年末に人が増える時期。臨時の席と電話の受け方を決める

短期で入ってもらう三人の初日、座る机はあったのに、端末が一台足りませんでした。その日は二人で交代しながら作業しました。

短い期間だけ人が増えるときは、教える時間も準備の時間も限られています。だからこそ、先に決めておく項目が決まっています。ここでは、席と端末、教える中身、電話の受け方の順に決めていきます。家の用事で人手を頼むときにも、通じる考え方です。

短い期間だけ人が増える、という前提で組む

長く働く人と同じ受け入れ方をすると、間に合いません。

覚えてもらうことを絞る、聞ける相手を決めておく、道具を初日にそろえる。この三つだけです。逆に、全体の説明や長い研修は、期間が短いほど割に合いません。

期間が決まっているのは、こちらにとっても好都合です。何をどこまで任せるかを、先に紙に書けます。

任せる範囲を狭くするのも大事です。あれもこれもと広げると、教える時間だけで期間が終わります。一人一つの作業に絞ったほうが、結果として量がこなせます。

席と端末は、初日に間に合わせる

初日に道具がないと、その人の一日が消えます。

必要なのは、座る場所、入力する端末、そして中で使う道具の設定です。このうち時間がかかるのは端末で、社内にある余りを探して回ると、たいてい間に合いません。

期間と台数から料金を確かめられる【1台2,000円から】届いた瞬間すぐ使えるレンタルパソコン のような形で、必要な月数だけ手配してください。設定済みで届くものを選べば、初日の朝に渡すだけで済みます。臨時の増員が決まった時点で、その日のうちに手配するのが確実です。

教える中身を、三つに絞る

短い期間で覚えられることは、そう多くありません。

その人にやってもらう作業、困ったときに聞く相手、休憩と退勤の扱い。この三つを初日に伝えれば足ります。残りは、必要になった場面でその都度教えるほうが早く身に付きます。

作業の手順は、紙に一枚だけ渡してください。口で伝えたことは、三日で半分忘れられます。紙があると、聞きに来る回数が目に見えて減ります。

その紙は、去年の分を使い回せます。毎年作り直す必要はありません。変わったところだけ直して刷れば、準備は三十分で終わります。

電話を、誰が取るかを決めておく

決めていないと、いちばん忙しい人が取ることになります。

代表番号にかかってきた電話を、誰が最初に取るか。取ったあと、担当が席にいないときはどうするか。この二つを決めておけば、新しく入った人でも動けます。

外出や在宅が混ざる時期なら、スマートフォンで代表番号の着信を受けられるビジネスフォンはもういらない。リース不要・機材不要・工事不要。起業や部署立上げを素早く のような仕組みにすると、席にいなくても取次ができます。事務所に一人残って電話番をする、という形を取らずに済みます。

折り返しと取次の決まりを作る

取り次げなかった電話が、いちばん失点になります。

相手の名前、用件、折り返す番号、いつまでに折り返すか。この四つを書く紙を、電話の横に置いてください。書く場所が決まっていると、誰が取っても同じ情報が残ります。

折り返しの期限は、その日のうちと決めておきます。翌日でよいことにすると、翌々日になります。担当が休みの場合に誰が代わるかも、あわせて決めておいてください。

新しく入った人には、名乗り方だけ先に教えます。社名と自分の名前、そして「担当に代わります」の一言。この三つが言えれば、初日から電話を取れます。

終わったあとの片付けと記録

期間が終わってからが、意外と抜けます。

借りた端末は、中の記録を取り出してから返します。渡した鍵や入館の証も、その日のうちに回収してください。日をまたぐと、回収し忘れたことにも気づかなくなります。

来年のために、何人でどれだけの量をこなせたかを一枚に書き残します。次に人を頼むときの人数が、勘ではなく数字で決められます。

働いてくれた人の連絡先も、本人の同意を得たうえで残しておきます。来年も同じ時期に声をかけられれば、教える時間がまるごと省けます。

短い期間でも、働く条件は文書で渡してください。期間、時間、仕事の内容、支払の時期。口約束で始めると、終わったあとに食い違いが出ます。労務の扱いで迷う点は、社会保険労務士に確認してください。

初日の朝に十分だけ時間を取って、全員に同じ説明をする形にすると、聞き漏らしが減ります。一人ずつ別に説明すると、伝わる中身が人によって変わります。

受け入れる側の負担も見ておく

人が増えると、教える人の仕事が増えます。

その分を見込まずに人数を決めると、教える側がいちばん忙しくなります。三人受け入れるなら、教える人一人ぶんの時間が数日消えると考えてください。その時間を誰かが肩代わりする形にしておきます。

聞かれる回数は、最初の三日に集中します。その三日だけ、教える人の予定を空けておく。四日目からは、ほとんど手が離れます。

よくある質問

Q. 何から準備しますか

A. 端末です。社内の余りを探して回ると間に合いません。増員が決まったその日に手配するのが確実です。

Q. 初日に何を教えますか

A. やってもらう作業、困ったときに聞く相手、休憩と退勤の扱いの三つです。手順は紙で一枚渡してください。

Q. 電話の取次はどう決めますか

A. 最初に取る人と、担当が不在のときの扱いの二つです。外出が多い時期なら、席の外でも取れる形にしておきます。

Q. 折り返しの期限は

A. その日のうちです。翌日でよいことにすると翌々日になります。担当が休みのときに誰が代わるかも決めておきます。

Q. 教える側の負担はどう見ますか

A. 三人受け入れるなら、教える人の時間が数日消えると見込んでください。聞かれる回数は最初の三日に集中します。

まとめ

短い期間の増員は、覚えてもらうことを絞り、道具を初日にそろえるのが要点です。端末は決まった日に手配し、設定済みで届くものを選んでください。初日に伝えるのは、作業、聞く相手、休憩と退勤の三つ。手順は紙で一枚渡します。電話は最初に取る人と不在時の扱いを決め、外出が多い時期は席の外でも受けられる形に。折り返しはその日のうち。終わったら端末と鍵を回収し、こなせた量を記録に残してください。