頼んだ工事が遅れている。連絡と立て直しの順番を決める

頼んだ工事の完了予定日が過ぎたのに、現場が動いていません。連絡もありません。こちらから電話をすると「材料が届かなくて」という説明が返ってきます。

遅れそうだと分かった時点で連絡が来ていれば、こちらも手を打てました。遅れそのものより、連絡が無いことのほうが関係を壊します。頼む側としても、受ける側としても、順番を決めておきます。

遅れは連絡の遅れとして扱う

工事でも制作でも、予定どおりに進まないことは起きます。材料が入らない、天候が崩れる、人手が足りない。

問題になるのは、それが分かってから伝わるまでの時間です。前日に言われるのと、二週間前に言われるのとでは、こちらの打てる手がまったく違います。

だから、頼む段階で決めます。遅れそうだと分かった時点で連絡すること、そのときに新しい見込みを添えること。この二つを条件にします。

守られない相手とは、次から取引を考え直します。技術より、連絡の速さのほうが実務では効きます。

自分が受ける側のときも同じです。言いにくいから黙る時間が、いちばん高くつきます。

遅れると分かった日にやること

順番があります。慌てて全部を同時にやると、抜けます。

一つ目は、事実を確かめることです。何が止まっていて、どれくらいで動くのか。伝聞で伝えないでください。

二つ目は、影響を受ける先を並べることです。自分の取引先、その先のお客さま、関係する他の業者。

三つ目は、連絡です。原因、新しい見込み、こちらが取る手当て。この三つを一度に伝えます。原因だけを伝えて見込みを言わないのが、最も相手を怒らせます。

四つ目は、書面で残すことです。電話で話した内容を、その日のうちに文字で送ります。

謝罪は短くします。長い謝罪より、次の日付が知りたいのです。

立て直しの手を並べる

伝えるだけでは終わりません。何ができるかを並べます。

考えるのは、順番を入れ替えられるか、一部だけ先に渡せるか、他の手を借りられるか、範囲を減らせるかの四つです。

二つ目が効きます。全部が揃わなくても、使える部分だけ先に渡せば、相手の作業は進みます。

三つ目は、社内だけで抱えないという判断です。人手が足りないことが原因なら、その部分を外に出します。

短い期間だけ手を借りるなら、経歴を見て相手を選べるフリーランスエンジニア向け案件検索サイト【フリーランスボード】 のような場で一件だけ業務委託する方法があります。急ぎの局面で、常勤の採用を待っている余裕はありません。

四つ目の範囲を減らす相談は、早いほど通ります。納期の直前に持ち出しても受け入れられません。

頼む側として持っておく余裕

こちらが発注する側なら、余裕の作り方があります。

一つ目は、締切を二段にすることです。相手に伝える期限と、本当の期限のあいだに数日置きます。

二つ目は、途中の確認を入れることです。着手した日、半分まで来た日。二回の連絡を条件に入れておくと、止まっていることに早く気づけます。

三つ目は、二社目を持っておくことです。同じ工事を頼める先を、量が少なくても持ち続けます。

外構の工事のように、業者によって工期も金額も大きく違う分野では、複数から見積を取るところから始めます。条件を伝えて複数社の提案を比べられる外構工事・エクステリアの費用相場を一括見積もりで確認 のような窓口を使えば、駐車場やフェンスの工事を一社の言い値で決めずに済みます。

四つ目は、支払いの条件です。前払いの割合を大きくすると、こちらの立場が弱くなります。

見積の段階で見ておくこと

遅れの多くは、契約の時点で仕込まれています。

工期の根拠を聞きます。何日で何をするのかが分かれていない見積は、後から必ず伸びます。

材料の調達に何日かかるかも聞きます。建物や外構の工事では、材料の入荷が工期の大半を占めることがあります。

天候で延びる場合の扱いも決めます。屋外の工事では避けられません。何日までは延長として認めるかを先に決めます。

近隣への説明が要る工事なら、その日程も工期に入っているかを確かめます。抜けていると、着工が一週間ずれます。

安いほうを選んだ結果、工期が二倍になることがあります。金額だけで比べないでください。

終わったあとに記録する

一件ごとに、記録を残します。次の判断が変わります。

書くのは、予定と実際の日数、遅れた原因、連絡が来た時期、こちらが打った手です。

同じ業者で二度続いたら、体制の問題です。担当者の問題ではありません。

自分が遅らせた側の記録も残します。何を見誤ったのかが分かれば、次の見積の精度が上がります。

遅れが出た相手とは、終わったあとに一度話します。責める場ではなく、次にどうするかを決める場にします。

遅れによって費用が増えた場合の扱いも、契約の段階で決めておきます。工事では、仮設のものを置き続ける期間がそのまま費用になります。

こちらが遅らせた場合は、値引きより先に次の手当てを示します。金額で片づけようとすると、信用の話が金額の話に変わります。

自分の見積の精度も見直します。三件続けて遅れているなら、詰め込みすぎです。受ける量を先に減らします。

無理な工期を約束して受けるのは、断るより悪い結果になります。最初に伸ばした一週間は、後で三週間になって返ってきます。

よくある質問

Q. 遅れそうなとき、いつ連絡しますか

A. 分かった日です。原因と新しい見込みとこちらの手当てを、一度に伝えてください。原因だけの連絡が最も相手を怒らせます。

Q. 立て直しの手は何から考えますか

A. 一部だけ先に渡せないかです。全部が揃わなくても、使える部分から渡せば相手の作業は進みます。

Q. 発注する側の備えは何ですか

A. 締切を二段にすること、途中の確認を条件に入れること、二社目を持っておくことの三つです。

Q. 工期の見方で気をつけることは

A. 材料の調達日数と、天候による延長の扱いです。屋外の工事では、この二つが工期の大半を左右します。

まとめ

遅れそのものより、連絡が遅れることが関係を壊します。分かった日に伝えます。

事実の確認、影響先の洗い出し、連絡、書面での記録。この順で動きます。

立て直しは、一部だけ先に渡す手から考えます。人手が足りないなら外に出します。

発注側は締切を二段にし、途中の確認を条件に入れ、二社目を持ちます。

見積の段階で工期の根拠と材料の日数と天候の扱いを確かめます。