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会社の困りごと別コラム一覧（16ページ目）

採用や労務、総務、経理、事業承継、補助金など、会社の現場で起きる困りごとごとに「何から手を付けるか」をまとめたコラムの一覧です。

全 1,681 記事／16 / 17 ページ

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会議が多すぎて進まない。減らす順番と議事録の片づけ方
会議が多すぎて仕事が進まないときに、減らす順番を決める手順。残す会議は録音で議事録をまかない、椅子と机の配置を変えて短く終われる部屋にするところまで。
複合機とパソコンは買うか借りるか。保守込みの月額で見る
事務所の機械にいくらかけるかを数字で決める手順です。止まったら何日困るかで保守の線を引く、本体と保守とトナーを年数で割って比べる、短期に要る機材を借りる判断までをまとめます。
壊れてから直すのをやめる。点検の順番と、故障したときの窓口
いちばん暑い日にエアコンが止まりました。前の週から音は変わっていたのに、誰も動かなかった。持ち物の一覧を作り、音とにおいと効きの変化を拾って予定に変えるまでの手順です。
事務所を移転すると知らせる。はがきを印刷し、手は外注に回す
移転が決まってから落ち着くまでの段取りです。転居を知らせるはがきの印刷と出す時期、回線と郵便の転送の押さえ方、手が足りない月に仕事を外注へ出す順番までをまとめます。
連絡が途切れた相手へ、年賀状を出す。仕事を頼み直すきっかけに
一年以上やりとりの無い相手に、年賀状や挨拶状で連絡を戻す手順です。はがきに何を書くか、返事が来たあとの動き方、手が足りないときに外注やフリーランスへ頼む順番までを整理します。
外回りの一日を組み直す。高速代と道具と、戻ってからの机
訪問して回る日は、高速代も駐車場代も細切れに出ていきます。移動の費用をまとめる方法と、現場で使う工具を通販で取り寄せる段取り、戻ってからの机の買い替えまで。
打ち合わせの記録を残す。録音と議事録、FAXの控え
話した内容が残らないと、あとで食い違います。録音をどこまで使うか、議事録に書く項目、FAXで届いた注文書の控えとの合わせ方までを見ていきます。
断られた理由が残っていない。商談を録音して次に生かす
失注の理由を記録に残す方法。商談は相手に断ってから録音し、文字起こしから決め手を拾います。追う案件を絞り、手が足りないぶんを外注に回す話まで。
工事を頼んだ先と連絡がつかない。代わりの当てと電話の残し方
折り返すと言われたまま二日たった時点で、待つのをやめます。三日で代わりの会社を探し始める段取りと、言った言わないを防ぐために電話のやりとりを履歴として残す形をまとめます。
注文書がFAXで届く現場。紙のやりとりと印刷物を整理する
受注票や注文書をファクスで受けている職場で、紙の流れを整える手順です。伝票や封筒を印刷でそろえる方法、送受信を紙から画面へ移す順番、相手に合わせる線引きまでを決めます。
外注した成果物をどう受け取るか。検収の基準を先に決める
違うと思っても言葉にできない。頼む前に基準を書き、見る項目を五つに絞り、指摘を一度にまとめて出すまでの手順を並べました。
USBの受け渡しをやめる。回線で渡し、古い媒体を処分する
手渡しが残る理由から、渡す方法を一つに決める手順、上りの速度を直す順番、データ消去まで含めた処分の頼み方までを書きます。
資料の社外持ち出し。壊れたときの復旧まで決めておく
禁止にすると隠れて持ち出されます。持ち出してよい条件と、社外からつなぐ経路、端末が壊れたときの復旧とサポート窓口の決め方までを並べます。
複合機からの通知を装うメール。見分け方と社内の止め方
業務で見慣れた形を真似た不審なメールへの備えです。差出人のアドレスの確かめ方、添付を開く前に止まる判断、端末にセキュリティの仕組みを入れる、開いてしまったときの手順をまとめます。
端末を社外へ持ち出す日。中身をクラウドへ逃がしておく
