インク代とトナー代を下げる。刷り方と買い方を見直す

年に一度、消耗品の請求を並べてみたら、いちばん高かったのは機械のリース代ではなくインク代でした。刷った枚数は誰も数えていませんでした。

印刷の費用は、機械を買い替えなくても下げられます。下がるかどうかは、刷る枚数と買い方で決まるからです。ここでは、数える手順から、刷る前に減らせるもの、互換品を使うときの線引きまでを順に見ていきます。家庭のプリンタでも、効く手はほとんど同じです。

費用は単価ではなく、枚数で決まる

一枚あたりいくらの話は、後回しでかまいません。

同じ一枚でも、要らない紙を刷っていれば費用はまるごと無駄です。単価を二割下げるより、枚数を三割減らすほうが早く効きます。しかも枚数を減らすと、紙代もトナー代も同時に下がります。

にもかかわらず、多くの職場では枚数を知りません。知らないまま契約や機種の話を始めるので、判断が勘になります。

家庭でも同じで、年に何枚刷っているかを言える人はほとんどいません。それでも「インク代が高い」という感覚だけはある。感覚と実際の額が離れていると、手の打ちようがありません。

一か月の枚数を、一度だけ数える

毎月数える必要はありません。一度で十分です。

複合機のカウンターを月初と月末に控えます。白黒とカラーを分けて控えると、費用の内訳が見えます。多くの職場では、カラーが一割程度なのに費用の半分近くを占めています。

家庭用のプリンタなら、カートリッジを替えた日を側面に書いておくだけで、何か月もつかが分かります。もった月数と枚数が分かれば、年間の見当が付きます。

数えた結果は、机の上ではなく機械の横に貼ってください。刷る人が見る場所に数字があると、それだけで刷る枚数が減ります。誰も叱っていないのに減るのが、この方法のいいところです。

刷る前に、減らせるものを減らす

減らしやすいのは、配布と控えの二つです。

会議の資料を全員に配るのをやめて、手元に必要な人だけにする。控えとして刷っていた分は、原本の置き場を決めればなくせます。この二つで、たいていの職場は二割から三割減ります。

減った分だけ、買う回数も減ります。互換のインクを型番で選んで注文できるインクカートリッジ、トナーカートリッジの専門通販サイト
インク革命.com のような通販を使っているなら、注文の間隔が延びたことで効果が実感できます。

両面と白黒を、はじめから既定にする

設定で減らせる分は、意識に頼らないほうが確実です。

両面と白黒を既定にして、片面やカラーは選んだときだけ出るようにします。人に呼びかけるより、設定を変えるほうが速い。設定を変えたら、機械の横に一枚貼って知らせてください。

色を使う場面は決めておきます。社外へ出すものは色あり、社内で回すものは白黒。線を引いておけば、毎回迷いません。

刷る前に画面で確かめる習慣も効きます。一枚目を刷ってから間違いに気づくのが、いちばん多い無駄です。刷る前に一度だけ全体を見る。それだけで刷り直しがかなり減ります。

互換のインクを使うときの線引き

安く済ませたい気持ちと、機械を壊したくない気持ちは両立します。

まず、保証の扱いを確認してください。保証期間中の機械で純正以外を使うと、扱いが変わることがあります。期間を過ぎた機械や、家庭で使っている古いプリンタなら、選択肢に入れやすい。

互換のインクを扱う激安インク販売の【インクナビ】送料無料。 のような通販では、対応する機種と型番が明記されているので、手持ちの機械に合うかを注文前に確かめられます。型番を控えずに買うと、届いてから合わないと分かります。

一度に大量に買わないこと。まず一本試して、色の出方と持ちを見てから、次の注文で数を決めてください。

用紙とトナーの置き方で、無駄が変わる

紙は置き場所で駄目になります。

開封した束を床の近くに置くと湿気を吸い、波打って詰まります。詰まった紙を取り出す時間は、紙代よりよほど高くつきます。開けた束は箱に戻し、棚の中ほどに置いてください。

トナーとインクは、古いものから使えるように奥から補充します。手前に足し続けると、奥のものが期限を過ぎます。

使っている型番は、機械の側面に貼っておいてください。買うたびに調べる時間も、違うものを買ってしまう事故もなくなります。複数台ある職場では、機械ごとに貼るのが確実です。

複数の機械があるなら、役割を分けるのも効きます。日常の白黒はいちばん安く刷れる一台に集め、色の要るものだけ別の一台へ。全部を一台でまかなおうとすると、どの用途にも中途半端になります。

外で刷ったほうが安いものもある

全部を自分たちで刷る必要はありません。

部数の多い案内や、色をきれいに出したい印刷物は、外に頼むほうが安く仕上がります。手元の機械で百部刷ると、時間もインクも相当に使います。刷る枚数と仕上がりで、線を引いてください。

目安は、同じものを五十部以上刷るかどうかです。それ以上なら外、それ未満なら手元。この線を決めておけば、毎回迷わずに済みます。

よくある質問

Q. 何から手を付けますか

A. 一か月の枚数を、白黒とカラーに分けて一度だけ数えてください。数える前に契約や機種を替えても、得か損か判断できません。

Q. どこがいちばん減らせますか

A. 会議の配布と、控えの二重刷りです。この二つで二割から三割は減ります。設定は両面と白黒を既定にしてください。

Q. 互換のインクは使ってよいですか

A. 保証の扱いを確かめてから決めてください。期間を過ぎた機械なら選びやすくなります。まず一本試してから数を決めます。

Q. 用紙で気を付けることは

A. 開封した束を床の近くに置かないことです。湿気を吸って波打った紙が、詰まりのいちばんの原因になります。

Q. 外に頼むのはどんなときですか

A. 同じものを五十部以上刷るときです。それ未満は手元の機械で。線を決めておけば、毎回迷わずに済みます。

まとめ

印刷の費用は、単価より枚数で決まります。カウンターを月初と月末に控えて、白黒とカラーを分けて一度だけ数えてください。減らしやすいのは会議の配布と控えの二重刷りで、この二つで二割から三割は落ちます。両面と白黒は設定で既定にし、色を使う場面は線を引いておきます。互換のインクは保証の扱いを確かめ、型番を控えて一本試してから数を決める。用紙は箱に戻して棚の中ほどへ、トナーは奥から補充してください。