一日の締めで現金が合わない。立替と精算を切り分ける

一日の終わりに現金を数えて、記録と合わない。数百円の差なら、疲れているし今日はこのままにしよう、となる。翌日また合わず、そのうち差が出ること自体が普通になっていく。

合わない原因は、数え間違いより運用のほうにあることが多い。特に多いのが、誰かが立て替えのために抜いた分と、後から精算した分が記録に載っていない場合だ。手順を直すなら、数え方より先に、現金が動く理由のほうを見たい。

合わない日は必ず来る

差が出ること自体をゼロにするのは難しい。人が扱う以上、渡し間違いも数え間違いも起きる。

大事なのは、差が出た日をその日のうちに把握できることだ。把握できていれば、金額が小さいうちに原因を探せる。

逆に、まとめて確認する運用だと、どの日の差なのかが分からなくなる。分からない差は、原因の追いようがない。

だから、締めは毎日やる。金額の大小ではなく、差が出た日を特定するためにやる。週に一度にまとめると、その一週間のどこかで起きたことしか分からない。

差が出ない日が続いても、締めをやめない。やめた途端に、次の差がいつ生まれたのか分からなくなる。続けること自体が仕組みの一部になっている。

締めの手順を決め直す

手順は紙に書いて、その順番どおりにやる。数える順番、記録と突き合わせる順番、差が出たときにどうするか。三つが書いてあれば足りる。

順番を決める理由は、誰がやっても同じ結果になるようにするためだ。人によって手順が違うと、差が出たときに原因の切り分けができない。

数えるのは二回にする。一回目と二回目で違ったら、三回目を数える。三回目で決めると、疲れているときの数え間違いを拾える。硬貨は種類ごとに分けてから数えると、二回目の結果がぶれにくい。

締めにかかる時間も測っておく。十五分を超えているなら、扱っている現金の種類が多すぎる可能性がある。

手順を書いた紙は、締める場所に貼っておく。書庫にしまうと、書いた本人しか見なくなる。新しく入った人に教えるときも、この一枚があれば説明が要らない。

差が出る原因は三つに分かれる

一つ目は、単純な数え間違いと渡し間違い。二つ目は、記録の付け忘れ。三つ目は、現金が動いたのに伝票が起きていない場合だ。

このうち、いちばん多いのが三つ目になる。立て替えのために抜いた、両替のために出した、後から戻した。どれも悪意はなく、その場では急いでいただけだ。

高速代や給油のために引き出しから抜いていると、金額が大きいので差もすぐ目立つ。法人向けのETC専用カード は法人向けのETC専用のカードで、走った分が月ごとの請求にまとまる。高速代のために現金を抜く場面がなくなれば、この種類の差はそもそも起きない。

原因を三つに分けて記録しておくと、どこを直せばいいかが見えてくる。多いものから順に潰していけばいい。三つとも同じくらいなら、まずは現金が動く場面を減らすところから手を付ける。

立替と精算を現金から外す

現金が動く理由を減らすのが、いちばん確実な対策になる。特に、金額が大きく件数も多いものから外す。

車を使う仕事なら、給油がその筆頭だ。一件が数千円になるので、抜けると残高がすぐ崩れる。

高速情報協同組合のガソリンカード は協同組合が発行する給油向けのカードで、加盟する給油所で使った分が月ごとの請求にまとまる。給油のために現金を持ち出す必要がなくなり、精算の作業もそのまま消える。

外したあとは、現金でしか払えないものが何かを数え直す。数えると、思っていたより少ないことが多い。少なければ、手元に置く額も減らせる。

置く額を減らすと、数える対象も減る。数える対象が減れば、差が出る場面も減る。順番として、現金を減らすことが先で、手順の見直しは後でいい。

差が出たときの記録

差が出たら、その日のうちに金額と方向を書く。多かったのか、少なかったのか。原因の欄は空けたままでいい。

空けておくのは、後から分かる場合があるからだ。翌日に伝票が出てきて、それで説明がつくことは珍しくない。

一か月ぶんを並べると、傾向が見える。特定の曜日に多い、特定の時間帯に多い。傾向が見えれば、手順のどこを直せばいいかも見えてくる。

金額が合わないことを責めない。責める運用にすると、差を隠すようになる。隠された差は、もっと大きくなってから出てくる。

誰が締めるかを決める

締める人と、記録を確認する人は分けたほうがいい。同じ人がやると、間違いに気づく機会がなくなる。

人数が少なくて分けられないなら、週に一度だけ別の人が確認する形にする。毎日でなくても、確認されることが分かっていれば運用は締まる。

ひとりで仕事をしている場合は、日を空けて自分で見直す。その日のうちに見返しても、同じ思い込みで同じ結果になる。

締めた記録は、日付順に一か所へまとめる。探す時間が減るだけで、続けやすさが変わる。

家計でも同じことが言える。現金で払うものが多いほど、月末に思い出す作業が増える。支払いの方法を絞れば、記録そのものが要らなくなる。

よくある質問

Q. 何円までの差なら許容してよいですか。

A. 金額で線を引くより、差が出た日を全部記録することを優先してください。傾向が見えれば、許容の話をしなくて済みます。

Q. 締めに時間がかかりすぎます。

A. 扱っている現金の種類が多い可能性があります。現金で払う必要のないものを外すと、数える対象そのものが減ります。

Q. 立替をやめると現場が困りませんか。

A. 代わりの支払い手段を先に渡してから外してください。順番を逆にすると、その場しのぎの現金払いが復活します。

Q. 差額はどう処理しますか。

A. 帳簿上の扱いは会社によって違います。継続して同じ処理にすることが大事なので、方法は税理士に確認してください。

まとめ

現金が合わないのは、数え方より現金が動く理由の多さから来ている。締めは毎日やり、差が出た日をその日のうちに特定する。

原因を三つに分けて記録すると、直す場所が見えてくる。金額が大きく件数も多い給油と高速代を現金から外せば、差の原因が一つ減る。責めない運用にすることと、締める人と確認する人を分けること。この二つも合わせて決めておきたい。差額の処理方法は、税理士に確認してほしい。