紛失で困るのは機械の値段ではなく、中身を把握していないことです。持ち出す前に決めることと、外の公衆Wi-Fiにつなぐときの備え、失くした日の手順を並べます。
人を一人採るのにいくらかかるか。採用と外注の費用を並べる
採用の費用は、募集の掲載料だけではありません。教える時間まで含めて数字にする方法と、外注と比べたときにどちらが安く済むかを並べました。
業務委託で人に入ってもらう初日まで。現場で先に用意するもの
初日の三時間を待ち時間にしないために。席と道具、権限、読める資料、聞き先の一覧。最初の一週間の組み方と、終わるときの引き継ぎまで並べました。
入社初日までに要るもの。パソコンの支給とアカウントの用意
二週間前から逆算して動きます。端末は納期から決め、席と備品は一枚の表で管理。権限は最小から始め、入社の表を裏返して退職の手順にするところまでをまとめます。
外の講習に人を出すか、社内で教えるか。費用と定着で決める
一日で数万円の講習に人を出すかどうかは、毎回迷います。研修の費用をどう見るか、持ち帰らせる仕組み、人材の定着や採用にどうつながるかを順に整理します。
できることを書き出す。足りない分は学ぶか外注するか
誰が何をできるのか、意外と誰も把握していません。スキルを一覧にして、抜けているところを資格や受講で埋めるか、業務委託で外に頼むかを決める手順を並べます。
働きながら資格を取り直す。受講の進め方と期限の管理
資格の期限は、切らしてから気づきます。通信講座で学ぶ時間の作り方と、受講の記録や更新の期限をクラウドのレンタルサーバーに置いて一覧で見る形までを並べます。
人に教える側になる前に。伝え方を学び直し、資格で補う
現場でいちばんできる人が、そのまま人をまとめる役になります。ところが教える技術は別物です。伝え方をどこで学ぶか、資格の学習をどう使うかを並べました。
OJTの担当に丸投げしない。教える側を支える研修と人手
教える人の仕事が減らないまま新人が来ると、両方が潰れます。何をどこまで任せるか、テキストを誰が作るか、欠員の補充をいつ動かすかまでを先に決めておきます。
車でまとめ買いする暮らし。食事の保存と、運転する車の持ち方
車があると持てる量の上限が消えるので、買い方そのものが変わります。帰ってからの三十分で決まる保存の手順と、車を買うか借りるかの比べ方を書いています。
習い事も資格の勉強も続かない。休みの日の時間の作り方
四月に申し込んだ講座が六月には開いていませんでした。曜日と時刻で押さえる決め方、買い出しをまとめて用事を減らす方法、通う形と自分で受講する形の選び分けを書いています。
自社サイトの改修を外注する。依頼書に書くこととサーバーの渡し方
頼んだものと違うものが上がる原因は三つあります。依頼書の七項目と、サーバーの契約先やドメインの名義を先に確かめる手順を並べました。
教えたことを残す場所。手順書の置き方と、学び直しの進め方
同じことを毎回口で教えています。手順書を社内システムに置いて誰でも見られるようにし、資格の受講と組み合わせて、教える手間そのものを減らします。
引き継ぎの説明は録音で残し、手順書はサーバーに置く
その人しかできない仕事を引き継ぐ順番。説明は録音して文字起こしにし、出来上がった手順書は共有のクラウドやサーバーに置いて、誰でも開ける状態にします。
家と職場に机と椅子を置く。データはクラウドに寄せる
どちらで何をやるかを先に決め、椅子と手元の明かりだけは両方にそろえる。社内システムの置き場所と、誰が触れるかまで決めておきます。
停電で何が止まるか。順番を決めてから非常用電源を選ぶ
建物がポンプで水を上げていると、停電で断水と同じ状態になります。止まると困るものは二十七のうち五つでした。数えてから容量を決めた話と、録音で残した記録です。
事務所の更新前に広さを見直す。住所と荷物の置き場を分ける
自動更新の通知が来る前に読み直したい条項と、広さそのものの見直し方。書面に書く住所を残したまま部屋を縮める考え方と、荷物の保管を外に出す判断を並べる。
働く場所を借りるか、机と椅子を買うか。頻度で決める
集中したいだけなら、椅子と机と明かりで解決します。人と会う日だけ時間単位で場所を借りる形にすれば、費用は使った分で済みます。
