オフィスの物が減らない問題。保管を外に出す判断と置き場所の決め方

オフィスの一角が、段ボールで埋まっている。過去の契約書、使わなくなった什器、イベントで使う備品、返却待ちのPC。捨てる判断をする人がいないので、置き場所だけが減っていきます。

賃料は面積に対して払っています。つまり、物を置いているスペースにも賃料を払っていることになります。この記事では、何を外部保管に出し、何を捨てるかの判断基準と、保管先の選び方を整理します。

まず「面積あたりの費用」を計算する

数字を一つ出します。

計算するのは、月額賃料、契約面積、単位面積あたりの月額、物が占めている面積、その面積分の賃料、外部保管の料金との比較です。

月額賃料を契約面積で割ると、単位面積あたりの月額が出ます。この数字が出ると、外部保管の料金と直接比べられるようになります。

物が占めている面積も概算してください。段ボールを積んでいる一角が二平方メートルなら、その面積分の賃料が保管費用として毎月発生しています。

「なんとなく高そう」ではなく、金額で判断できるようになります。

多くの都市部のオフィスでは、外部の保管サービスのほうが単位面積あたりの費用は低くなります。

つまり、使用頻度の低い物をオフィスに置き続けるのは、単純に高くつきます。

三つに分類する

基準は取り出す頻度です。

分けるのは、月に一度以上使う物、年に数回使う物、使わないが捨てられない物、使わず捨てられる物、保存義務の有無、資産としての扱いです。

月に一度以上使う物はオフィスに置きます。取り出しに時間がかかると業務に影響します。

年に数回使う物は外部保管の候補です。イベント什器、季節の備品、予備の機材など。

使わないが捨てられない物も外部保管の候補になります。法定の保存期間がある書類、資産として残っている物です。

使わないし捨てられる物は処分します。

実際に分類すると、外部保管の候補がかなりの量を占めることが分かります。そして処分できる物も意外と多く、それを片づけるだけで状況が変わることもあります。

捨てる判断を誰がするかを決める

分類が進まない最大の理由です。

決めるのは、書類の判断者、什器や備品の判断者、機材の判断者、PCや記録媒体の判断者、データ消去の手順、全体の取りまとめです。

捨ててよいかを決める人がいないと、分類は進みません。

書類は、保存期間の要件を確認できる人が判断します。経理や法務の担当です。

什器や備品は、資産台帳を管理している人が判断します。

機材は、使っていた部署の責任者が判断してください。

PCや記録媒体は、情報システムの担当です。データ消去の手順も必要になります。全部を一人で決める形にすると、その人が止まった時点で作業も止まります。

外部保管の種類と選び方

いくつかの種類があります。

比べるのは、屋内型、屋外型、宅配型、空調の有無、単位面積あたりの費用、預ける物の性質です。

屋内型は、建物の中の区画を借ります。空調があり、湿度の影響を受けにくい。書類や電子機器の保管に向きます。

セキュリティ面でも、管理された建物内であることが多くなります。

屋外型はコンテナで、単位面積あたりの費用は抑えられます。ただし温度と湿度の変化を受けるため、書類や精密機器には向きません。

什器や、環境の影響を受けにくい物向けです。

宅配型は箱単位で預け、必要なときに取り寄せます。量が少ない場合に向きます。オフィスの書類や機材を預けるなら、まず屋内型が候補になります。トランクルームならドッとあ〜るコンテナ は屋内型と屋外型の両方を持っているので、書類は屋内、什器は屋外というように、預けるものごとに分けて借りられます。

選ぶときに見る六つの点

順に確かめます。

見るのは、空調と湿度管理、アクセスできる時間帯、場所、セキュリティ、契約の単位と最低期間、搬入の方法です。

空調と湿度管理は、書類や電子機器を預けるなら必須です。カビや結露で価値を失うと、保管の意味がありません。

アクセスできる時間帯も、24時間出し入れできるのか営業時間内のみかを確かめてください。急に必要になる物があるなら重要です。

場所は、オフィスからの距離です。取りに行く手間が発生するため、頻度と距離のバランスを見ます。

セキュリティも、施錠の方式、防犯カメラ、入退室の管理を確かめてください。契約書などを預けるなら必要です。

搬入の方法は、契約してから困る項目です。台車が使えるか、エレベーターがあるか。階段しかない区画に大量の書類を運ぶのは、想像以上に大変です。

保管する物の台帳を作る

外に出すと分からなくなります。

書くのは、箱番号または区画、中身の概要、預けた日、持ち出した記録、保管期限、担当です。

保管期限が重要です。保存期間が過ぎた書類を預け続けると、保管料を払い続けることになります。

廃棄予定日を入れておけば、定期的に減らせます。

箱には番号を振り、台帳と対応させてください。

中身を全部書き出す必要はありませんが、「どの部署の、いつの、何か」が分かる程度には書いておきます。

持ち出した記録も、誰がいつ取り出したかを残しておいてください。

費用の比べ方

外部保管の費用と比較します。

比べるのは、オフィスで物が占めている面積分の賃料、移転や増床を検討している場合の差額、取りに行く手間、往復の時間と交通費、保管料、搬入の費用です。

面積分の賃料を計算すると、判断が明確になることが多くあります。

特に都市部では、オフィスの賃料単価は保管サービスより高いのが一般的です。

取りに行く手間も忘れずに入れてください。年に数回しか取りに行かないなら影響は小さく、月に何度も行くなら外に出す意味が薄れます。

移転や増床を検討している場合は、その差額とも比べてください。

搬入の費用も、初回にまとまってかかります。コンテナ！関東・名古屋・福岡を中心に展開中 で近くの空きを調べるときは、月額だけでなく、最低利用期間と解約の予告がいつまでかも同じ画面で確かめてください。

よくある質問

Q. 契約書などの重要書類を預けてよいですか。

A. セキュリティと空調が確保された屋内型を選び、社内の規程で認められる範囲かを確認してください。持ち出しの記録を残す運用も必要です。

Q. どのくらいの広さを借りればよいですか。

A. 現状の段ボールの数から概算します。少なめに借りて足りなくなるより、少し余裕を持たせたほうが出し入れしやすくなります。

Q. 使わない什器は処分したほうがよいですか。

A. 再び使う見込みがないなら処分が合理的です。保管料を払い続けるほうが高くつきます。資産台帳との突き合わせを忘れずに。

Q. オフィスの移転前に整理すべきですか。

A. 移転は整理の絶好の機会です。運ぶ量が減れば移転費用も下がります。

まとめ

種類ごとに捨てる判断をする人を決めること。ここで止まっています。

取り出す頻度で四つに分類すること。置き場所が決まります。

単位面積あたりの賃料を出して外部保管の料金と比べること。

屋内型か屋外型かは預ける物の性質で選ぶこと。空調が要ります。

そして、箱番号と廃棄予定日を含む台帳を作ること。