来客スペースの見え方を整える。費用をかけずにできること

取引先を通す打ち合わせの場所が、社内の会議室と兼用になっています。前の会議の資料が机に残っていることもあります。

改装する予算はありません。それでも、初めて来た人がここを見てどう感じるかは気になります。何から手を付ければ変わるのかが見えません。費用をかけずに何ができるのかが分かりません。

入口から席までを歩いてみる

来客の目線で通らないと気づけません。

歩きながら見るのは、入口で最初に目に入るもの、通路に置かれている物、案内の表示があるか、床と壁の汚れ、通る途中で見える他の部屋、席に着いたときの正面です。

席に座って正面を見てください。話している間、相手はそこを見続けます。 壁の傷や積み上がった段ボールが視界に入る配置なら、席の向きを変えるだけで印象が変わります。

そして、通る途中で見える他の部屋も確認してください。扉が開いたままの倉庫が見えます。

案内の表示があるかも見ます。迷わせないだけで印象が変わります。

入口で最初に目に入るものも確かめてください。荷物が置かれていることがあります。

通路に置かれている物も、来客の目には入ります。

視界に入る物を減らす

片付けより先に、置かない場所を決めます。

決めるのは、来客の視界に置かない物、書類の一時置き場の位置、使っていない椅子や機材の行き先、掲示物を貼ってよい範囲、私物を置かない範囲、打ち合わせ後に戻す状態です。

物を減らすのではなく、置く場所を決めてください。捨てる相談は進みませんが、「この面には置かない」という決め方なら今日からできます。

書類の一時置き場も決めます。決めなければ机の上に残ります。

掲示物を貼ってよい範囲も限ってください。増え続けます。

私物を置かない範囲も明示します。上着や飲み物が該当します。

打ち合わせ後に戻す状態も決めておいてください。

明るさを見直す

同じ部屋でも印象が変わります。

確かめるのは、切れかけの照明がないか、光の色が他の部屋と違わないか、窓から入る光の量、逆光になる座り方をしていないか、手元の明るさ、曇りの日の見え方です。

切れた照明を放置しないでください。一本切れているだけで、部屋全体が薄暗く見えます。

費用をかけずに効く手当ての中で最も効果が出ます。

光の色が他の部屋と違わないかも見てください。交換のたびに違う色になっていることがあります。

逆光になる座り方も確認します。来客の顔が暗く見えます。

曇りの日の見え方も確かめてください。晴れた日だけで判断しないことです。家具の色は光の下で印象が変わるので、八千点を超える品ぞろえのカヴァース で選ぶときも、天板や張地の色は部屋の明るさとあわせて決めてください。

足元と配線を整える

目に入らないようで、見えています。

手を入れるところは、机の下を横切る配線、延長コードの余った長さ、充電器の置き場所、床の傷やめくれ、椅子の脚のがたつき、ごみ箱の位置です。

配線は束ねるより、通し方を変えてください。束ねただけでは床に残ります。

壁沿いに寄せるか、机の裏に上げると足元から消えます。

床の傷やめくれも確認します。つまずきの危険もあります。

ごみ箱の位置も見てください。足元にあると気になります。

充電器の置き場所も決めます。机の上に転がりがちです。

座る物を先に直す

長く触れるものほど印象に残ります。

見るのは、椅子のがたつきと汚れ、高さが揃っているか、机の天板の傷、人数に対する椅子の数、来客用と社内用を分けるか、替えるときの優先順位です。

来客が座る二脚だけを替える手があります。全部を買い替える予算がなくても、相手が座る側だけなら手が届きます。

高さが揃っているかも確認してください。ばらつくと目立ちます。

机の天板の傷も見ます。書類を置く面です。

人数に対する椅子の数も確かめてください。足りないと慌てます。

来客用と社内用を分ける形も有効です。椅子を替えても部屋が暗いままだと印象は戻らないので、照明を専門に扱う【BeauBelle（ボーベル）】 で、応接の広さに合う明るさの器具も同時に見ておくと手戻りがありません。

音とにおいを確かめる

見た目より先に伝わることがあります。

確かめるのは、隣の部屋の話し声が聞こえないか、こちらの話が漏れていないか、空調の音、入ったときのにおい、前の打ち合わせの飲み物の残り、ごみの置き場所です。

入った瞬間のにおいを人に聞いてください。毎日いる人には分かりません。

外から来た人に一度だけ聞くと、換気や置き場所の問題が見つかります。

こちらの話が漏れていないかも確認します。取引の内容が外に出ます。

空調の音も見てください。会話が聞き取りにくくなります。

前の打ち合わせの飲み物の残りも片づけます。最も目に付く残留物です。

迎える手順を決める

部屋だけ整えても、待たせ方で印象が決まります。

決めるのは、到着したときに誰が出るか、案内するまでの時間、待ってもらう場所、飲み物を出す形、上着や荷物の置き場、帰るときの見送りです。

待たせる場合の伝え方を決めてください。三分の遅れでも、何も言われないと長く感じます。

「あと五分ほど」と伝えるだけで印象が変わります。

上着や荷物の置き場も用意します。膝の上に抱えさせないことです。

飲み物を出す形も決めてください。出さない判断でも構いません。

帰るときの見送りも決めておきます。曖昧だと気まずくなります。

元に戻す形にする

一度整えても、二週間で戻ります。

続けるために決めるのは、打ち合わせが終わったら戻す状態、戻す担当、週に一度確かめる人、物が増えたときの置き場、季節ごとの見直し、写真を撮って比べる時期です。

終わった状態を写真に撮って貼ってください。文章の手順書より早く伝わります。

次に使う人が同じ状態に戻せます。

戻す担当も決めてください。使った人が戻す形が基本です。

週に一度確かめる人も置きます。誰も見なければ崩れます。

写真を撮って比べる時期も決めておくと、劣化に気づけます。

よくある質問

Q. 予算がなくても効くことはありますか。

A. 切れた照明の交換、席の向きの変更、視界に物を置かない範囲を決めることです。この三つで印象が変わります。

Q. 片付けが続きません。

A. 片付けるのではなく、置かない場所を決めてください。終わった状態を写真で貼ると戻せます。

Q. においが気になります。

A. 外から来た人に一度聞いてください。毎日いる人には分かりません。換気とごみの置き場所から見直します。

Q. 椅子を全部替える余裕がありません。

A. 来客が座る二脚だけを替える手があります。長く触れるものほど印象に残ります。

まとめ

まず入口から席までを来客の目線で歩いてください。

席に座った正面に何が見えるかを確かめます。向きを変えるだけで変わります。

切れた照明を放置しないこと。最も効く手当てです。

置かない場所を決めて、戻す状態を写真で残してください。

そして、待たせ方を決めておくこと。一言で印象が変わります。