがきと配りものは、宛先が重なります。

カレンダー、手帳、名入れの小物。同じ名簿から出すものなので、別々に手配すると二度手間になります。一個から名入れのグッズを作れる1個から簡単！高品質！グッズ・ノベルティ制作【オリジナルファクトリー】 のような制作の窓口を使えば、少ない数でも記念品として形になります。全員に配る必要はなく、直接会う相手にだけ渡す形で十分です。

配るものを決めるのは、はがきの宛先を決めたあとにしてください。

粗品は、置き場所から数を決める

安いからと多く作ると、翌年の棚に残ります。

配る相手の数を数えて、その一割増しまでにしてください。余った分は年が明けると配りにくくなります。ノベルティは季節の色を入れないほうが、余っても翌年に回せます。日付の入ったものは、その年しか使えません。

数えずに発注した分は、たいてい半分が残ります。

手書きの一言を、どこに入れるか

全部に書こうとすると、途中で止まります。

直接会っている相手だけに絞ってください。内容は、今年一緒にやったことに一つ触れるだけで足ります。全員に同じ一言を書くくらいなら、印刷だけのほうがすっきりします。書く相手を絞ることが、続けるための条件です。

書く時間は、宛名を確認する時間と一緒に取ってください。

届かなかった分を、その年に直す

戻ってきた分を放っておくと、翌年も同じことが起きます。

宛先不明で戻った分は、その月のうちに名簿を直してください。翌年になると、なぜ戻ったのか分からなくなります。移転していた相手には、あらためて連絡を取る機会にもなります。

戻ってきた枚数は、名簿の精度を測る材料にもなります。

返事が来た相手に、年内にもう一度触れる

一往復で終わらせないでください。

こちらから出した相手のうち、何か返ってきた相手は温度が上がっています。年が明けてから、その相手にだけ連絡を入れる。年に二回の接触があれば、用事が出たときに思い出してもらえます。全員にやる必要はありません。

誰から返事が来たかは、名簿に印を付けておきます。

来年のために、実際の日数を書き残す

毎年同じところで慌てているなら、記録が無いだけです。

名簿の見直しに何日、注文から届くまで何日、書く作業に何日。今年かかった日数を書いておけば、来年の予定が立ちます。記憶で立てた予定は、毎年一週間短く見積もられます。

書き残す手間は五分です。来年浮くのは数日です。

よくある質問

Q. 出す相手はどう絞りますか

A. 今年やりとりのあった相手、来年も続く相手、世話になった相手の三つです。三年続けて反応の無い相手は外して構いません。

Q. 喪中の知らせはいつ出しますか

A. 十一月中に届くようにしてください。十二月に入ると相手はもう手配を始めているので、気を遣わせることになります。

Q. 印刷はいつ頼めばよいですか

A. 名簿の見直しを十一月に終えて、そのまま注文まで済ませてください。決める作業のほうが時間を食います。

Q. 配るものはどれくらい作りますか

A. 配る相手の数の一割増しまでです。日付や季節の色を入れないほうが、余っても翌年に回せます。

まとめ

宛先の名簿に三つの区分を持たせれば、毎年の判断はほとんど済みます。三年反応の無い相手は外し、減らした分を一言に回してください。喪中の範囲は事前に決めておき、知らせは十一月中に届くように。刷る作業より決める作業が時間を食うので、名簿の見直しを十一月に終えて注文まで済ませます。配るものは同じ名簿から決め、数は相手の一割増しまで。戻ってきた分はその月に直し、返事の来た相手には年明けにもう一度触れてください。