毎年決まった時期に事務が重なる。先にパソコンを見直す

毎年おなじ時期に、事務の仕事がまとめて降ってきます。書類を作って、数字を集めて、期限までに出す。その二週間だけ、全員が残業になります。

原因の一つが、その時期にしか使わない作業が集中していることです。ただ、もう一つ見落としがちな原因があって、それは道具の側にあります。ふだんは我慢できる遅さが、その月だけ致命傷になるのです。忙しい時期が来る前に、手を入れておく話をします。

重なる時期は、毎年ほぼ同じ

去年の記録を出してみてください。

何月の何週に、どの作業が集中していたか。たいていは、前年とほぼ同じ週です。決まっているなら、前もって準備できます。「急に忙しくなった」と感じているのは、準備をしていないからで、忙しさ自体は予定されたものです。

その週に何をしたかを一覧にすると、前倒しでやれるものと、その時期にしかできないものに分かれます。この仕分けが、いちばん効きます。

まずは一覧を作るところから始めてください。三十分で終わります。

遅い端末が、その月だけ致命傷になる

ふだんは、多少遅くても気になりません。

しかし、大量の数字を扱う月には話が変わります。表計算のファイルを開くのに一分、集計するたびに固まる、画面を切り替えるたびに待つ。この待ち時間が、一日に何十回も積み上がります。一回十秒でも、五十回なら八分。二週間で二時間以上が消えます。

しかも、待たされている間は集中が切れます。数字を扱う作業で集中が切れると、確認の手間まで増えます。

何が遅いのかを、切り分ける

替える前に、原因を特定します。

起動が遅い、ファイルを開くのが遅い、集計が遅い。それぞれ原因が違います。起動とファイルの開閉が遅いなら記憶装置、複数の画面を開くと固まるならメモリ、集計そのものが遅いなら処理を担う部品です。多くの場合、前の二つで説明がつきます。

記憶装置とメモリなら、部品を足すだけで直ることがあります。数千円から一万円台で、あと二年使えるようになる。まず、いまの構成を確認してください。部品を替えても足りないなら、機械ごと替えます。三年の保証を付けて中古を扱う激安1万円〜のパソコンなら【PC WRAP】 のような店なら、事務に十分なスペックの一台を数万円で用意できるので、忙しい時期の前に一台だけ入れ替えるという判断がしやすくなります。

画面をもう一枚足すという手

機械を替えるより効くことがあります。

数字を突き合わせる作業では、二つの資料を同時に見られるかどうかで速さが変わります。片方の画面に元の資料、もう片方に入力する表。切り替えの操作が消えるので、一日の作業時間が目に見えて短くなります。

外付けの画面は一万円台からあります。機械を買い替えるより安く、効果は分かりやすい。事務の席から先に足していくのが順当です。

忙しい時期に間に合わせる買い方

替えると決めたら、納期から逆算します。

新品を構成から選ぶと二週間以上かかることがあります。忙しい時期の直前に発注しても間に合いません。在庫のあるものを選ぶか、整備済みの再生機にすれば数日で届きます。整備した再生パソコンを扱う業界最長クラスの1年保証がついた高性能再生パソコン専門店【PC next】 のような販売店なら、届いてすぐ使える状態で来るので、設定に半日取られることもありません。

入れ替えは、忙しい時期の二週間前までに済ませます。直前に替えると、慣れないうちに本番が来ます。

入力そのものを減らす

道具を速くするのと同時に、量を減らします。

同じ数字を二か所に手で入れているところ、紙から画面へ書き写しているところ。この二つを探してください。書き出せる形で受け取れるものは、そうしてもらうよう頼むだけで消えます。

去年のファイルをそのまま使い回せるものは、雛形として残しておきます。毎年一から作っている書類が、たいてい一つや二つ見つかります。

前倒しでやれることを、洗い出す

その時期にしかできないことは、実は多くありません。

集める数字の元になる資料を先に集めておく、様式を先に用意しておく、確認する人の予定を先に押さえておく。この三つを前月にやっておくだけで、当月の作業がかなり軽くなります。

提出の期限は動きませんが、着手の日は自分で決められます。前倒しできる部分を一覧の中で色分けしてください。

提出した控えを、探せる形で残す

毎年のことなので、去年の控えが役に立ちます。

保存する場所と、名前の付け方を決めておいてください。年をファイル名の先頭に置くと、並べ替えたときに順番が狂いません。去年の控えがすぐ出れば、今年の作業は写して直すだけになります。

保存の年限が定められている書類もあります。何を何年残すかは、社会保険労務士や税理士に確認してください。

終わったあとに、来年の準備をする

いちばん記憶が新しいのは、終わった直後です。

どこで詰まったか、何が足りなかったか、誰に確認したかを、その週のうちに書き留めます。半年後には全部忘れています。この覚え書きが、来年の準備の一覧になります。

道具の話も同じで、遅くて困った席をここで記録しておけば、来年の前に替える判断ができます。

覚え書きは、関わった人それぞれに書いてもらってください。全体を見ている人には、個々の詰まりが見えていません。三人ぶん集めると、来年やるべきことがはっきりします。

そのうえで、来年の準備を始める日をカレンダーに入れておきます。日付が入っていない予定は、実行されません。

よくある質問

Q. 忙しい時期の前に何をしますか

A. 去年の記録から作業の一覧を作り、前倒しできるものと当月にしかできないものに分けてください。

Q. 端末が遅い原因は

A. 起動とファイルの開閉が遅いなら記憶装置、複数を開くと固まるならメモリです。

Q. 買い替えは間に合いますか

A. 新品は二週間以上かかることがあります。在庫品か整備済みの中古なら数日で届きます。

Q. 画面を増やす効果はありますか

A. 数字を突き合わせる作業では大きい。機械の買い替えより安く、効果が分かりやすいです。

まとめ

重なる時期は毎年ほぼ同じなので、前もって手が打てます。まず作業の一覧を作り、前倒しできるものを分ける。遅さの原因は記憶装置かメモリのことが多く、部品を足すだけで直ることもあります。買い替えるなら納期から逆算し、忙しい時期の二週間前までに。画面をもう一枚足す手も安く効きます。終わった週に覚え書きを残してください。