入社と退職の社会保険。期限のある手続きを落とさない

中途で入社した人の手続きを進めていたら、扶養に入る家族がいることが後から分かりました。必要な書類をそろえ直している間に、届出の期限を過ぎていました。

前回の入社が一年前だったため、手順を思い出すところから始めていたのが原因です。次も同じことになりそうです。どう整理すればよいのかが分かりません。

発生する場面を洗い出す

入退社だけでは、ありません。

手続きが発生するのは、入社、退職、扶養する家族が増えたか減った、氏名や住所が変わった、給与が大きく変わった、産前産後や育児の休業、けがや病気で休む、年に一度の届出、事業所の情報が変わった、といった場面です。

氏名や住所の変更も手続きが要ります。結婚や転居です。

給与が大きく変わった場合も、届出の対象になります。

産前産後や育児の休業も、複数の手続きが関わります。

年に一度の届出もあります。時期が決まっています。

入退社以外の場面が抜けます。扶養の変更や給与の大きな変動は、本人から申し出がないと気づけません。申告してもらう流れを作ってください。 子どもが生まれた、配偶者が就職した、親を扶養に入れた。これらは会社からは見えません。

そして、本人も「会社に伝えるべきこと」だと認識していないことがあります。手続きが必要だと知りません。

何が起きたら会社に伝えるべきかを、入社時に伝えて、一覧を渡します。紙一枚です。この一覧があれば、本人も判断できます。

期限を把握する

多くの届出に、期限があります。

押さえるのは、それぞれの届出の期限、起算する日、提出先、提出の方法、必要な添付書類です。

起算する日も確認します。入社日からか、事実が発生した日からか。

提出先も複数あります。年金事務所、健康保険の運営者、ハローワーク、労働基準監督署。

提出の方法も確認します。窓口、郵送、電子。

遅れると起きることもあります。保険証の交付が遅れる、給付を受けられる時期が遅れる、あとから遡って手続きが必要になる。この三つです。

保険証が届かないと、本人が実際に困ります。入社の手続きは、必要書類がそろい次第すぐ出してください。医療機関にかかる必要が生じたときに、全額を立て替えることになります。家族に小さな子がいれば、その可能性は高くなります。

届出の種類や期限は、制度によって異なります。年金事務所、ハローワーク、労働基準監督署、社会保険労務士に確認してください。一覧にして手元に置きます。

必要な情報を先にそろえる

そろわないことが、遅れの原因です。

入社時にもらうのは、基礎年金番号がわかるもの、雇用保険の被保険者番号がわかるもの、扶養する家族の情報、住所と氏名を確認できるもの、通勤の方法と経路、給与の振込先です。

雇用保険の被保険者番号も必要です。前職の書類に記載されています。

通勤の方法と経路も確認します。手当の計算にも使います。

扶養に関するものも別に必要です。続柄がわかる書類、収入の状況がわかる書類、同居しているかどうか。この三つが基本です。

扶養の手続きは添付書類が多く、そろえるのに時間がかかります。入社の案内に最初から書いて、まとめて持ってきてもらってください。 入社後に「扶養に入る家族はいますか」と聞き、いると分かってから書類を依頼する。この順序では、確実に遅れます。

本人が役所に取りに行く必要のある書類もあります。数日から一週間かかります。

入社の案内に、扶養の有無を確認する欄と、必要な書類の一覧を入れます。入社の前に用意してもらいます。初日にすべてそろっていれば、その日のうちに手続きを始められます。

前の勤務先から受け取る書類がある場合、本人に早めに依頼してもらいます。手元にないことがよくあります。

中途入社が続く職種ほど、この受け渡しが滞ります。エンジニアの転職を扱う自分らしく働けるエンジニア転職を目指すなら【strategy career】 のような紹介を経て人が入るなら、前職の書類をいつ本人に依頼するかを、内定の連絡と同じ日に決めておくと取りこぼしません。

加入の対象になるかを確認する

全員が、同じではありません。

判断が要るのは、短時間で働く人、有期の契約の人、学生、年齢による違い、役員、掛け持ちで働いている人です。

有期の契約の人も、期間によって扱いが変わります。

学生の場合も、別の判断があります。

年齢による違いもあります。一定の年齢で扱いが変わる制度があります。

役員の扱いも、従業員とは異なります。

注意すべき点もあります。制度ごとに加入の要件が異なる、要件は改正されることがある、自己判断で「対象外」としない。この三つです。

制度ごとに要件が違うため、一つの基準で判断できません。健康保険、厚生年金、雇用保険、労災。それぞれ別に確認します。迷ったら年金事務所やハローワーク、社会保険労務士に確認してください。