毎月の固定の支払を見直す。手数料と資金の出る日を合わせる
家賃も光熱費も外まわりのガソリン代も、引き落とし日がばらばらだと資金の残りが読めません。支払の手数料を実額で出し、経費の精算を月に一本へまとめる手順を書きました。
請求書の発行が毎月遅れる。締めから入金確認までを決める
毎月の請求が遅れる原因をたどって、締め日から入金の確認までの流れを決める手順。口頭で決めた金額や範囲は録音して文字起こしで残しておきます。
口座とカードの分け方。振込を一人に集めない形にする
小さな会社ほど、支払いも帳簿も一人に集まります。口座を用途で分け、社用車の給油や高速の支払いをカードに寄せ、経理が明細だけで追える形にする手順です。
資金の相談に行く前に。帳簿を整えて、資料を印刷する
銀行や公庫へ相談に行く前の準備です。帳簿と決算の数字をそろえる順番、開業や設立の登記まわりで要る書類、当日に配る資料を複合機で刷るときの体裁までを決めます。
自社サイトを持つと毎月いくらかかるか。費用の内訳
サーバとドメインの料金だけ見ていると、後から人手の分で驚きます。クラウドを借りる費用、更新の費用、直す人の手間。開業したての規模で必要な額を並べました。
同じ不具合が何度も出る。原因をたどって新人にも教える
同じ不具合が繰り返すときに、原因をたどって止める進め方。建物の改修で直す場合と、教育の中身を変える場合を分け、朝礼の議事録は録音で軽く残します。
検品の基準を口で伝えるのをやめる。録音と印刷で配る
人によって合否が変わる検品の基準を、目に見える形に直す手順。判断の理由は録音して文字起こしで残し、決まった基準は印刷して現場に貼るところまで書いています。
サイトのページを作る人がいない。外注の頼み方と範囲の決め方
頼み方を決めずに声をかけると見積が比べられません。作るページの決め方、中身の用意、会社と個人の使い分け、範囲の書き方を並べました。
サイトが急に開かなくなる。証明書とドメインの期限管理
ある朝から自社サイトに警告が出て開けない。多くは証明書かドメインの期限切れです。期限の集め方、通知の受け取り方、脆弱性や改ざんの確認までを一つの表に載せます。
自社サイトが重いと言われた。サーバーを見直すか、外注するか
感覚で動かず三つの時間を測ります。画像と外部の部品から手を付け、最初の反応が遅いならサーバーを移す。手を打つ順番を並べました。
自社サイトが一年止まっている。更新を外注し、脆弱性を塞ぐ
止まったのは仕組みが無いからです。更新を三種類に分けて外に出す形と、放置した期間に溜まった改ざんや脆弱性の洗い方を並べました。
手が足りないとき外注に頼む。FAXと注文書のやりとり
人手が足りない日をどう埋めるか。外注に頼む範囲の決め方、頼み方の型、注文書をFAXでやりとりするときの記録の残し方までをまとめて見ていきます。
店の外まわりの工事と店内の回線。開ける前に決める順番
外構は決めるまでと見積もりに六週間かかります。着工までの逆算、回線を申し込む時期、開通が間に合わないときの手当てを順に並べます。
一日の締めで現金が合わない。立替と精算を切り分ける
差が出る原因は数え間違いより、現金が動く理由の多さにあります。給油や高速代のための持ち出しを外し、差異を記録して傾向を見る手順をまとめました。
会議室を借りて相談会を開く。予約の電話をどこで受けるか
外の会議室で相談会を開く日は、事務所に誰も残りません。かかってきた電話を取れず、その日の予約を落とします。番号を持ち歩ける形にして、受ける時間と折り返しの決めごとを作る手順です。
ホームページは外注しても、ドメインは自分で押さえる
制作をフリーランスに委託すると早いのですが、名義まで任せると後で動かせなくなります。ドメインと自社サイトの持ち主を自分にしたまま外注する手順を書きます。
社外の人に資料を渡す前に。秘密保持と、外注先とのつなぎ方
見積を頼む時点で情報は渡っています。合意を結ぶ時期、書面に入れる六項目、先に出してしまったときの手当てと渡し方を並べました。
注文書がFAXで届く。発送までの紙と移動の経費を減らす
