取引先が急に止まった。売掛と預けた在庫と郵便の始末

取引先の電話がつながらなくなった、という話は前触れなく来る。先月まで普通にやりとりしていた相手が、ある日から返事をしなくなる。

このとき動けるかどうかは、事が起きてからの機転ではなく、前もって何を持っていたかで決まる。請求と入金の記録、預けた在庫の場所、書面を送れる住所。この三つが手元にあるかどうかだ。

兆しは請求の周りに出る

急に止まるように見えて、たいてい前から兆しは出ている。支払いが数日ずつ遅れる、金額の照会が増える、担当者が変わる。

一件ずつでは気づかない。月ごとに入金の日付を並べて初めて、少しずつ後ろへずれていることが見える。

だから、記録の残し方が先にある。請求した日、入金の予定日、実際に入った日。この三つを並べるだけでいい。

会計の帳簿を細かくつける話ではない。ずれを見つけるためだけの表を、一枚持っておく。

三か月続けて遅れているなら、それは資金の側で何かが起きている。金額を増やす話は、そこで止める。

問い合わせの仕方も変わってくる。金額の内訳を細かく聞いてくる、値引きの相談が増える、支払いを分けたいと言い出す。

一つずつなら普通の話だが、同じ時期に重なったら意味が違う。日付を残しておくと、その重なりが見える。

連絡が取れなくなる前に住所を確かめる

やりとりがメールと電話だけになっていると、相手の所在地を正確に知らないことがある。

書面を送る必要が出たとき、そこで初めて登記を調べることになる。調べたら本店が移っていた、ということも珍しくない。

こちらの側も同じだ。相手から見て書面の届く住所になっているかを、一度確かめておく。郵便が届かない相手は、どちらの立場でも警戒される。

まだ自宅の住所や自分の携帯番号をネットで使いますか？ は事業用の住所を月額で借りて、届いた郵便物の受け取りと転送まで任せられるので、外に出ている日が多くても書面の受け口が途切れない。督促や照会の類は、受け取れて初めて意味を持つ。

取引を始めるときに登記の内容を控える習慣をつけると、この確認は数分で終わる。

資金の穴を先に埋める

入金が一件止まると、こちらの支払いが連鎖して止まることがある。これがいちばん怖い。

だから、一件が止まっても回る幅を持っておく。何か月ぶんの支払いを止めずに済むかを、金額で把握しておく。

足りないと分かったときに使える手立ては、いくつかある。金融機関の枠を先に用意しておく、支払いのサイトを見直す、売掛を早めに現金にする。

どれも、必要になってから動くと条件が悪くなる。困っていない時期に相談しておくのが、結局いちばん安い。

自分の側の支払い条件も見直せる。仕入先と話して支払日をそろえるだけで、月の中の谷が浅くなることがある。

一社に寄せない

売上の半分を一社が占めている状態は、その一社の都合でこちらの事業が決まるということだ。

すぐには変えられないが、比率を数字で見ておくだけでも違う。一位の相手が全体の何割かを、年に一度は計算する。

新しい相手を増やすとき、書面に書く所在地や連絡先がそろっていないと、そこで信用の話が出る。

一般社団法人和文化推進協会 副業・起業支援プラン は登記にも使える住所を借りて、届いた郵便物の受け取りと転送、電話番号の用意まで頼めるので、自宅で仕事をしていても相手から見える形を整えられる。

比率を下げる作業は時間がかかる。止まってから始めるのでは間に合わないので、平時のうちに動かす。

預けている在庫と道具

相手の倉庫に自社の在庫を置いている場合、止まった時点でそれが取り出せなくなることがある。

だから、預けているものの一覧と、その保管場所を先に持っておく。何がどこにいくつあるかを、こちらの手元でも把握する。

引き揚げることになったとき、置き場が無ければ話が進まない。自社に空きが無いなら、外に借りる場所を当てておく。

屋外型のコンテナや屋内の収納を月単位で借りられるサービスなら、急に引き揚げた在庫の一時的な置き場として使える。短い期間だけ借りて、その間に売り先を探すという使い方ができる。

置き場の確保は、動く日に間に合わないと意味がない。空きの状況は地域で差があるので、必要になる前に見ておく。

止まったあとにやること

まず、こちらから出ている未回収の金額を確定させる。請求書の控えと、納品の記録を並べる。

次に、書面で連絡を入れる。日付の残る形で送ることに意味がある。電話だけでは記録にならない。

同時に、進行中の作業を止めるかどうかを決める。続ければ未回収が増えるので、判断は早いほうがいい。

そして、他の取引先への影響を見る。その相手の下請けで動いていた先があるなら、こちらから声をかける。

回収の見込みが薄いと分かったら、税務上の扱いを税理士に確認する。処理の時期を間違えると、翌年に響く。

一件終わったら、同じことが起きる相手が他にいないかを見る。同じ業界の相手が並んでいるなら、そこは連鎖しやすい。

そして、今回何で気づけたか、何が遅れたかを一行残す。次に同じ状況が来たときの反応が、それだけ速くなる。

よくある質問

Q. 取引先の状態はどこで調べられますか。

A. 登記の内容は誰でも取得できる。支払いの遅れや連絡の頻度といった手元の記録と、あわせて見るのがいちばん確かだ。

Q. 売掛を早く現金にする方法は使ってよいですか。

A. 手数料がかかるので、金額と急ぎ具合を見て判断する。継続して使うと利益を削るため、つなぎとして考える。

Q. 預けた在庫は取り戻せますか。

A. 契約の内容と状況による。所有権の扱いが書かれているかを確かめ、難しい局面では弁護士に相談する。

Q. 一社への依存はどこまで下げるべきですか。

A. 数字の基準は業種で違う。まずは比率を毎年数えることから始めて、上がり続けているなら手を打つ。

まとめ

止まる前に兆しは出る。請求日と入金日を並べた表を一枚持つ。

相手の登記された所在地と、実際の連絡先の両方を控えておく。

一件止まっても回る幅を金額で把握する。手立ては平時に用意する。

預けている在庫は一覧にして、引き揚げたときの置き場まで決めておく。

そして、止まったら書面で動く。日付の残る形でしか、あとから追えない。