選考が長引いて辞退される。期間を短くする

最終面接の日程を調整している間に、辞退の連絡が来ました。

「他社から先に内定が出ました」とだけ書かれていました。書類選考に二週間、一次から二次まで三週間かかっています。応募からすでに一か月半が経っていました。選考が長いという自覚がありませんでした。

どこで時間がかかっているか測る

感覚で判断しない。

測る区間は、応募から書類の結果まで、書類の結果から一次面接まで、一次から二次まで、最終から内定の通知まで、内定から返事の期限まで、全体の日数です。

区間ごとに日数を出してください。全体が長いという話では直せません。 多くの会社で最も伸びるのは、面接の日程を決める区間です。

ここだけ縮めても効果が出ます。

そして、応募から書類の結果までの区間も、意外と長く伸びます。

最終から内定の通知までも、決裁の待ちで伸びる部分です。

全体の日数も、応募者から見た体感として押さえておいてください。

面接の枠を先に押さえる

応募が来てから探さない。

やるのは、毎週決まった曜日と時間を空ける、面接官の予定を先に押さえる、候補の枠を三つ以上示す、夕方以降の枠も用意する、予備の面接官を決める、枠が余ったら解放することです。

毎週決まった枠を空けておいてください。応募が来てから調整すると、それだけで一週間かかります。

空けた枠が余っても、そのまま業務に戻せばよいだけです。

候補の枠を三つ以上示すと、応募者の側でも選べます。

夕方以降の枠も用意すると、在職中の人が応募しやすくなります。

予備の面接官も決めておいてください。急な不在に備えます。

一次と二次をまとめられないか考える

回数を減らすのが最も効きます。

検討するのは、同じ日に二人と続けて会う、面接官を同席させる、役員の面接を電話にする、現場の確認を面接に組み込む、課題の提出を面接前に済ませる、回数を二回に固定することです。

同じ日に続けて会う形が最も日数を減らします。応募者にとっても来社が一度で済みます。

移動の負担が減ると、遠方からの応募も受けやすくなります。

課題の提出を面接前に済ませる形も、回数を減らせます。

現場の確認を面接に組み込む形も、日程を一つ節約できます。

回数を二回に固定すると、全体の見通しが立ちます。回数を絞っても母数が足りなければ意味がないので、求人検索の（自由テキスト）にも載せて、枠を埋められるだけの応募を先に確保してください。

返信の期限を決める

担当の裁量に任せない。

決めるのは、応募を受けてから連絡するまでの日数、面接の後に結果を出すまでの日数、不採用の連絡の期限、担当が不在のときの代わり、期限を過ぎたときの通知、期限を守れているかの確認です。

応募から三営業日以内に一報を入れてください。結果が出ていなくても「受け取りました、いつまでに連絡します」と伝えるだけで、辞退は減ります。

沈黙が最も嫌われます。

不採用の連絡の期限も、必ず決めておいてください。

担当が不在のときの代わりも、置いておきます。

期限を守れているかも、月に一度確かめてください。

決める人を最初から巻き込む

最後に出てこない。

やるのは、求める条件を先に合意する、書類の段階で意見をもらう、一次の結果を共有する、最終の日程を先に押さえる、判断の基準を渡しておく、不在時の代理を決めることです。

最終の決裁者の日程を最初に押さえてください。ここが空かないために二週間待つ形が最も多く起きます。

月に二回、決まった日を面接の日として確保しておくのが確実です。

求める条件も、募集を出す前に合意しておいてください。

判断の基準も、あらかじめ渡しておくと判断が速くなります。

不在時の代理も、決めておく必要があります。それでも決裁が止まって欠員が続くなら、アルバイトや派遣を扱う（自由テキスト）で当座の人手を埋め、選考そのものは慌てずに進める形にできます。

短くしても落とさない工夫をする

雑にしないこと。

保つのは、聞く項目をそろえる、判断の理由を残す、複数人で見る、現場の意見を入れる、条件の説明を省かない、質問の時間を確保することです。

条件の説明を省かないでください。速さを優先して入社後に食い違うと、早期の離職につながります。

短くするのは待ち時間であって、話す内容ではありません。

質問の時間も、必ず確保してください。

判断の理由を残す作業も、省かないでください。

現場の意見も、短い形でよいので必ず入れます。

応募者に日程の見通しを伝える

待たせるなら見通しを渡します。

伝えるのは、選考の回数、全体の想定期間、次の連絡の時期、遅れる場合の連絡、他社の状況を聞いてよいか、急ぐ事情があれば相談できることです。

他社の状況を聞いてよいと伝えてください。「来週に他社の返事がある」と分かれば、こちらの日程を前倒しできます。

聞かなければ、黙って辞退されます。

選考の回数も、最初に伝えておくと見通しが立ちます。

遅れる場合の連絡も、必ず入れてください。

急ぐ事情があれば相談できる旨も、伝えておきます。

内定から入社までを詰める

内定を出して安心しない。

やるのは、条件を書面で早く出す、返事の期限を無理に短くしない、入社日の相談に応じる、現職の引き継ぎの期間を確かめる、連絡を絶やさない、受け入れの準備を伝えることです。

返事の期限を無理に短くしないでください。二日で決めろと迫ると、不信につながります。

一週間程度の余裕を持たせたうえで、その間の連絡を絶やさないほうが確実です。

条件を書面で早く出すことも、判断を助けます。

入社日の相談にも、柔軟に応じてください。

受け入れの準備を伝えると、迎える姿勢が伝わります。

よくある質問

Q. どこを短くすると効きますか。

A. 面接の日程を決める区間です。毎週決まった枠を先に空けておくと、それだけで数日縮みます。

Q. 応募への一報はいつまでに。

A. 三営業日以内です。結果が出ていなくても、いつ連絡するかを伝えれば辞退は減ります。

Q. 面接の回数を減らしてよいですか。

A. 二回を目安にしてください。同じ日に続けて会う形なら、日数も来社の負担も減ります。

Q. 内定の返事の期限は。

A. 一週間程度の余裕を持たせてください。短く迫ると不信につながります。

まとめ

区間ごとに日数を出してから直してください。全体では直せません。

毎週決まった面接の枠を先に空けておくこと。数日縮みます。

面接は同じ日に続けて行い回数を減らすこと。負担も減ります。

三営業日以内に一報を入れてください。沈黙が最も嫌われます。

そして、短くするのは待ち時間であって話す内容ではないこと。