受注票が紙で届き、送り状を手書きし、営業所へ持ち込む。この一連でかさむのは人の時間と持ち込みの高速代です。FAXの送受信と移動の交通費を同時に減らします。
戻ってきた荷物が場所を埋める。捨てる分を先に決める
返した物、使わなかった物、開けていない箱。壊れていないから捨てにくく、置き場だけが減っていきます。三か月の線を引いて捨てる分を決め、運べない量になったら回収に出す手順です。
自分で運ぶか、頼むか。ガソリン代と高速代を数えて決める
運賃の見積を並べる前に、自社の車両で運んだときの実額を出しておきます。給油と高速の記録が残っていれば比べられます。交通費の集計から始める手順を書きました。
棚卸の数を紙に書くのをやめる。クラウドへ移す順番
棚卸の用紙を集めて夜に打ち直す作業が、毎回二日かかります。数える形を変え、業務システムをクラウドのサーバーに置いて、その場で入る形にします。
小さな催しを開く。場所を借りて、足りない人手を外に頼む
会場を押さえてから、当日に人手が足りないと気づいても遅い。先に要る人数を数え、そこから会場の広さを決めます。受付や誘導を外に頼むときの渡し方と、当日の時間割の作り方までをたどります。
屋外で電源が足りない日。停電のときにも使える形にする
発電機を借りたら、音と燃料と置き場所で苦労しました。まず何ワット要るかを数えると必要な大きさが変わります。屋外の催しと家の停電の備えを一つにまとめた記録です。
はじめて説明会を開く。会議室を借りるところから当日まで
会場が決まらないまま日付だけが走るのが、はじめての回のつまずき方です。日と人数を先に決め、広さは一.二倍で取る。部屋の絞り込み方、取り消しの条件、受付と進行の作り方まで並べます。
知らせが届かない。書き手を外注するか、書き方を学ぶか
載らない理由は中身ではなく形です。届けたい相手の決め方、最初の三行の書き方、外注に渡すもの、書き方を学ぶ道筋を並べました。
カレンダーと年賀状を配り続けるか。部数と渡し方を決め直す
年末に配るカレンダーと年賀状を、続けるか減らすか決める話です。誰に何部渡すかの数え方、印刷を頼む時期、手渡しと郵送の分け方、やめるときの伝え方までをまとめます。
展示会に出る前にそろえる。名刺の刷り増しと配るノベルティ
初めて展示会に出るときの数の決め方です。名刺を何枚印刷するか、配るノベルティを何個作るかを、自分たちが話せる上限から逆算していきます。
決算期の前に片づける。未精算の交通費と高速代の明細
期末に慌てるのは、月次で扱っていないものが溜まるからです。三か月前に立替と明細を洗い出し、高速代と給油を明細で処理する形に変える進め方を書きました。
棚と倉庫にある物を数え直す。置き場と保管の期限を決める
一年に一度は棚と倉庫の中身を数えます。何がどれだけあるか、いつまで保存するか。置き場の広さに合わせて減らしていくと、収納のために借りる区画も小さくできます。
残業が上限に近い。抱えた仕事を外注に出す線を決める
声かけで減る残業はもう減っています。やめる、渡す、外に出す、採る。手を打つ順番と、稼働日数で区切って業務委託に渡す方法を並べました。
けが人が出たときの最初の五分。応急の手当と、そのあとの記録
手を挟んだ人が座り込み、私は五分間動けませんでした。押さえる、連絡する、記録するの三つに絞る。救急箱の置き場所と、連絡する線の引き方まで書きます。
体調不良を放っておかない。検査の受け方と、間食の見直し
封を切らないまま引き出しに入れた紙が、一年後にもう一枚届きました。受ける日を毎年ずれない月に固定し、届いた紙はその日に開ける。数字が動いた原因の探し方まで並べます。
Webサイトとサーバの通知が多すぎる。見る通知だけ残す
改ざんの検知、脆弱性の警告、機器の異常。全部が同じ強さで飛んでくるから、誰も見なくなります。止める通知と必ず見る通知を分ける手順を書きます。
誰が何を使っているか分からない。ソフトのライセンスを数える
入れたときは覚えていても、一年経つと誰の端末に何が入っているか分かりません。ライセンスの数え方と、ウイルス対策の抜けを一緒に見つける手順を書きます。