複数の勤務先で働く場合、扱いが複雑になります。本人から申告してもらい、確認先に相談します。副業を認めている場合は、この確認を入社時の項目に入れておきます。

手順を書き残す

間隔が空くから、忘れます。

残すのは、場面ごとの手続きの一覧、必要な書類、提出先と提出の方法、期限、前回やったときに詰まった点、問い合わせ先と番号です。

必要な書類も、場面ごとに列挙します。

提出先と方法も記載します。窓口の場所、受付の時間。

問い合わせ先と番号も控えます。分からないときに聞ける先です。

置き場所も決めます。共有の場所に置く、担当者の手元だけに置かない、やるたびに更新する。この三つです。

「前回詰まった点」を書き残すのが、最も効きます。同じところで必ずまた止まります。 手順書には、正しい流れが書かれています。しかし、実際に詰まるのは、手順書に書かれていない部分です。

「この書類は本人が役所で取る必要があり、三日かかった」「この欄の書き方が分からず、電話で確認した」。こうした情報が、次の作業を速くします。

手順書の各項目の下に、余白を作ります。実際にやったときに気づいたことを書き足します。数回繰り返せば、実用的な手順書になります。

記録を保管する

あとから求められることが、あります。

保管するのは、提出した届出の控え、受理された記録、本人から受け取った書類、やり取りの記録です。

受理された記録も残します。提出した証明になります。

本人から受け取った書類も保管します。原本か写しかを決めます。

やり取りの記録も残します。確認先に問い合わせた内容と回答です。

注意すべき点もあります。個人の情報として扱う、見られる人を限る、保管の期間を確認する、退職後の扱いを決める。この四つです。

控えを残していないと、提出したかどうかを確かめられません。提出のたびに控えを残してください。 「あの手続きは出しましたか」と問われたときに、答えられない状態になります。

そして、出したつもりで出していなかった場合、遡って対応することになります。

提出の際に、控えを取ります。電子で提出する場合も、受付の記録を保存します。人ごとのフォルダに入れておけば、後から確認できます。保管の期間は確認先で押さえます。

一人に集中させない

担当が休むと、止まります。

やるのは、手順を書き残す、二人目が見られる状態にする、提出先のアカウントを共有できる形にする、進行中の案件が分かるようにすることです。

二人目が見られる状態にします。完全に習得していなくても、手順書があれば進められます。

提出先のアカウントも、共有できる形にします。一人の個人アカウントに紐づいていれば、その人が不在の間は使えません。

進行中の案件も分かるようにします。誰の手続きがどこまで進んでいるか。

期限のある手続きを一人だけが把握している状態を避けます。休みや退職で止まると、本人に不利益が及びます。保険証が届かない、給付の申請が遅れる。影響を受けるのは、手続きの対象になっている社員です。

社会保険労務士に手続きを委託する選択もあります。費用と、社内に残る作業を確かめて判断します。委託しても、情報を集めて渡す作業は残ります。

制度の要件や期限、届出の詳細は、年金事務所、ハローワーク、労働基準監督署、社会保険労務士に確認してください。入社の側でいえば、【strategy career】 のような転職の支援を通って来る人は入社日が動きやすいので、日付が固まった時点で届出の予定を引き直す運びにしておきます。

よくある質問

Q. 何が抜けやすいですか。

A. 入退社以外の場面です。本人も「会社に伝えるべきこと」だと認識していないため、何を伝えるかの一覧を入社時に渡してください。

Q. 期限に間に合いません。

A. 扶養の書類は本人が役所で取る必要があり、数日かかります。入社の案内に最初から書いて、入社前に用意してもらってください。

Q. 加入の対象かどうか判断できません。

A. 制度ごとに要件が異なり、一つの基準では判断できません。年金事務所やハローワーク、社会保険労務士に確認してください。

Q. 担当が一人しかいません。

A. 手順を共有の場所に書き残し、二人目が見られる状態にしてください。止まって不利益を受けるのは、対象の社員です。

まとめ

間隔が空くたびに調べ直していると、期限に間に合いません。

入退社以外の場面が抜けます。何を伝えるかの一覧を、入社時に渡してください。

保険証が届かないと本人が困ります。書類がそろい次第すぐ出します。

扶養の書類は入社前に用意してもらいます。数日かかるものがあります。

「前回詰まった点」を書き残してください。同じところでまた止まります。