在宅で使った貸与パソコンを返してもらう。回収と処分の順番

在宅で働いてもらうために貸したノートパソコンが、退職から三か月たっても戻ってきません。悪気があるわけではなく、返す約束をしていなかっただけです。中には社内の資料も、取引先の連絡先も入ったままでした。

貸すときは急いでいるので、返す話まで手が回りません。けれど、返してもらう手順を決めていない貸与は、いずれ行方不明になります。ここでは、テレワークで貸した端末を回収して、中を消して、処分するまでの順番を並べます。

貸すときに、返す日を書く

いちばん効くのは、渡す日に返す日を書くことです。

期間の決まっている貸与なら、その終了日。決まっていないなら、退職や異動のときに返すことを一行で書いておきます。書式は簡単なもので構いません。誰に、いつ、何を、どういう状態で渡したか。返却の欄を空けておいて、戻ってきた日に埋める。この一枚があるだけで、行方不明は起きません。

端末の製造番号も書いておいてください。同じ機種が三台あると、どれが誰のものか分からなくなります。

社外からの接続を、回収の前に止める

端末を回収する前にやることがあります。

外からつなぐ設定を止めておかないと、返してもらうまでの数日間、社外から入れる状態が続きます。順番としては、接続を止める、アカウントを止める、それから端末を回収する。逆にすると、手元に端末が無いのに接続だけ生きている期間ができます。

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返してもらう段取りを決める

遠方に住んでいる人に、出社して返せとは言えません。

送ってもらう場合は、箱と着払いの伝票をこちらから送ります。相手に手間と費用を負わせると、後回しにされます。梱包の仕方と、電源アダプタなどの付属品の一覧を同封しておくと、欠品が減ります。

返却の期限は、最終出社日ではなく、その一週間後あたりに置いてください。最終日は本人も忙しく、荷造りまで手が回りません。

中身を消す順番

戻ってきた端末は、そのまま棚に置かないでください。

まず電源を入れて、業務のデータが残っていないかを確かめます。次に、二段階の確認に使っていた設定や、端末に紐づいたライセンスを外します。それからデータ消去に進みます。この順番を守らないと、消した後で「あの設定はどうなった」と探すことになります。

消し方は、暗号化が有効になっているかで変わります。有効なら初期化で実質的に読めなくなります。有効でない古い端末や、別の記録媒体が入っている場合は、それだけ抜いて別に処理してください。

再利用するか、手放すか

戻ってきた端末は、二つに分かれます。

まだ使えるものは、消したうえで次の人へ回します。動作が重い、電池が持たない、更新が提供されなくなっているものは、手放す側です。特に更新が止まった端末を、社外へ持ち出す用途で使い続けるのは避けてください。

手放すと決めたら、溜めずにその月のうちに出します。全国対応で無料の回収を受け付けているパソコン無料回収の【ライズマーク】 のような事業者なら、箱に詰めて送るだけで引き取ってもらえます。台数がまとまってから頼むほうが手間は少ないので、年に二回と決めておくと動きやすい。

記録を残して、資産の処理につなぐ

処分したら、一行の記録を残します。

いつ、どの端末を、どこへ渡し、どう消したか。この四つです。会社の資産として登録してあるものは、除却の処理も同じタイミングで進める必要があります。金額や時期の扱いは状況で変わるので、経理か顧問の税理士に確かめてください。

引き取り先から証明書を出してもらえる場合は、それも一緒に保管します。後から問われたときに、こちらが出せる材料になります。

貸与そのものを見直す

回収に毎回苦労するなら、貸し方の側を疑ってください。

台数を絞る、共有の予備機を置く、あるいは短期の用途はレンタルで済ませる。手元に置く台数が減れば、回収する手間もそのぶん減ります。在宅の人が全員に一台ずつ必要なのかは、実際の使い方を見てから決めても遅くありません。

個人の端末を使わせる形は、回収できないぶん後始末が難しくなります。貸すほうが結局は楽です。どうしても個人の端末を使う場合は、仕事のデータを端末の中に置かない形にしてください。社外からは社内の置き場を見るだけ、という使い方なら、退職の日に接続を止めれば終わります。

年に一度、台数を数える

帳簿の台数と、実際にある台数は必ずずれます。

年に一度、実物を数えてください。誰が持っているか分からない端末が、たいてい一台か二台出てきます。数えるのは面倒ですが、この作業で見つかる端末は、そのまま数年放置される端末です。

在宅の人には、写真を送ってもらう形で構いません。製造番号の見えるところと、全体が写っていれば足ります。全員が同じ日に出社する必要はありません。数え終わったら、貸与の一覧と突き合わせて、合わない行だけを追いかけてください。

よくある質問

Q. 貸した端末が戻ってきません。

A. 渡す日に返す日を書いていないことが原因です。誰に、いつ、何を渡したかの一枚を作って、返却の欄を空けておいてください。

Q. 回収と接続の停止は、どちらが先ですか。

A. 接続を止めるのが先です。逆にすると、端末が手元に無いのに外から入れる期間ができます。

Q. データ消去は初期化で足りますか。

A. 暗号化が有効なら実質的に読めなくなります。有効でない古い端末や、別の記録媒体は分けて処理してください。

Q. 処分はどう頼みますか。

A. 台数をまとめて、箱に詰めて送る形が手間が少なく済みます。証明書を出してもらえるなら保管してください。

まとめ

渡す日に返す日を書く。これだけで行方不明はほぼ起きません。

回収の前に、社外からつなぐ設定を止めます。順番を逆にしないでください。

送ってもらうなら、箱と伝票はこちらから送る。相手に費用を負わせると後回しになります。

消す順番は、確認、設定の解除、それからデータ消去。逆にすると探し物が増えます。

手放すと決めたら溜めない。年に二回と決めて、まとめて回収を頼むのが現実的です。