自転車で通う日を作る。借りるか買うか、値段で決める
距離と坂を測り、ひと月借りて試してから買う。電動アシストが要るかの判断、駐輪と保険、続けるための記録のつけ方まで順に整理しました。
郵送とFAXのどちらで送るか。書類の出し方を決める
書類を送る手段が人によって違うと、控えが散らばります。郵送とFAXの使い分け、送料と手間の比べ方、送受信の記録の残し方までを順に見ていきます。
夜間と休日の建物をどう守るか。警備の契約と、停電への備え
誰もいない時間は、一年の半分を超えます。危ないものが置かれる日と重なるところに絞り、入口から固める。警備を頼むときに聞く三つと、停電した夜に何ができるかまで先に決めます。
問い合わせの受け口を決める。郵便と電話と来訪をどこで受けるか
問い合わせの入口が増えるほど取りこぼす。郵便の届く住所、電話の受け方、人が来たときの扱いを一度に決めて、返す速さと担当を先に置いておくための手順。
催しの日だけネット環境が要る。据置型の回線を借りて済ます
会場の設備は当てになりません。確かめる四点、受付と決済だけを自前の回線に分ける方法、日数を区切って借りるときの段取りを書きます。
車を買うか、月々定額で借りるか。自動車の持ち方を決める
仕事にも家にも使う一台をどう用意するか。車体の値段ではなく月の負担で比べ、走る距離と運転する人の範囲から決める手順を整理しました。免許と納車の段取りまで。
フランチャイズに加盟する前に、面談で確かめること
説明会で聞ける話は、たいてい良い面だけです。独立や開業の判断に要るのは、やめるときの条件と、本部が代理店に何を求めるかです。面談で確かめる順に並べました。
ガスの見積の読み方。基本料金と従量単価を分けて年額で比べる
合計だけの見積もりを読まないための手順。基本料金と従量単価を分け、段階の境目と値引きの期間を確かめ、二年目のガス料金まで出す。
請求書を画面の中で終わらせる。PDFへの変換とソフトの選び方
印刷して確認してまた取り込む二十分は、渡すファイル形式をPDFに決めて変換のソフトを一つにまとめれば消えます。ライセンスの本数と更新の月の持ち方まで。
災害で止まった日の出費。保険の中身と備蓄を並べて見直す
台風で二日止まったとき、保険で埋まる部分は思ったより狭いものでした。証券の見方と、停電で食材を捨てないための保冷の道具を、値段ではなく持つ時間で選んだ話です。
契約書に書いた住所が変わる。移転のたびに追いかけないために
契約書に載せた所在地は、移転のたびに相手全員へ通知することになる。住所を変えずに済ませる拠点の持ち方と、登記や郵便の届け先、更新期限の管理の仕方を整理する。
災害時の安否確認は、電話がつながらない前提で組み立てる
直後は誰もが一斉にかけるので通話は規制されます。一報は文字で二行、送り先は一か所。連絡網を私物の携帯だけで作らない理由まで書きます。
定年の後も働くために。経験を教える形に変えて残す方法
体力で勝負できなくなる時期は来ます。長く続けた作業を人に渡せる形にする、動画の教材にする、資格を取り直す。六十歳の手前から始めておく準備を並べました。
英語の資料を読む力をつける。働きながら学ぶ順番の決め方
仕事で英文の資料を読む必要が出たときの進め方です。単語より先に文の構造を取る練習、翻訳に頼れる範囲、続けるための記録の残し方を見ます。
フリーランスとして仕事を受ける。できることを書き出して案件を探す
会社の看板を外すと何が残るか。道具と技術、担当できる工程、扱った領域の三層で書き出し、単価の決め方と事務の回し方まで並べました。
受講前の相談で何を聞くか。スクール選びで外せない質問
無料カウンセリングは営業の場でもあります。何を教えるのか、教材はいつまで見られるのか、卒業後に何ができるスキルが残るのか。研修や講座を選ぶ前に確かめる項目を並べました。
休みをまとめて取る日の段取り。渡航先で車を運転するなら
宿泊先より先に現地の足を決めると、休みは取りやすくなります。渡航に要る免許の書面、旅費の記録、運転を分散させる決め方までをまとめました。
走った記録をどう残すか。距離と給油を一つの表にまとめる
