インクと用紙の在庫を回す。古いものから使い、置き場を決める

棚の奥から、二年前に買ったトナーが二本出てきました。手前に新しいものを足し続けた結果です。片方はもう使えませんでした。

先に入れたものから先に出す。言葉にすると当たり前ですが、置き方を変えないかぎり守られません。人は手前から取るからです。ここでは、消耗品と用紙の並べ方、期限のあるものの扱い、置き場が足りなくなったときの逃がし方までを決めていきます。家の食品棚でも、起きていることは同じです。

奥に残るのは、手前から取るから

守られない決まりは、人のせいではありません。

補充する人は、空いている手前に新しい箱を置きます。使う人は、いちばん近い手前から取ります。この二つが重なると、奥のものは永遠に出番が来ません。声を掛けて直る話ではありません。

直すのは置き方です。手前から取っても古いものが出てくる形にすれば、何も意識しなくても順番が守られます。

決まりを増やすのは最後の手段です。人の注意力に頼る決まりは、忙しい日から先に破られます。物の置き方で解けることを、決まりで解こうとしないでください。

置き方を変えるだけで、順番は直る

補充する側を、奥からに変えてください。

棚の背面から入れられるなら、それがいちばん確実です。できないなら、補充のときに手前のものを一度外へ出して、新しい箱を奥へ入れ直す。ひと手間ですが、補充は月に数回しかありません。取り出しは毎日です。手間をかける側を間違えないことです。

箱には入荷した月を大きく書きます。小さく書くと読まれません。太い黒のペンで、箱の正面と側面の二か所に書いてください。

棚が背面から入れられない場合は、傾いた棚を作るという手もあります。奥に入れたものが自然に手前へ転がってくれば、補充のたびに並べ替える必要すらなくなります。

インクとトナーには、期限がある

消耗品を「減らない在庫」と思っていると、駄目にします。

インクは開封していなくても、時間がたつと固まることがあります。トナーも湿気の多い場所に長く置けば固着します。安いからと年ぶんまとめて買うと、後半は使えないものを保管していることになります。

届くまでの日数が読めるかどうかで、持つべき在庫の量は変わります。

用紙は、湿気で先に駄目になる

紙は消耗品のなかでも、置き場所に敏感です。

包装を開けたまま床に近い場所へ置くと、湿気を吸って波打ちます。波打った紙は詰まります。詰まった紙を取り出す時間のほうが、紙の代金よりよほど高い。開封した束は使い切るまで箱に戻す、床に直接置かない。これだけで詰まりはかなり減ります。

同じ棚に置くなら、色の付いた紙や厚紙は別の区画にしてください。混ざると取り違えます。使う頻度の低い紙ほど、奥で湿気を吸っています。補充のついでに、色物の残量もインクカートリッジ、トナーカートリッジの専門通販サイト
インク革命.com のような通販で見ておくと、切らしてから慌てずに済みます。

置き場が足りなくなったときの逃がし方

棚を増やす前に、出すものを決めます。

保存期間の決まっている書類や、年に一度しか使わない備品は、日常の動線に置く必要がありません。手元に置くのは、月に一度以上触るものだけ。この線を引くと、棚の三割は空きます。

それでも収納が足りないなら、外に預けるという手があります。屋外型のコンテナを月単位で借りられるトランクルームならドッとあ〜るコンテナ のような形なら、事務所を広い物件に移すより安く済むことが多い。出し入れの頻度が低いものだけを選んで移してください。

預けたものは、何を入れたかを一覧にしておきます。書かないと、二度と取り出されません。

預ける前に、保存期間の切れているものを捨ててください。捨てられるものを預けると、置き場所の料金を払い続けることになります。外に出す量は、選び切ってから決めます。

数える日を、月に一度だけ作る

毎日数えるのは続きません。月に一度で十分です。

日を決めて、主な消耗品の残数だけ数えます。全部を数える必要はありません。切れると仕事が止まるものだけで足ります。数えた紙は棚の横に貼って、前の月の数字と並べておくと、使う速さが見えてきます。

使う速さが分かれば、頼む時期も決まります。残りいくつで頼むかを書いておけば、その日の判断が要りません。

季節で使う量が変わるものは、去年の同じ月を見てください。三月と十二月に印刷が増える職場は多く、その月だけ在庫を厚くしておけば足ります。年間で同じ量を持つ必要はありません。

数える人は、使う人と同じにしてください。事務の人が倉庫の在庫を数えても、何が減りやすいかの感覚が育ちません。使っている人が数えると、置き方の不具合にもその場で気づきます。

家の食品棚でも、同じ形にする

同じ考え方が、そのまま家でも使えます。

買ってきたものを手前に置くから、奥の缶詰が期限を過ぎます。棚の奥に入れる、または箱ごと前後を入れ替える。この一手間で、期限切れはほとんど出なくなります。

備蓄しているものは、期限の近い順に手前へ。使ったら買い足して奥へ入れる。日常的に消費しながら在庫を回す形にしておけば、いざというときにも使えます。

よくある質問

Q. なぜ古いものが奥に残りますか

A. 補充する人が手前に足し、使う人が手前から取るからです。声を掛けても直りません。補充を奥からに変えてください。

Q. 消耗品はまとめ買いすべきですか

A. 届くまでの日数によります。翌日に届くなら半年ぶんを抱える理由はありません。インクもトナーも、時間がたてば固まります。

Q. 用紙の詰まりを減らすには

A. 開封した束は箱に戻し、床に直接置かないことです。湿気を吸って波打った紙が、詰まりのいちばんの原因になります。

Q. 置き場が足りないときは

A. 月に一度以上触るものだけを手元に残し、それ以外は外へ出します。屋外の保管を借りるほうが、広い物件へ移るより安く済みます。

まとめ

先に入れたものから出すには、置き方を変えるしかありません。補充は奥から、取り出しは手前から。箱には入荷した月を大きく書きます。インクやトナーは時間がたてば固まるので、届くまでの日数から持つ量を決めてください。用紙は開封したら箱に戻し、床に直接置かない。棚が足りないときは、月に一度以上触らないものを外の保管へ逃がします。数える日は月に一度だけ作り、残りいくつで頼むかを書いておいてください。