運転の記録が続かないのは、書く項目が多いからです。人にしか分からないものだけを手で書き、高速代と給油の金額は明細に任せる。続く形の作り方を並べました。
屋号でメールアドレスを持つ。ドメインを決めるときの順番
フリーメールのまま名刺を配っていませんか。屋号でメールアドレスを持つには先にドメインが要ります。名前の決め方、取ったあとの管理、ホームページとの関係までを並べます。
業務システムを入れ替える。クラウドへ移す判断と段取り
入れ替えの失敗は比べ方の粗さから来ます。いま使っているソフトのライセンスの数え直し、クラウドへ寄せる判断、旧と新を並行させる期間の作り方を順に並べます。
不審なメールと身に覚えのない請求。在宅の人ほど狙われる
少額で期限の短い請求書と、宅配を装った連絡。開く前に止める三つの条件と、開いてしまった後の手順、社外の回線から開いた場合の確かめ方を書きます。
メールの誤送信を減らす。在宅でも同じ手順で止められるか
宛先を間違えた一通が情報漏えいになります。送信前に止める設定、添付の渡し方、ウイルス対策との併せ方、在宅の人の設定漏れの防ぎ方を書きます。
借りているサーバーが止まった。連絡と復旧の順番を決めておく
クラウドのレンタルサーバーは、こちらの都合と関係なく止まります。どちら側の障害かの切り分け、連絡の順番、社外から直しに行くための接続まで、平時に決めておくことを並べます。
机の位置を変える前に。引っ越しと移転で先に決めておくこと
狭いのか、うるさいのか、寒いのか。不満を言葉にしないまま机を動かすと、動かしたあとで同じ不満が出ます。部屋の中で直すのか移転するのかの分かれ目と、費用を下げる順番を並べます。
空調をいつ更新するか。効きの悪化と電気代の増え方で決める
効きが落ちたしるしの見分け方と、去年の同じ月と使用量を比べる手順。修理費と年式で線を引き、更新後に契約アンペアと単価まで見直す。
サーバーを借りる前に決めること。用途と規模から選ぶ
用途を一行で書き、規模を数字にする。共用とVPSと専用の違い、後から構成を変えられるか、止まったときの扱いまで、契約前の確認事項です。
電気とガスの相見積を取る。使用量をそろえないと比べられない
電気代とガス料金の見積もりを複数から取るときの手順。直近十二か月の使用量をそろえ、基本料金と従量単価を分けて書かせ、年額で比べるところまで。
給油のカードを誰に持たせるか。枚数と限度額の決め方
一枚を借りに来る形は、車が増えると必ず崩れます。配る単位を車にする理由、限度額と使途の線引き、退職時の回収までを運用の手順としてまとめました。
体調に波があるときの働き方。在宅で続けられる求人を探す
毎日同じ調子で働けるとはかぎりません。波があることを前提に、勤務の形をどう選ぶか、応募や面接で何を伝えるか、支援の窓口をどう使うかを並べます。
評価面談が伝わらないのはなぜか。言い方を型から学ぶ
同じ内容でも、言い方ひとつで受け取られ方が変わります。事実と評価を分ける、先に結論を言う、相手の型に合わせる。面談の前に教える側が身につけたいことを整理しました。
家の掃除まで手が回らない時期。人に頼む範囲を決める
下げてよい基準を決め、時間のかかる場所だけ外に出す。時間で頼む形の使い方と、落ち着いたら元に戻す日の決め方までを整理しました。
副業を何から始めるか。回線の紹介という小さな代理店の形
在庫を持たずに始められる理由、登録の前に確かめる三つ、最初の一件の通し方、声をかける相手の線引きと記録の残し方までを並べます。
共有のIDをやめる。社外からつなぐ人ごとに分ける手順
一つのIDを全員で使い回すと、誰が入ったか分かりません。在宅の人が増えたときの分け方と、接続元をそろえて管理を軽くする方法を並べます。
同じ動きで手が痛む。作業台の高さと棚の置き方から変える
体を鍛えるより、台の高さと物の置き場所を直すほうが早く効きます。合う台が無ければパイプと継ぎ手で自分で作る。業者に工事を頼む範囲の線引きと、使わなくなった工具を手放すところまで。

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